مفهوم و أبعاد الإدارة الإلكترونية

سنتحدث في هذا المقال عن مفهوم وأبعاد الأدارة الألكترونية حيث يعبر مفهوم الإدارة الإلكترونية عن آليات تحويل الإدارة التقليدية المعتمدة على العمليات الورقية للمكاتب و المؤسسات إلى عمليات إلكترونية،تهدف الإدارة الإلكترونية إلى إنشاء مؤسسات تحوي مكاتب عمل معتمدة على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بهدف تحسين الإنتاجية و الأداء ورفع جودة الخدمة المقدمة في المؤسسات، لقد أصبح التوجه لمفهوم الإدارة الإلكترونية ضرورة ملحة مع توجه العالم بشكل سريع نحو العالم الرقمي.مفهوم و أبعاد الإدارة الإلكترونية

ماهية الإدارة الإلكترونية 

الإدارة الإلكترونية تعبر عن مفاهيم إدارة العمل و تكامل البيانات و المعلومات بين مختلف الإدارات و استخدام تلك البيانات في توجيه سياسات و إجراءات عمل المؤسسة في سبيل توفير الرؤية و المرونة في الاستجابة للمتغيرات الداخلية و الخارجية و تنظيم العمل لتحقيق أهداف المؤسسة،

تشمل الإدارة الإلكترونية جميع مكونات الإدارة من تخطيط و تنفيذ و متابعة و تقييم، كما أنها تتميز بقدرتها على تطوير البنية المعلوماتية داخل المؤسسة و تحديث نظم العمل و إيجاد كافة الحلول من أجل تحقيق الأهداف.

مكونات نظام الإدارة الإلكترونية 

• إدارة التخطيط :

هدفها :تخطيط مهام المؤسسة و التقييم الشامل لأداء المؤسسة و إدارتها و العاملين بها على أسس علمية سليمة تتحرى الدقة في تنفيذ العمليات بما يساهم في ازدهار المؤسسة و زيادة الأرباح

مهامها :استعراض خطط المؤسسة الشهرية أو السنوية و التعرف على مدخلات و مخرجات المؤسسة

• إدارة التكليفات :

هدفها :متابعة أداء المؤسسة من خلال تنفيذ التكليفات و تقييمها.

مهامها : توجيه مهام و تكليفات داخلية من رؤساء الأقسام أو مديري الإدارة للعاملين، و متابعة أداء العمل داخل المؤسسة

• إدارة المعرفة :

هدفها ;إدارة المحتوى المعلوماتي

مهامها :استعراض  الأنشطة و المهام المنجزة من قبل الإدارة داخل المؤسسة و أرشفتها خلال فترات زمنية محددة  أسبوعية أو شهرية أو سنوية، مما يمكن العاملين و الإدارات من الرجوع إلى أي محتوى معلوماتي محفوظ على النظام.

• إدارة العملاء :

هدفها :الحفاظ على بيانات المتعاملين مع المؤسسة

مهامها :توثيق الاجتماعات الخارجية التي تتم بين العاملين بالمؤسسة و الجهات الخارجية سواء أفراد أو مؤسسات أخرى في المجتمع، مما يسهل الرجوع إليها و الاستفادة منها و توثيق آراء المستفيدين و تنمية العلاقات معهم.

• إدارة الوثائق :

هدفها :توثيق مراسلات المؤسسة و سهولة الحفظ و الاسترجاع في إطار من الأمان و السرية المتعلقة بحفظ وثائق المؤسسة

مهامها :حفظ و تخزين كافة المكاتبات المتبادلة بين المؤسسة و الجهات الخارجية التي تتعامل معها، مما يسمح بسهولة استرجاع و عرض المكاتبات

• إدارة الاجتماعات :

هدفها :التوثيق الإلكتروني للاجتماعات الداخلية لسهولة استرجاعها و متابعة سير العمل في المؤسسة

مهامها: حفظ الوثائق الخاصة باجتماعات المؤسسة على مختلف المستويات الإدارية

• إدارة الأنشطة و الأحداث :

هدفها :تحقيق التنظيم و التعاون و التنسيق بين جميع كيانات المؤسسة حتى لايتعارض توقيت حدث مع آخر و تفعيل مشاركة العاملين بالمؤسسة

مهامها :التعرف على الأحداث و المناسبات الهامة التي تنظمها أو تشارك فيها المؤسسة سواء على المستوى الداخلي أو الخارجي، حيث تقوم كافة أقسام المؤسسة بتسجيل مناسباتها بشكل يتيح لجميع العاملين التعرف على طبيعة الحدث و ألجهة المنظمة له و المشاركين فيه

• إدارة المراسلات الإلكترونية :

هدفها : تيسير تبادل الرسائل بين أعضاء المؤسسة بسرعة و سهولة، و توفير أكبر قدر من تأمين سرية المعلومات

مهامها: تبادل رسائل البريد الالكتروني للعاملين داخل المؤسسة

• إدارة الخدمات الالكترونية

أهدافها :تفعيل التواصل بين العاملين في المؤسسة إلكترونيا و التغلب على الحواجز المكانية و الزمنية داخل المؤسسة

مهامها :

1 دائرة الحوار:تتم من خلال طرح أحد الموضوعات سواء عامة، اقتصادية، اجتماعية أو ثقافية لإزاحة الحواجز بين العاملين بالمؤسسة، و لإجراء قياس الرأي حول الخدمات

2 الأجندة الالكترونية: لتنظيم المواعيد و تسجيل أهم الأحداث اليومية و توحيد نماذج العمل المستخدمة بتوحيد الشكل العام للمخرجات من تقارير و دراسات و نماذج العمل الداخلية

 3 الإعلان عن نشاط الإدارات: تقديم نبذة عن أهم الأنشطة التي تقوم بها قطاعات و إدارات المؤسسة

4 العروض الإلكترونية:استقرار كافة العروض الإلكترونية التي تمت بالمؤسسة لضمان استمرار التواصل و تسلسل الأفكار بين العاملين

معوقات الإدارة الإلكترونية للدولة 

• عدم توافر البنية التحتية اللازمة ووسائل الاتصال المناسبة و الإنترنت السريع
• عدم توافر الكادر المؤهل لاستخدام التقنيات و القيام بعملية التطوير و الدعم الفني للنظم
• نقص الاعتمادات المالية اللازمة للتجهيزات
• تداخل المسؤوليات و ضعف التنسيق و غياب الشفافية و التلاعب بالمعلومات
• قلة وعي سواء الكادر العامل أو الموظفين.

لقد أصبحت تكنولوجيا الإعلام و الاتصال تحتل مكانة هامة في تحريك الأنشطة الاقتصادية و زيادة نسبة النمو و الإنتاجية، لذلك ينبغي على الدول التي لاتملك مقومات التكنولوجيا الحديثة وضع الأرضية المناسبة لدخول عالم الإدارة الإلكترونية عن طريق تحسين البنية التحتية للاتصالات و العمل على تطويرها و الرفع من مستوى خدماتها.

وبهذ نكون قد تحدثنا عن مفهوم و أبعاد الإدارة الإلكترونية.