شرح الهيكل التنظيمي الإداري

الهيكل التنظيمي الإداري

مفهوم الهيكل التنظيميّ: 

تعتبر الهياكل التنظيمية العامود الفقري لأي مؤسسة على اختلاف مجال عملها، حيث يعتبر الخطوة الأولى في بناء المنظمات لما له من أهمية كبيرة في تحديد المستويات الإدارية، وتوزيع المهام الوظيفية المرتبطة مع بعضها بروابط السلطة التي تحدد معطي الأوامر ومتلقيها، ونظرًا لأهمية هذا المفهوم كان من البديهي تسليط الضوء عليه، وتناول تعريفه في العديد من وجهات النظر المختلفة سواء لغةً أو اصطلاحًا. 

من حيث اللغة، عرف قاموس المعجم الوسيط مفهوم الهيكل التنظيمي على أنه الرسم الذي يوضح المهام والمسؤوليات الخاصة بكل جزء من أجزاء الشركة، أما من حيث تعريفه اصطلاحًا، فقد وردت العديد من التعريفات المتعلقة به، فعلى سبيل المثال عرفه “Max Weber” بأنه مجموعة من القواعد التي تمنح حق إصدار الأوامر لأفراد دونًا عن غيرهم بهدف تقديم النصح والرشد، بينما عرفه “محمود سلمان العميان” على أنه الآلية الرسمية لإدارة المنظمات من خلال تحديد خطوط السلطة والتواصل بين كل من الرؤساء والمرؤوسين. 

أي باختصار يمكن اعتبار الهياكل التنظيمية عبارة عن أداة يتم من خلالها تحديد الإدارات، بما تتضمن من أجزاء داخلية، بحيث تتوزع بشكل هرمي يتضمن إطارات مناسبة للعمل، ويسمح بتنظيم النشاطات مع تأمين إمكانية الإشراف والمراقبة عليها، بهدف اتخاذ القرارات المناسبة. 

أهمية الهيكل التنظيمي: 

تكمن أهمية هذا النوع من المخططات في تحديد المستويات الإدارية ضمن الشركات لمعرفة مسؤوليات كل فرد من أفرادها واختصاصه، مما يسهل عمليات قياس الأداء وتحسينها، بالإضافة إلى ترتيب العلاقات وتحديدها، وإعطاء المسؤولين صلاحيات ضمن إطار مناسب للمنصب الخاص بكل فرد على حدى، حيث يعتبر آلية فصل الأقسام والدوائر، وتحديد العلاقات بين العمليات داخل المنظمة أو الشركة، وتنظيمها لتحقيق أهدافها، كما يمكن من خلاله تحديد التكلفة، واجراء حاسب التكاليف في مراكز المسؤولية بما تتضمنه من طريقة في المحاسبة وآليه في تقديم التقارير. 

خصائص الهيكل التنظيمي: 

بشكل عام يجب أن يتمتع الهيكل التنظيمي بمجموعة من الخصائص التي تجعله مناسبًا ومفيدًا في تنظيم أعمال

المؤسسات، ومن هذه المزايا نذكر ما يلي: 

التنسيق بين أعمال المنظمة، حيث من المهم أن يحقق المخطط التنظيمي التكامل بين أعمال المؤسسة، دون الوقع في التكرار أو الازدواجية قي تنفيذها. 

مراعاة بيئة العمل سواء الداخلية أو الخارجية، بما فيها من تأثيرات على سير أعمال المنظمة، حيث من الضروري أن يكون المخطط مرنًا بشكل يمكنه الاستجابة لكل الظروف الممكنة.  

الاعتماد على مبدأ التخصص، حيث ينجز كل موظف وظيفة واحدة تُسند له حسب تخصصه، مما يضمن سرعة في

الانجاز وجودة في العمل مع انخفاض في التكلفة. 

ترتيب أعمال المنظمة حسب درجة أولويتها في المستويات المناسبة لها. 

عدم الاسراف، حيث من المهم أن يراعي المخطط التنظيمي احتياجات الهيكل من تكاليف دون المبالغة في ذلك، بشكل

يضمن كل التخصصات والوحدات الموجودة مع التأكيد على التقسيمات ذات الفوائد طويلة الأمد. 

فعالية الرقابة، حيث لا يمكن أن تخضع وظيفة موكلة لأحد أفراد المنظمة إلى رقابة من قبله. 

المركزية، حيث تكون السلطة بيد جهة واحدة في المنظمة، مما يضمن فعالية الرقابة، إلا أن هذه السمة قد تؤدي إلى بطء في اتخاذ القرارات، وعادةً ما تظهر هذه السمة في الهيكل الوظائفي. 

اللامركزية، حيث تكون السلطة موزعة على كل المستويات الموجودة داخل الهيكل التنظيمي، مما يسرع عملية اتخاذ

القرارات، ويقلل فعالية الرقابة، وغالبًا ما توجد هذه السمة في الهيكل القطاعي. 

الرسمية التي تبنى على وجود قواعد دقيقة للعمل، بشكل يتحكم بالمنظمة دون التقليل من الإبداع الذاتي للأفراد أو الإفراط فيه. 

المرونة التي توضح قدرة الهيكل التنظيميّ على التكيُّف مع التغيُّرات الطارئة على البيئة الخاصّة بالمُنظَّمة. 

الوضوح، حيث يتم تحديد العناصر ضمن الهيكل التنظيمي بشكل واضح ودقيق. 

الملاءمة، حيث يجب أن يتناسب الهيكل التنظيميّ مع البيئة الخاصّة بالمُنظَّمة، بشكل يلبي احتياجاتها.  

أنواع الهياكل التنظيميّة: 

يوجد للهيكل التنظيميّ عدّة أنواع، من أهمّها ما يلي: 

الهيكل التنظيمي البسيط: أو كما يُعرف بالهرمي، الذي يتصف ببساطته وبعده عن التعقيد، حيث تتركز السلطة الإدارية في قمة الهرم. ويُشاع استخدام هذا النوع في المنظمات الصغيرة التي تكون في مرحلة التأسيس، وذات عدد قليل من الموظفين، وضمن بيئة يمكن التحكم بها، والسيطرة على ظروفها.   

والهيكل الوظيفيّ: يعتمد هذا النوع على وضع الأفراد ذات التخصص الواحد تحت إدارة واحدة، مما يمكن الموظفين

من الاستفادة من خبرات زملائهم، وعلى الرغم من اتسام هذا النوع بالاقتصاد، إلا أنه يخلق مستويات إدارية كثيرة،

تجعل العلاقة بين التخصصات سيئة، مما يقلل المرونة. 

 الهيكل المصفوفي: حيث تصنف الأفراد في المنظمة تبعاً للوظائف، كما يوجد شخص مسؤول عن منتج معين يترأس مجموعة من الأفراد، ومن الجدير بالذكر يمكن أن يكون للموظَّف رئيسان في هذا النوع من الهياكل، مما يخلق صعوبة في تنظيم العمل بالنسبة للموظفين.  

 الهيكل الميكانيكيّ: حيث يكون فيه الهرم الوظيفي ممتدًا بشكل رأسي، مما يعني تعدد المستويات الإداريه فيه، ويتسم هذا النوع من الهياكل بكثرة الرقابة، المركزيّة، والرسميّة، إلّا أنّ اتِّخاذ القرارات فيه يُعَدُّ بطيئاً نسبيّاً، كما أنّه يُعتبَر قليل المرونة. 

والهيكل الحيويّ: أو كما يعرف بالعضويّ، أو المُسطَّح، الذي يتميز بقلة المستويات الإداريّة الموجودة فيه، بالإضافة

إلى المرونة، واللامركزية، والسرعة في اتخاذ القرارات، إلا أنه يقلل من فعالية الرقابة، وينصح باستخدامه في

حالات السرعة في تغيُّر المُؤثِّرات الخارجيّة. 

مبادئ الهيكل التنظيمي: 

 يوجد العديد من المبادئ التي تقوم عليها الهياكل التنظيمية للمؤسسات، ومن هذه المبادئ نذكر ما يلي: 

• مبدأ تقسيم العمل. 
• الوظيفة.  
• مبدأ وحدة الهدف.  
• تساوي المسؤوليّة مع السُّلطة.  
• مبدأ قصر خطّ السُّلطة.  
• مبدأ وحدة الرئاسة.