عندما نرى الإدارات والمؤسسات والخدمات الكثيرة التي تقدمها للعملاء بمختلف أنواعها، وما ينتج عنها من حالات خاصة مثل التزاحم والانتظار الطويل وغياب الموظفين وتأخر وصول القوانين وتطبيقها وغيرها. سوف نفكر بمدى الحاجة إلى كل هذه الأشياء التقليدية والتي أصبحت من الماضي في يومنا هذا. وخصوصًا مع التطور التقاني الحاصل والذي إذا كل جوانب الحياة. وبالطبع سنرغب بالتوجه إلى نظم الإدارة الإلكترونية للتغلب على كل المعوقات وتحديات العامل القديم. ولكن ما يجب معرفته هو مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية لنتمكن من تحقيق الانتقال الصحيح من نظم الإدارة التقليدية إلى الغدارة الإلكترونية الحديثة وتحقيق أقصى استفادة ممكنه منها.
ويتيح مفهوم الإدارة الإلكترونية مزيدًا من التطور في الخدمات المقدمة، وبنفس الوقت حرية نافعة للموظف تمكنه من الإبداع والإقبال على العمل بكل نشاط. وقد ظهرت أهمية الإدارة الإلكترونية خلال العام الفائت مع انتشار وباء كورونا حيث تمكن الموظفون من البقاء آمنين في منازلهم مع تقديم ما هو مطلوب منهم وعدم تعطيل أعمال الإدارة أو المراجعين.
تعريف الإدارة الالكترونية
هي نظام حديث قائم على التقنيات المتطورة، ويسعى للانتقال من الإدارة التقليدية التي كانت منتشرة سابقًا إلى نظام إداري جديد يستخدم الحاسب وميزاته لتطوير أعماله. ويتم التواصل بين الموظفين ومرؤوسيهم وبين الموظفين أنفسهم وتوزيع المهام من خلال وسائل اتصال الكترونية مثل البريد الالكتروني. وهذا ما يسهل ويسرع التواصل ضمن بيئة العمل وبالتالي إنجاز المهمات بوقت وجهد أقل.
أهداف الإدارة الإلكترونية
- تحسين طريقة عمل المؤسسة، من خلال استبدال الأدوات القديمة مثل الأوراق والمطبوعات التقليدية والمصنفات الكثيرة بوسائل الكترونية حديثة تمثل الحاسوب وملحقاته المفيدة.
- تطور مستوى الخدمات المقدمة للعملاء وهذا ينتج عن تطور بيئة العمل ككل.
- تعزيز التعاون والتواصل بين الموظفين وسهولة تشارك الآراء.
- استغلال وسائل التواصل الإلكترونية في التعريف بالمؤسسة وتسويق أعمالها، والتعريف بدورها.
- خفض التكاليف التي كانت تدفع في الإدارة التقليدية مثل سعر الورق والاقلام المستهلكة شهريًا.
مستلزمات الإدارة الإلكترونية
- وجود أجهزة حاسوب لكل الموظفين مربوطة بشبكة داخلية بين جميع الأقسام والإدارة وفروع العمل الأخرى.
- تأمين اتصال بالإنترنت مستمر وسريع.
- دعم قسم التقنيات بكل المعارف المطلوبة والتجهيزات اللازمة لضمان استمرار عمل التجهيزات وتلبية كل الخدمات.
- توفر الملحقات الضرورية من طابعات وأجهزة مسح ضوئي وربطها بالشبكة.
- تزويد الموظفين بكل المهارات والمعارف المطلوبة للتعامل مع الحاسوب وملحقاته بأفضل ما يمكن.
معوقات الإدارة الإلكترونية
- تمسك الموظفين القدماء بأسلوب الإدارة التقليدي وصعوبة مواكبتهم لمتطلبات الإدارة الإلكترونية.
- جهل العملاء بالتعامل مع المعدات الإلكترونية الحديثة الموجودة في المؤسسة.
- صعوبة فهم رسائل النظام الإلكتروني فقد يحتاج بعض العملاء لشخص يتعامل معه وليس آلة أو برنامج حاسوبي.
- غلاء أسعار التجهيزات المطلوبة من حواسيب بأشكال متنوعة، بالإضافة إلى تكاليف شبكة الاتصال مرتفعة الثمن.
- إغفال أهمية الدورات التدريبية اللازمة للموظفين لتمكنهم من الاندماج في بيئة العمل الإلكترونية الحديثة.
مميزات الإدارة الإلكترونية
- اختصار الوقت اللازم لتنفيذ المهام مما يسرع من إتمام العمل.
- انخفاض التكاليف اللازمة لأداء العمل مقارنةً بالإدارة التقليدية.
- رفع مستوى الخدمات المقدمة نتيجة اعتماد الوسائل الالكترونية الحديثة.
- تجاوز الروتين القاتل للعمل والقضاء على الرشاوي.
- زيادة مهارات وخبرات العاملين، وقدرتهم على تقديم أفضل الخدمات.
- مواكبة مسيرة التطور والحداثة بكل ما يخدم مصالح الزبائن.
- الاستفادة من مزايا الإنترنت من خلال العمل عن بعد، وعدم تقييد الموظف بوقت محدد وهذا ظهرت أهميته البالغة خلال انتشار وباء كورونا حيث تمكن الموظفون من إنجاز مهامهم عن بعد وضمان صحتهم وصحة عائلاتهم.
- توفر الإدارة الإلكترونية مستوى عالي من الخصوصية والأمان سرية المعلومات.
- يقدم نظام الإدارة الإلكتروني بنك معلومات يمكن الرجوع له في أي وقت والحصول منه على أي تقرير مطلوب وتقييمه وإرسال النتائج بسرعة وسهولة.
- يمكن للمؤسسة من خلال نظام الإدارة الإلكترونية قياس مدى رضا العملاء عن الخدمات المقدمة وبالتالي تقييم عملهم وموظفيهم.
- القضاء على الازدحام الذي نراه عند دفع الفواتير مثلًا لأن العملاء يمكنهم فعل ما يحتاجونه من خلال كبسة زر على حاسب متصل بالإنترنت من أي مكان.
عيوب الإدارة الإلكترونية
عند قراءتنا لكل ما سبق قد نعتقد أن الإدارة الإلكترونية جاءت لتحل كل مشاكل العمل. ولكن ومع تطبيق الإدارة الإلكترونية ستظهر مشكلات جديدة لم تكن بالحسبان ومنها:
- ارتفاع أعداد العاطلين عن العمل حيث يقل عدد الأشخاص المؤهلين للتعامل مع الحاسوب وتقنياته. حتى ان الحاسب وتطبيقاته قد يقلل من عدد الموظفين المطلوبين لأعمال معينة فالحاسب يستطيع القيام بها مثل أجهزة الصراف الآلي ATM
- احتمال تعرض النظام لهجمات اختراقية لسرقة المعلومات السرية للزبائن من خلال قراصنة مدربين ومزودين بتطبيقات وأجهزة خاصة بهذا الهدف.
- الانتقال المفاجئ وغير المدروس من الإدارة التقليدية للإدارة الإلكترونية من الممكن أن يسبب أخطاء وبالتالي توقف العمل في الادارة ككل وصعوبة تقديم الخدمات للعملاء.
- تمكين العزلة الاجتماعية في المجتمع نتيجة قلة التواصل الاجتماعي بين الموظفين والعملاء، وعدم اكتساب المحفزات التي قد يكتسبها الموظف من زملاءه أو إدارته او حتى من العملاء.
- نوعية الأعمال التي يمكن تنفيذها في نظام الإدارة الإلكترونية، فليس كل لمهمات يمكن تنفيذها عن بعد.
- المبالغ المالية الكبيرة المصروفة على شراء التجهيزات الحديثة، وحتى على تأهيل الموظفين لاستخدامه. فهي تتطلب موظفين بمستوى علمي متوسط على الأقل لاستيعاب هذه التغيرات الجديدة.
وفي الختام نقول إن مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية تتباين حسب المؤسسة وطبيعة الأعمال المنفذة والموظفين وأعمارهم. وبشكل عام يمكننا القول أنها نظام إداري يقدم الكثير من الميزات والتطورات مقارنةً بالنظام التقليدي، وبنفس الوقت لديه متطلبات خاصة لذا يجب مسك العصا من المنتصف لتحقيق أكبر إيجابيات ممكنة.