أتمتة إدارة المشتريات
هي عملية تنظيمية فعالة، توضح وتدير التكاليف والوثائق والخصومات والأرباح والمواد وكل ما قد تحتاج شركة أو مشروع لشرائه، ومن الممكن أن تكون إدارة المشتريات مؤتمتة أو ورقية، ولكن في الآونة الأخيرة معظم الشركات أصبحت تعتمد على الأتمتة في إدارة المشتريات لما تتميز به من محاسن، بالإضافة لسلبيات ومشاكل التعاملات الورقية.
ما هي أتمتة إدارة المشتريات؟
هي اعتماد الصياغة الرقمية من خلال استخدام الكمبيوتر بجميع التعاملات التي تخص إدارة المشتريات بالإضافة لاستخدامه للأرشفة.
ما هي سلبيات الاعتماد على نظام العمل الورقي بإدارة المشتريات؟
إن الاعتماد على العمليات اليدوية الورقية بدلاً من تبني الحلول الرقمية له الكثير من السلبيات مثل التكاليف المرتفعة للمعالجة والوثائق المفقودة والمراحل البطيئة بسير عملية الموافقة وفرص الخصم الضائعة والتكاليف الغير مجدولة ومنظمة بالإضافة لعدم وجود تنظيم جيد للعلاقة مع الموردين والذي من الممكن أن تؤدي إلى دفعات متأخرة.
لماذا الاعتماد على الأتمتة في إدارة المشتريات؟
تعتبر عملية الشراء من العمليات التي تستغرق وقتاً طويلاً وتطلب عمالة مكثفة، وعندما يتم معالجة أمر الشراء يدوياً يؤدي إلى كمية كبيرة من الأوراق لمواكبة العملية مما يترك مساحة كبيرة للوقوع بالخطأ في العديد من الأماكن من بداية العملية حتى نهايتها، ولذلك يعتبر الانتقال إلى الأتمتة أحد أفضل القرارات التي يمكن اتخاذها من أجل مصلحة العمل على المدى القصير والطويل.
ما الفوائد التي تقدمها أتمتة إدارة المشتريات؟
تقدم أتمتة إدارة المشتريات مجموعة واسعة من الفوائد منها:
- انخفاض تكلفة المعالجة والوقت.
- زيادة التنظيم والحرص على اتباع السياسة الصحيحة في الشراء.
- رؤية أكثر وضوحاً للتكاليف والنفقات.
- تمنح فرصة للعمل على تحسين النفقات والتكاليف.
- زيادة حجم التوفير في قسم المشتريات بسبب منحه المزيد من الوقت الذي يقضيه في التفاوض بشأن عقود شراء
أفضل مع الموردين المحتملين بأقل الأسعار.
- إدارة العلاقة مع الموردين بشكل أفضل.
ما هي أهم الوظائف التي يجب أن تكون مؤتمتة داخل قسم إدارة المشتريات؟
قسم إدارة المشتريات بشكل عام يجب أن يكون مؤتمت، ولكن إذا تحدثنا عن الأولويات فهناك عمليات من المهم إبعاد العمل اليدوي عنها لأن أتمتت هذه العمليات أو الوظائف سوف توفر الجهد والوقت والمال وتزيد من الإنتاجية بالعمل بالإضافة لتقليل احتمالية الخطأ ومن أهم هذه الوظائف:
طلب الشراء:
من المفروض أن تكون عملية طلب الشراء مؤتمتة ومنظمة بشكل جيد، بحيث يستطيع مدراء الأقسام تعيين اذونات المستخدم بحيث يمكن التعامل معها فقط من قبل الأشخاص الذين يملكون صلاحية الموافقة على طلب الشراء وتحويله إلى أمر شراء.
أمر شراء:
أمر الشراء من العمليات التي يجب أن تحظى باهتمام وعناية، إن أتمتة عملية أمر الشراء سوف توفر الوقت والجهد وتمنح شفافية عالية للعملية، وتمنح العملية تنظيم أكثر فيصبح باستطاعة أي شخص لديه الأذونات المناسبة تحديد موقع أمر الشراء في سلسلة الموافقة بالإضافة لمعرفته الدقيقة بالتاريخ والوقت والشخص الذي اتخذ إجراء أمر الشراء.
الموافقة على عملية الشراء:
أتمتة الموافقة على عملية الشراء سوف تمنح العملية أكثر كفاءة وسرعة ودقة.
إدارة علاقات البائعين:
في حال كانت عملية إدارة علاقات البائعين يدوية سوف تستغرق الكثير من الوقت، ولكن لو تمت أتمتة هذه العملية سوف تصبح أكثر مرونة وتسمح بتعاون أكبر مع الموردين والبائعين، كما أنها توفر الوقت والجهد وتقلل ضياع المعلومات.
ادارة العقود:
التعامل اليدوي مع العقود يستغرق وقتاً طويلاً، لذلك أتمتة العقود سوف يسهل الوصول إليها والتعامل معها ودراستها بالإضافة لتخزينها بشكل آمن.