ميثاق المشروع Project Charter، عند الإقدام على أي خطوة تخص الحالة الاقتصادية، يراودك شعور ملئ بالإثارة، والطموح. لكن ماذا عن الخطوة التي تسبق ذلك مباشرةً. وعندما تضطر إلى الحصول على الموافقة على مشروعك. بحيث تبدو قضية طرح المشروع، والموافقة عليه وكأنها صندوق أسود فيما لو لم تقدم على ذلك من قبل. كجمع المعلومات الصحيحة وصولًا إلى تقديمها بشكل ينسجم مع أصحاب المصلحة في مشروعك، فأنك ترغب بالتأكيد لتوفير الموارد التي تقودك إلى النجاح، والتحقق من قدرتك على إظهار قابلية التطبيق العائد على الاستثمار. فسيحصل مشروعك على الضوء الأخضر للمضي قدمًا، ولتحقيق هذا الكلام هناك ميثاق المشروع أو وثيقة تخطيط المشروع التي يمكن من خلالها بيع المشروع لأصحاب المصلحة، والجهات الراعية. علمًا هناك الكثير من العناصر لأي ميثاق مشروع سنتعرف عليها. إلى جانب تعريف المفهوم مع ذكر الأمثلة، وكيفية إنشاء ميثاق المشروع ضمن مقالتنا، ميثاق المشروع Project Charter تعريف المفهوم مع الأمثلة.
مفهوم ميثاق المشروع Project Charter
لكل مشروع قواعد أساسية لإدارته، وهي تلك العمليات التي يخضع لها مشروعنا الجديد، أو مرحلة جديدة لعمل موجود مسبقًا. في سبيل نيل موافقة رسمية مع صلاحية لبث الروح في إطلاق هذا المشروع أو مرحلة منه. وذلك عبر عمليتين أساسيتين واحدة منها ميثاق المشروع، والأخرى تحديد المعنيين بالمشروع.
شاهد أيضا: كيفية كتابة خطة عمل المشروع
تعريف ميثاق المشروع Project Charter
هو عبارة عن استعراض مختصر لأهداف المشروع، ونطاقه مع تحديد المسؤوليات لأجل الحصول على الموافقة من أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع ضمن الميثاق. والذي يتوجب تقديم شرحًا مختصرًا للعناصر الرئيسية للمشروع، وذلك قبل البدء عبر إنشاء ميثاق المشروع. إضافة إلى تعريف المفهوم مع الأمثلة ضمن المستندات الموضوعة لتخطيط المشروع الأكثر نفعًا. حيث يمكن الحصول على الموافقة أو تصحيح المسار إذا اقتضى الأمر، ويعتبر ميثاق المشروع واحدًا ضمن العديد من من مواد تخطيط المشروع التي يمكن إنشاؤها.
كيفية إنشاء ميثاق المشروع Project Charter
من خلال ميثاق المشروع Project Charte ستتشارك مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لأجل الحصول على أذن البدء في المشروع الذي يستند على ثلاثة عناصر رئيسية لتعلم كيفية إنشاء ميثاق المشروع، والتي تبدأ كما يلي:
- مشاركة أهداف المشروع والغاية منه.
- تحديد نطاق المشروع.
- تحديد الميزانية التالية للمشروع.
مشاركة أهداف المشروع والغاية منه
في هذا الجزء يتوجب أن تحدد سبب أهمية المشروع، والأهداف الرئيسية لإتمام المشروع. إضافة إلى التأكد من أن الهدف من المشروع يغطي سبب أهمية العمل في هذا المشروع، وكيف سيدعم هذا المشروع أهداف شركتك. بالإضافة إلى الغرض من المشروع. حيث يتوجب أيضا توضيح أهداف المشروع. إضافة إلى خطوات المخطط لتحقيقها عند نهاية المشروع مثل المخرجات، أو الأصول.
تحديد نطاق المشروع
بحيث يحدد بيان نطاق مشروعك الجزء التابع للمشروع من عدمه، وذلك عندما تقوم بصياغة نطاق المشروع، ميثاق المشروع Project Charter، فقد وضعت حدودًا مع تمييز الأوليات.
تحديد الميزانية التالية للمشروع
تذكر أنك ستعرض وثيقة المشروع على أصحاب المصلحة. لذلك يتوجب أن تشرح بوضوح تفاصيل الموازنة، وأين ستصرف تلك الأموال.
أقرأ أيضا: كيف تضع خطة العمل المستقبلية
مثال على ميثاق المشروع Project Charter
عند جاهزيتك للبدء على اطلاق مشروعك تأكد من اتباعك هذا القالب سهل الاستعمال لخلق ميثاق المشروع Project Charter التالي:
- اسم المشروع: أحرص على أن يكون الاسم وصفي بدرجة كافية، بحيث يفهم معظم الناس ما تعمل عليه.
- مدير المشروع: أيضا تسمية الجهة التنفيذية، ومن هي الجهة المخولة بإدارة المشروع.
- تاريخ أخر مراجعة: تجدر الإشارة إلى أن ميثاق مشروعك هو وثيقة حية. حيث يمكن أن يكون تضمين تاريخ المراجعة الأخيرة مفيدًا لأعضاء الفريق الذين يراجعون بشكل متكرر الميثاق.
- الغاية من المشروع: وهنا يجب توضيح سبب العمل في هذا المشروع.
- أهداف المشروع: أيضًا يتوجب تحديد المخرجات، والأصول التي تخطط لتحقيقها عند نهاية المشروع.
- نطاق المشروع: كما يفترض من هذه النقطة إيضاح حدود مخرجات مشروعك، وما هي المبادرات التي لا يغطيها المشروع.
- فريق المشروع والموارد: كما يترتب في هذه الخطوة تحديد من سيعمل في هذا المشروع، وتصنيف الموارد المتاحة لأجل هذا العمل كالأفراد، والأدوات، والميزانية.
متى يجب إنشاء ميثاق المشروع
هناك باقة متنوعة من آليات تخطيط المشروع. كما يعد ميثاق المشروع Project Charter، علاوة عى تعريف المفهوم مع الأمثلة، هو الأداة الأفضل لهذا الغرض، ويمكن إنشاؤه باتباع التالي:
- الحرص على إنشاء ميثاق المشروع لتقديم عرض للمشروع، والحصول على الموافقة. حيث يمنح ميثاق المشروع أصحاب المصلحة إحساسًا واضحًا بأهداف المشروع ونطاقه، ومسؤولياته. كما يمكن لأصحاب المصلحة الرئيسيين استخدام ميثاق المشروع للموافقة على المشروع، أو اقتراح تغيرات.
- أيضا كون دراسة جدوى في حال كان مشروعك يمثل استثمارًا تجاريًا مهمًا. وتتضمن دراسة الجدوى معلومات ووثائق إضافية. بما في ذلك عائد المشروع جراء الاستثمار، أو أي مخاطر ذات صلة بالمشروع.
- كما يترتب إنشاء خط مشروع إذا تمت الموافق على مشروعك، مع التأكد من بناء خط المشروع على ميثاق المشروع الخاص بك لإتاحة معلومات إضافي مثل الجدول الزمني للمشروع، مع المعالم الرئيسية للمشروع.
- إنشاء ملخص للمشروع فيما لو كنت تبغي إنشاء مستند، يلخص التفاصيل الرئيسي عالي المستوى للخطة مشروعك.
- التأكد من إنشاء خارط طريق للمشروع إذا كنت تفضل عرض مخطط زمني عالي المستوى لمشروعك.
انظر أيضا: نموذج خطة عمل جاهزة لمشروعك
قد يهمك أيضا: إعداد خطة لاي مشروع
خطط ميثاق المشروع Project Charter
كما سبق وتكلمنا عن وجود ثلاثة عناصر رئيسية ميثاق المشروع Project Charter، بالإضافة إلى تعريف المفهوم مع الأمثلة، وهي أهداف المشروع، ونطاقه، ومسؤولياته، وبعد الحصول على الموافق يترتب إنشاء خط مشروع التي تضم النقاط التالية:
- الأهداف.
- مقياس النجاح.
- أصحاب المصلح وأدوار.
- النطاق والميزانية.
- المعالم والإنجازات.
- الجدول الزمني.
- خط التواصل.
ميثاق المشروع وموجز المشروع
ملخص المشروع هو مستند قصير يتوجب عليك إنشاؤه بعد الموافقة الرسمي على المشروع. كما يعتبر الملخص نسخ موجز من خطة المشروع. بحيث يمكن لفريق المشروع، والمساهمين الرجوع إليها بشكل متكرر. أيضا يقدم الموجز مثل ميثاق المشروع Project Charter، مع تعريف المفهوم مع الأمثلة، سياقًا حول سبب كون هذا المشروع فكر سديدة. بالإضافة إلى ما ستفعله أثناء المشروع، ويتألف الموجز من أربعة أقسام هي كما يلي:
- المعلومات الأساسية.
- أهداف المشروع ومعايير النجاح.
- الجدول الزمني للمشروع.
- الجمهور المستهدف.
ميثاق المشروع ودراسة الجدوى
ميثاق المشروع Project Charter، مع تعريف المفهوم مع الأمثلة، ودراس الجدوى آليتان لهما نفس الأساسيات. بحيث تعتبر أداتان لعرض المشروع على أصحاب المصلحة المناسبين. علمًا أن الاختلاف الأساسي بين ميثاق المشروع، والجدوى هو النطاق. كما تعتبر دراسة الجدوى وثيقة رسمية تشرح فوائد، ومخاطر استثمار تجاري كبير. على سبيل المثال. في حال كنت تسعى إلى استثمار واسع النطاق مع وكالة خارجية، أو زيادة كبيرة في ممارسات الأعمال الحالية، أو خط إنتاج، أو خدمة جديدة. فقد ترغب في إنشاء دراسة جدوى بدلًا من ذلك إذا كان مشروعك يحتاج إلى الموافقة، ولكنه أصغر نطاقًا. على سبيل المثال حملة مشابه للحملات السابقة، أو إطلاق منتج يتناسب مع استراتيجية الانتقال إلى السوق الحالي. وبالتالي عليك إنشاء ميثاق مشروع بدلًا من ذلك.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالتنا، ميثاق المشروع Project Charter تعريف المفهوم مع الأمثلة. مع شرح من سيعمل على المشروع، وهذا يشمل كل من أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع، وأصحاب المصلحة التنفيذيين للمشروع، ورعاة المشروع، والفريق العام للمشروع، وفي حال لم تكن قد قمت بذلك. فعليك صياغة خطة مختصرة لإدارة الموارد لتوضيح كيفية تخصيص الموارد المختلفة أثناء المشروع.