ما هو المكتب الخلفي Back Office

ما هو المكتب الخلفي Back Office؟ وما هي الوظائف المتاحة في المكاتب الخلفية؟ وغيرها الكثير من الأسئلة التي سنجيب عليها ضمن هذا المقال.

في الواقع، يشكل المكتب الخلفي العمود الفقري للشركة، حيث يقدم العديد من الوظائف بهدف الوصول إلى أفضل تمثيل للشركة أمام العملاء والزبائن، على الرغم من أن المكتب الخلفي لا يتعامل مباشرةً مع العملاء.

بالتالي، يشير المكتب الخلفي إلى الجزء المخصص لإدارة أعمال الشركة دون الاتصال المباشر مع العملاء، إذ تعد وظائف المكتب الخلفي بمثابة وظائف دعم لتحقيق أهداف الشركة. أما بالنسبة لموظفي المكتب الخلفي، فيمكنهم العمل من أي مكان وليس بالضرورة مقر الشركة. فلنتعرف أكثر على أهم المعلومات المتعلقة بالمكتب الخلفي Back Office.

ما هو المكتب الخلفي Back Office

يعرف المكتب الخلفي Back Office بأنه ذلك الجزء من الشركة الموجه لإدارة الأعمال. كما أنه القسم الذي يهتم بتصنيع وتطوير منتجات وخدمات الشركة. بالتالي، فهو جزء من الشركة يضم موظفي الإدارة والدعم الذين لا يمتلكون اتصالًا مباشرًا مع العميل.

بشكل عام، يشير مصطلح المكْتب الخَلفي إلى كافة الأنشطة الضرورية لدعم عمل الشركات دون اتصال مباشر مع العميل أو المستخدم النهائي. لذلك، عادةً ما تمثل وظائف المَكتب الخَلفي وظائف دعم لتحقيق أهداف الشركة.

على الرغم من إغلاق المكتب الخلفي أمام العملاء، إلا أنه الجزء الذي يبقي الشركة قائمة، وهو الجزء الذي يزود المكتب الأمامي بما يحتاجه من أجل خدمة العملاء.

تطور المكاتب الخلفية

قديمًا، اعتادت الشركات على اتباع تصميم قائم على تقسيم المكان إلى قسمين أساسيين، حيث يضم القسم الأمامي الموظفين الذين يتفاعلون مع العملاء. بينما يخصص القسم الخلفي للموظفين الذين ينجزون الأعمال دون الحاجة إلى التفاعل مع العملاء كالمحاسبين. ومن هنا تحديدًا، نشأ مصطلح المكتب الأمامي والمكتب الخلفي.

أما اليوم، ومع تطور التكنولوجيا ووسائل الاتصال، لم يعد هناك حاجة لوجود المكاتب الخلفية ضمن المقر الرئيسي للشركة أساسًا. بل على العكس من ذلك، اتجهت الشركات إلى إنشاء المكاتب الخلفية في المدن والمناطق ذات الإيجارات المنخفضة بهدف توفير التكاليف.

بالمقابل، انتقلت معظم الشركات إلى استراتيجية العمل عن بعد بالنسبة لموظفي المكاتب الخلفية، مما يؤدي إلى خفض تكاليف الإيجار وزيادة الإنتاجية. كما يوفر العمل عن بعد إمكانية الوصول إلى الموظفين المميزين في مناطق متنوعة.

مهام المكتب الخلفي

كما أشرنا سابقًا، فإن وظائف المكتب الخلفي تعد وظائف دعم لتحقيق أهداف الشركة. بالتالي، تتنوع المهام التي يمكن للمكاتب الخلفية القيام بها، وتشمل:

• المحاسبة والأعمال المالية للشركة.
• إدارة قواعد البيانات.
• تحليل البيانات.
• إدارة الموارد البشرية.
• الصيانة والدعم الفني.
• تنظيم ملفات الشركة.
• خدمات أمن وتكنولوجيا المعلومات.

أهمية المكتب الخلفي Back Office

في الواقع، تعتبر المكاتب الخلفية بمثابة العمود الفقري للشركة، حيث يعتمد نجاح الشركة بشكل كبير على جودة عمل هذه المكاتب. بشكل عام، وتتمثل أهمية المكاتب الخلفية في:

• التعامل مع كافة المهام التشغيلية والإدارية للشركة.
• تنظيم البيانات والمعلومات الأساسية للشركة. بالإضافة إلى الحفاظ على أمن هذه البيانات.
• تعزيز الإنتاجية والحفاظ على انخفاض التكاليف.
• تزويد موظفي المكاتب الأمامية بالمعلومات اللازمة لخدمة العملاء.
• تحديد النقاط التي تحتاج إلى تطوير وتحسين ضمن المؤسسة.
• مساعدة أصحاب العمل في تحديد أداء الشركة ككل.

في الختام، على الرغم من أن المكاتب الأمامية تشكل واجهة الشركة أو المؤسسة أمام العميل، إلا أن المكاتب الخلفية هي من تقوم بمعظم أعمال الشركة سواء التي تخص الشركة أو العملاء.