لا تغير من نغمة صوتك عندما يشتكى أحد الزبائن المتصلين أو أن تتصرف تصرفات غريبة أو سيئة، ويمكنك التعرف على الشخص إذا كان واعيا أو متضربا من خلال التقاط إشارات صوتية تنبهك بعدم القدرة على الفهم ، أو أنه يوجد صعوبات محتملة.
أظهر حبك وتقديرك للعملاء:
لإظهار حبك وتقديرك للعملاء يجب أن تستخدم عبارات تدل على ذلك، على سبيل المثال، (نهارك سعيد، بتمناك يوم جميل ، شكرا لإتصالك ، سعيد جدا لسماع صوتك ) وما شابه ذلك من عبارات تقديرية.
التعامل بصدق مع العملاء :
من أهم وأفضل طرق التعامل هي أن تتعامل بكل صدق وشفافية ونزاهة مع العملاء والزبائن، والتعامل بصدق يساعد على تحقيق الاستفادة القصوى والعالية لكلا الطرفين ، فعند استقبال أي مكالمة يجب أن تفصح عن اسمك واسم الشركة والقسم الذي تعمل به، ومن ثم البدء بالإستماع للعميل ومشكلته، حتى تستطيع أن تحل هذا المشكلة بشكل سريع وصادق وسهل دون طلب الانتظار من العميل بلا فائدة.
التعامل بلطف مع العملاء :
يجب أن يعرف العميل أن هذا الخدمة مخصصة له و لحل مشكالاتهم، وليس من أجل الحكم عليهم، لذلك يجب أن تتعامل معهم بكل لطف سواء كان غاضبا أو مهملا أو غير مهتما وفي هذا الحالة يجب أن تكون لطيفا في التعامل معه، وأن تستخدم الكلمات التي تدل على تفهمهم للمشكلة، ( إن هذا حقا مزعج، وأستطيع أن تخيل نفسي مكانك وهذا أمر مزعجا فعلا).
اللباقة في الحديث :
يجب عليك أن تستخدم الكلمات التي تدل على ذلك، مثل ( حضرتك ، يا فندم ، تحت أمرك )، فهذا الكلمات تشعر العميل بالأداب في الحديث، وتزيد من احترام العميل للشركة أو المؤسسة ويعزز من قدرتها التنافسية.
الإصغاء الجيد :
عليك أن تكون مصغي جيدا للعميل، وتحاول أن تفهم كافة الاستفسارات بعناية فائقة ودقة عالية
وحتى تستطيع أن تفيده في كل الأمور التى يريدها
ويجب أن تهتم بكلامه حتى يشعر بأنه له قيمة كبيرة عند الشركة
ويجب أن تركز على العميل وكتابة جميع الملاحظات وعدم مقاطعتهم أثناء الحديث
وهذا يؤثر بالإيجاب على الشركة.
مشاركة المعلومات واقتراح البدائل :
يجب عليك تقديم الحلول البديلة المقبولة لكل من عميلك وشركتك ومؤسستك
على سبيل المثال ( على الرغم من عدم امتلاك السلطة بذلك،
ما هو الحل الذي يمكنني القيام بذلك، أو ما البدائل الممكنة لمساعدتك ).