إعداد وثيقة تفصل توقعات العملاء المرتبطين بالمشروع والتأكد من توقيعها من قبل الطرفين. أفضل طريقة للقيام بهذا هي استضافة اجتماع كامل للفريق بحيث يتم الوصول إلى اتفاق في النهاية.
ميزانيات المشاريع
مراجعة ميزانيات المشاريع السابقة المماثلة. يمكن أن تساعدك البيانات القديمة المحفوظة على البحث عن العوائق المحتملة التي يمكن أن تواجهها في مشروعك الحالي، أو يمكن أن تساعدك على تكرار النجاحات السابقة.
قائمة بكل النفقات
- وضع قائمة بكل النفقات الممكنة التي يمكن أن يتكبدها هذا المشروع. احتفظ بهذا التقدير لتبدأ به واطلب من فريقك التحقق منه مرة أخرى.
إضافة قيمة الضرائب المتوقعة إلى إجمالي النفقات المقدرة للمشروع.
تغطية المصاريف
- إضافة مخزون مؤقت بنسبة 10-15٪ للمشاريع التي تتطلب الكثير من الأموال. بهذه الطريقة، يمكن تغطية المصاريف الطارئة التي لم يتم أخذها بعين الاعتبار، وسيعتبر هذا المخزون بمثابة مصدر احتياطي في حال فُقدت الإمدادات.
- تضمين أوامر احتياطية لتغطية الأمور غير المخطط لها، أو الأمور التي لا يمكن التنبؤ بها على الفور.
- الاستفادة من الخبراء في هذا المجال، حيث يعد أصحاب الخبرة والمعرفة مورداً آخر لبناء ميزانية المشروع، سواء كانوا موجهين أو مديري مشاريع آخرين. يمكن أن يساعدك الوصول إلى أولئك الذين أنشأوا ميزانيات في السابق على البقاء على المسار الصحيح وتجنب العوائق.