سنتحدث في هذ المقال عن مميزات نظام الإدارة الإلكترونية نظرا للتطورات الواسعة في تكنولوجيا الإعلام والاتصال أدت إلى تغيير أسس العمل في المؤسسات مما دفع إلى تغيير الطريقة التقليدية للإدارة حيث أصبح التحول للإدارة الإلكترونية ضرورة ملحة تفرضها التغيرات العالمية و أصبح تطور أي مؤسسة اقتصادية مرهونا بتوظيف معلوماتها و تكامل و تشاركية إداراتها، وقد دفع التقدم العلمي و التقني ، و المطالبة المستمرة برفع جودة المخرجات و ضمان سلامة العمليات و التطور الإداري نحو الإدارة الإلكترونية التي تلعب فيها تكنولوجيا المعلومات والاتصالات دورا كبيرا باعتبارها آلية من آليات الإدارة الحديثة التي يجب تطويعها لصالح العمل الإداري في المؤسسات و الشركات.
المقارنة بين الإدارة التقليدية و الإدارة الإلكترونية
طبيعة الوسائل المستخدمة في التعامل مع الأطراف
حيث تعتمد الإدارة التقليدية على الوسائل التقليدية للوصل بين مختلف الأقسام بينما تتم الاتصالات ضمن الإدارة الإلكترونية باستخدام الشبكات الإلكترونية
طبيعة العلاقة و التفاعل بين أطراف التعامل
في الإدارة التقليدية تكون العلاقة بين أطراف التعامل مباشرة و يتسم التفاعل بالبطء و التراتبية بينما تتم العلاقه في الإدارة الإلكترونية عبر شبكات الاتصال الإلكترونية و يتم التفاعل بشكل أيسر و أسرع
نوعية الوثائق المستخدمة في تنفيذ المعاملات
تعتمد الإدارة التقليدية بشكل أساسي على الوثائق الورقية و المعاملات الرسمية بينما تغيب هذه الوثائق
في الإدارة الإلكترونية و يحل محلها المراسلات الإلكترونية
- مدى إمكانية تنفيذ كافة مكونات العمليات المطلوبة : حيث توجد صعوبة في تنفيذ كافة مكونات العمليات المطلوبة في ظل ممارسات الإدارة التقليدية بينما يمكن ذلك في ظل ممارسات الإدارة الإلكترونية
نطاق خدمة العملاء
توفر ممارسات المفهوم التقليدي للإدارة وجود خدمات للأفراد خلال ساعات الدوام الرسمي مدة خمسة أيام في الأسبوع وذلك وفقا للمواعيد عمل المؤسسات، بينما يستمر العمل مدة 24ساعة في اليوم سبعة أيام أسبوعيا في الإدارة الإلكترونية
مدى الاعتماد على الإمكانيات المادية و البشرية
تعتمد ممارسات المفهوم التقليدي للإدارة على استغلال الإمكانيات المادية و البشرية المتاحة بينما تضيف الإدارة الإلكترونية ميزة استغلال استخدام التكنولوجيا
مدى إدارة المعلومات
ترتكز الإدارة التقليدية على هرمية المعلومات حيث يملك المدير معلومات أشمل و أدق من الموظفين العاديين، بينما ترتكز الإدارة الإلكترونية على شبكة الإنترنت و مشاركة المعلومات و البيانات بين الموظفين.
أهداف و مكاسب الإدارة الإلكترونية
تقوم الإدارة الإلكترونية بتوفير البيانات و المعلومات للمستفيدين و تجميع هذه البيانات بين مختلف القطاعات داخل المؤسسات، وهي تضمن توظيف تكنولوجيا المعلومات في دعم وبناء ثقافة مؤسسة إيجابية لدى أفراد المؤسسة، و إلغاء الفردية في اتخاذ القرارات عن طريق ربط بيانات المؤسسة و توفيرها لكل المعنيين، و كذلك تسهل الإدارة الإلكترونية متابعة وإدارة كافة أقسام المؤسسة كأنها وحدة مركزية حيث توحد البيانات المجمعة من كافة الأقسام في وحدة مركزية و بذلك تقلص المجهود المبذول في متابعة عمليات الإدارة المختلفة و تزيد الترابط بين الأقسام و متابعة و إدارة كافة الموارد.
فوائد و مميزات الإدارة الإلكترونية
- خفض تكاليف العمل الإداري و رفع مستوى الأداء عن طريق متابعة العاملين و سير العمل
- توفير الوقت و الجهد
- تجاوز مشاكل نقل البيانات و البعد الزمني و الجغرافي
- تطوير آلية العمل و تحقيق التكامل بين كافة أقسام و فروع المؤسسة و مواكبة كافة التطورات
- رفع كفاءة العاملين في المؤسسة و الاستخدام الأمثل لكافة مواردها
- السرعة في إنجاز العمل و المرونة في التعامل مع المعلومات و التحديث الفوري لها
- اتخاذ القرارات بكفاءة أعلى عن طريق توفر المعلومات الدائم لدى متخذي القرار
أبرز النتائج التي يحققها تطبيق الإدارة الإلكترونية
تضمن الإدارة الإلكترونية نتائج جيدة للمؤسسات تتضمن توسيع قاعدة البيانات الداعمة للإدارة العليا و توفير الاحتياجات المعلوماتية من قبل الإدارات و تقليل المراسلات البريدية و تكلفة وسائل النقل بين المقار وتكاليف تصوير المستندات الورقية و كذلك نفقات الإدارة و إعطاء فرص لتطوير أداء الأعمال في الإدارات المختلفة، مع تأمين نظام سرية كامل يضمن حقوق التشغيل و تداول البيانات و يتميز بمنهجية النظم المفتوحة في التطوير المستمر
وبهذا نكون قد تحدثنا مميزات نظام الإدارة الإلكترونية