النظام المحاسبي هو بناء أُنشئ ليشمل مجموعةً من الخطوات، والإجراءات المتخصّصة بجانب المحاسبة التي تُطبّق، ممّا يساعد في عمل وظائف المحاسبة الرئيسيّة والتي منها: التصنيف، والحصر، والتسجيل، والتلخيص للنتائج المتحصّلة. وتأتي في شكل قوائم ماليّة من أجل السعي، والوصول إلى الأهداف.
من ناحية أخرى، يمكن التعبير عن النظام المحاسبي بأنّه إطار عام، يحتوي على قواعد وخطوات من أجل تعيين السجلات الحسابيّة، والمستندات، والتعليمات التي يقوم النظام بتتبّعها لإتاحة أساليب مختلفة للكشف عن النتائج، ومراقبتها بدقة، وإحكام العمليات القياسيّة. وقد تتعدّد التعريفات للنظام المحاسبي وفقًا لمختلف الأمور التي تخصّ النظام والأعمال الحسابيّة.
بالإضافة إلى ذلك، إنّ النظام المحاسبي يستعمل تقنيّات عالميّةً كثيرةً في مجال إنتاج الآلات الحديثة، التي تتيح السيطرة على أعمال إلكترونيّة عبر استعمال نظام تصنيع. علاوة على ذلك، فإنّ المصانع يصلها مرونة جيّدة، كما أنّ الأعمال تتغيّر بالاستناد إلى وسائل سُجّلت في أحداث، وقرارات للإستراتيجيّات الماليّة. ولكن من ناحية أخرى، فإنّ عدم الوعي في تلك الأعمال يتسبّب في مشكلة فقد السيطرة في التحكّم بها، وهو من مسببات التكلفة للنظام المحاسبي، وقد ركزت الأساليب المتطورة بالتركيز على أعمال تختصّ بمسارات تابعة للأعمال التكليفيّة.
كما يوجد إمكانيّة لاستجابة الأعمال لمتطلّبات التعديل وتحسينها بالاستناد إلى معايير العمل الأساسيّة. والتي تمتلك بساطةً في تكلفتها، وعدم القدرة على استهلاكها في التكاليف الإداريّة. كما توجد مسبّبات غير مباشرة تليها مسبّبات التكاليف، والتي تقلّل من المقدار الذي يتحمّله النظام المحاسبي للمشروع.
ومن الجدير بالذكر أنّ مسبّبات التكلفة للنظام المحاسبي تكون مبنيّةً على إمكانيّات، وقدرات العمل فيه. ونظرًا لعمليّة التطوير التي تحدث فإنّ مجالات النظام المحاسبي تتعدّد، وتزداد في مستوى الاحتراف. بالتالي يكثر عدد المؤسّسات التي تعمل في هذا النظام. إضافةً إلى ذلك، فإن العمل بتنافس يمكّن من زيادة الكفاءة، والإنتاج في أعمال المؤسّسات المختلفة. وفي مقالنا هذا سنتحدث عن مميّزات النظام المحاسبي، وخصائصه، وأهميّته بالنسبة للمؤسّسات.
مميزات النظام المحاسبي
السرعة في إنجاز المهام
من خلال إدخال البيانات ضمن شاشات البرنامج المقسّمة إلى خانات بشكل منسّق. حيث تمكّنك من إنشاء قاعدة بيانات متكاملة خاصّة بالعملاء والمورّدين، وسجلّات المخازن، كما يمكن إنشاؤها في وقت قليل أسرع من فعلها بهذه المهمة بصورة يدويّة.
إنشاء مستندات
يمكنك في أقل وقت إنشاء واستخراج مستندات، مثل فواتير، أو أوامر شراء، أو قوائم ماليّة، وطباعتها بصورة تلقائيّة ودقيقة.
توافر المعلومات
كافّة البيانات والتقارير التي تحتاجها ستكون متوفّرةً دائمًا تحت أيدي الموظفين، في أي وقت وفي أي مكان يتواجدون به.
الدقة في تسجيل التعاملات المالية اليومية
يقلّل البرنامج بشكل كبير من الأخطاء البشريّة التي تنتج عادةً من إدارة الحسابات بصورة يدويّة. حيث يسجل كل الحركات اليوميّة ممّا يزيد كفاءة الإدارة الماليّة.
تحديث البيانات
يمكّنك النظام التقني المالي من تحديث كل السجلات المحاسبيّة، وأرصدة الحسابات بصورة تلقائيّة، فذلك يتيح القدرة على متابعة دقيقة للوضع المالي للشركة.
المعلومات الإدارية
يوفّر النظام أيضًا البيانات والتقارير التي تساعد الإدارة على اتّخاذ القرارات السليمة. بالإضافة إلى ذلك، فهو يمكّنها من مراقبة، ومتابعة التعاملات الماليّة. فيمكن تحديد الأرباح، والخسائر، والميزانيّة العامّة من خلال تقارير الحسابات الختاميّة التفصيليّة.
القدرة على التعامل بعملات مختلفة
تتيح معظم البرامج المحاسبيّة إمكانية التعامل بعملات مختلفة من خلال التعاملات التجاريّة. بالتالي تقلل من الأخطاء الحسابيّة التي تحدث عادةً بسبب اختلاف أسعار صرف العملات الأجنبيّة.
الكفاءة وتقليل التكاليف
يحسّن هذا النظام من الوضع المالي، ويوفّر السيولة الماليّة من خلال تحصيل الديون بصورة أفضل، ومراقبة المخازن. كما تساهم النّظم التقنيّة المحاسبيّة في تقليل الوقت الذي يُبذل في الحسابات. علاوة على ذلك، فهو يقلّل من نفقات المراجعات الحسابيّة، ويقدّم سجلات منظّمةً، ودقيقة الصّحة، وتحدث بصورة دائمة.
خصائص النظام المحاسبي
على الرغم من اختلاف الأنظمة المحاسبيّة تبعًا لاختلاف حجم المؤسّسة وطبيعة نشاطها، إلّا أن هناك خصائص مشتركة يجب توفّرها في أي نظام محاسبي حتّى تحكم بأنّه نظام جيّد وهي:
- يجب أن تتوفّر المستندات، والدفاتر، والسجلات المحاسبيّة القانونيّة، التي يجب أن يتّصف بها النظام المحاسبي بتحقيق الدّقة في تنفيذ العمليّات الماليّة، والسرعة في تزويد إدارة المؤسسة بالبيانات الماليّة والتقارير اللّازمة. التي تساعدها في اتخاذ القرارات، ورسم السياسات، والتخطيط.
- توفير وسائل الرقابة، والضبط على الحسابات المختلفة في المؤسّسة.
- يجب أن يتّصف بالمرونة والبساطة، لمواجهة ما يحدث من تغيّرات في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك، نجد أن مكوّنات النظام المحاسبي تختلف من حيث الحجم، والعدد. غير أنّه لا بدّ من توفّر عناصر النظام المحاسبي الجيّد.
- معرفة موارد المؤسّسة المختلفة، وبيان ما للمؤسّسة من موجودات، وأصول بقيمتها الحقيقيّة، وما على المؤسسة من التزامات للغير.
- العمل على تحقيق الموازنة بين الإيرادات التي تتحقّق، والمصاريف التي تحمّلتها المؤسّسة في سبيل تلك الإيرادات. بالإضافة إلى العمل على تقليل حجم النفقات، والرقابة على عمليّات الصرف.
مسببات التكلفة للنظام المحاسبي
تساعد معرفة مسبّبات التكلفة للنظام في الحفاظ على منزلة المؤسّسة، أو الشركة في السوق التجاري. بالإضافة إلى معرفة أساليب جديدة، وأنظمة خاصّة في حساب عمليّة التكليف تُحدّد من مختلف العناصر. علاوة على ذلك، فهي تمكّننا من معرفة التغيّرات في شكل العمل، والهيكل الخاص به، وتغيّرات مجاله. وفي حال انخفاض مستويات مسبّبات التكلفة، يكثر الإقبال على نظام التكليف الذي يُبنى على أساس النشاطات، من متنوّع المواقع الحكوميّة الأمريكيةّ، أو الأوروبيّة، والتي اختلّت منذ أعوام عدّة.
لذلك يجب العمل على دراسة مجموعة مختلفة، ومتعدّدة من الأنظمة الخاصّة بالمحاسبة، للحصول على المنفعة من التكاليف الخاصّة بنشاطات، وأعمال مباشرة.
أهمية النظام المحاسبي للمؤسسة
يساعد هذا النظام على إنجاز العديد من المهام مثل استخراج الفواتير، وإدارة المعاملات الماليّة، وقوائم رواتب الموظّفين، وتقديم التقارير المحاسبيّة مثل حسابات المتاجرة، والأرباح، والخسائر، والميزانيّة العامّة. علاوة على ذلك، فهو يمكّنك من معرفة ومتابعة وضع شركتك المالي. وذلك من خلال استخدام مؤشّرات التوازن، والنسب الماليّة (رأس مال العامل، والخزينة، ونسب السيولة، ونسب التمويل، والمردوديّة).
حيث تحدّد الأبعاد المحاسبية للنظام المالي من أجل تحقيق الأهداف الماليّة للمؤسّسة، وتوفير أسس ومفاهيم محاسبيّة موحّدة للشركات بكافّة أشكالها القانونيّة، وتوفير المعلومات اللّازمة للميزانيّة. وذلك من أجل إعطاء معلومات دقيقة التي تؤدّي إلى اتخاذ القرارات السليمة، وجذب الاستثمار الأجنبي.
وقد توصّلت الدراسة إلى وجود علاقة وثيقة بين النظام المحاسبي المالي، والأداء المالي. حيث أنّ مبادئ وإجراءات النظام المحاسبي المالي تلعب دورًا كبيرًا في مجال تطوير مهنة المحاسبة. وهذا بدوره ينعكس على الأداء المالي من أجل تحقيق المتطلّبات الماليّة للمؤسّسة.
في الختام يمكن القول إنّ أهميّة النظام المحاسبي في عمل المنظّمات، والمؤسّسات التجاريّة من إحدى المقوّمات الأساسيّة في عمل أي مؤسّسة تجاريّة. لما لها من أهميّة، وقدرة على التحكّم، والسيطرة على موارد المؤسّسة الواحدة، والمتعدّدة.