هل تستخدم عروض PowerPoint التجارية في عرض تقديمي للأعمال؟ هذه النصائح الخمس ستجعل تواصلك أكثر فعالية.
من المتوقع تقريباً اليوم أن تستخدم PowerPoint في العروض التقديمية للأعمال، يمكن استخدامه لإضافة
عناصر مرئية إلى الرسالة وهي طريقة سهلة لإنشاء نشرة إجازة أو إرسال العرض التقديمي بالبريد الإلكتروني إلى الآخرين لاحقاً، ولكن في كثير من الأحيان لا يكون مقدمو العروض التجارية فعّالين كما ينبغي عند تقديم عرض PowerPoint تقديمي.
نصائح لجعل عرضك التقديمي لمشروعك التجاري أكثر فعالية
فيما يلي خمس نصائح مستمدة من برامج تدريبية لجعل عرضك التقديمي لمشروعك التجاري أكثر فعالية.
ابدأ بالهيكل
بدايةً عليك معرفة أنه عليك أن تبدأ دائماً ورش العمل الخاصة بك على الورق قبل الجلوس على الكمبيوتر.
ثم ابدأ بتحديد هدف العرض – ما تريد أن يفعله الجمهور ، أو يشعر به، أو يفهمه، أو يتصرف بناءً عليه .عند الانتهاء وفي الغالب بما أننا نتحدث عن مشروع تجاري فالهدف جذب القارئ وإغرائه بمضمون العرض وإيصال الفكرة بسلاسة.
بعد ذلك، صِف مكان الجمهور اليوم من حيث معرفتهم وثقتهم بك والمواقف والأدوار في المنظمة، وبمجرد حصولك على نقطة البداية والوجهة عندها يمكنك تخطيط المسار الذي ستستخدمه لأخذ الجمهور خلال عرضك التقديمي.
هذا تماماً مثلما يفعل GPS عند تحديد أفضل طريق من موقعك إلى وجهة. كما أنه يعد استخدام الملاحظات اللاصقة لتخطيط الأفكار الرئيسية والبيانات الداعمة طريقة جيدة لمشاهدة العرض التقديمي بأكمله مرة واحدة.
وبالطبع يمكنك الآن تحديد المكان الذي ستضيف إليه العناصر المرئية إلى رسالتك وما يجب أن تكون عليه هذه العناصر المرئية.
استخدم الألوان والخطوط التي يسهل رؤيتها
لست بحاجة إلى أن يكون لديك خلفية تصميم رسومي من أجل تصميم شرائح جذابة بصرياً يكفي أن تحدد مظهراً
قياسياً بسيطاً للشرائح بحيث يكون لدى الجمهور تناسق مرئي طوال العرض التقديمي، ثم حدد ألوان الخلفية والنص
التي تحتوي على تباين كافٍ بحيث يسهل قراءة النص.
بدلاً من التخمين فيما إذا كانت الألوان بها تباين كافٍ، تحقق من الألوان باستخدام حاسبة تباين الألوان، أما بالنسبة لأي نص يخبرنا البحث أن خط sans-serif ،مثل Arial أو Calibri، يسهل قراءته عند عرضه لذا استخدم أحد هذه الخطوط، وبالنسبة لحجم الخط، يعتمد ذلك على حجم الشاشة وحجم الغرفة، ولكن إذا كنت تستخدم خطوطاً بحجم 24-32 نقطة كحد أدنى فتكون جيدة عادةً.
استخدم المرئيات بدلاً من الشرائح النصية
لا يريد الجمهور منك أن تقرأ شرائح مليئة بالنصوص لهم – تظهر الاستطلاعات أن هذا هو الشيء الأكثر إزعاجاً الذي يمكن أن يفعله مقدمو العروض، لذا استخدم العناصر المرئية بدلاً من فقرات النص. ولا بد من استخدام الرسوم البيانية لتوضيح البيانات الرقمية خصيصاً أننا نشرح في المجال التجاري لذا من المتوقع كثرة الرسوم البيانية والجداول والإحصائيات وهي أكثر فعالية من النصوص في هذا المنطلق، كما أنه عليك استخدام الرسوم البيانية لإظهار العمليات أو تدفقات المعلومات أو السلع، وأيضاً لا شك أن استخدام الصور وسيلة جيدة لإظهار شخص أو مكان أو منتج لشركة أو شيء ما، كذلك يجب استخدام مقاطع الوسائط لجلب آراء الآخرين في عرضك التقديمي.
هناك العديد من العناصر المرئية التي يمكنك استخدامها أما إذا كنت بحاجة إلى طريقة لإنشاء العناصر المرئية فاستخدم أسلوب HVF .
إذا قمت بإنشاء عروض تقديمية مالية، انتبه من تقديم المعلومات المالية بشكل فعال . وهنا من الممكن الاستعانة بعناصر مرئية كمقاطع فيديو لإحصائيات مثلاً أو ما إلى ذلك ومن المؤكد أنها طريقة مجدية لبريزنتيشن مشروع تجاري يناقش الأمور المالية.
تمرن وتمرن
إن إنشاء عرضك التقديمي في اللحظة الأخيرة ليس فكرة جيدة لأنه لا يسمح لك بالتدرب والتمرن، إنما يجب عليك الممارسة أي أن تجلس مع عرضك التقديمي وتراجع ذهنياً ما ستقوله وكيف تريد أن يعمل التدفق وبالذات أنه سيتم ذكر أرقام كبيرة و إحصائيات بما أننا نتحدث عن مشروع تجاري.
الممارسة ليست كافية، على الرغم من أن العديد من المقدمين يعتقدون أنها كافية. بينما يجب عليك أيضاً أن تتدرب على العرض التقديمي بالوقوف وتقديمه كما لو كان حقيقياً، هذه هي الطريقة الوحيدة للتحقق من كلماتك ومرئياتك .وما إذا كانت الرسالة واضحة كما تريدها، إنها أيضًا الطريقة الوحيدة للتحقق حقاً من توقيتك للتأكد من
عدم الجري خلال الوقت المخصص، والأفضل من ذلك قم بتسجيل البروفة الخاصة بك واستخدم
هذه النصائح لمعرفة ما يمكنك تحسينه عند مشاهدة التسجيل.
قم بإنهاء العرض التقديمي بالخطوات التالية في رأيي
إن أسوأ طريقة لإنهاء العرض التقديمي هي استخدام شريحة تحتوي على كلمة “أسئلة ؟؟؟” بنص عريض كبير يدعو هذا النوع من النهاية جمهورك للتساؤل عن كل ما قلته للتو ولا تحركهم الخطوة الأخيرة نحو الهدف الذي حددته لعرضك التقديمي.
قم بإنهاء عرضك التقديمي بالحديث عن الخطوات التالية التي تريد أن يتخذها الجمهور لاستخدام المعلومات التي قدمتها، أيضاً ادعُ إلى مناقشة الخطوات التالية إذا كان هناك متسع من الوقت، واختم بدعوة قوية للعمل حتى يكون الجمهور واضحاً فيما يجب عليهم فعله بعد ذلك.
بدون عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء، من المحتمل ألا يفعل الجمهور أي شيء آخر. ولن يتحقق هدف العرض التقديمي الخاص بك.
باستخدام هذه النصائح الخمس ، سيكون عرضك التقديمي التالي لأعمال PowerPoint من أجل مشروعك التجاري أكثر فاعلية لأنك ستوفر هيكلاً لرسالتك وتسليمها بطريقة يفهمها الجمهور. ويتم تحديد نجاح عرضك التقديمي في الغالب قبل أن تستيقظ لتتحدث.
وفي الختام خذ الوقت الكافي للتحضير لاستخدام هذه الأفكار وتطلع إلى العديد إلى العديد من العروض التقديمية الناجحة لمشاريع تجارية سابقة من أجل زيادة المعرفة حول هذا الموضوع.وبهذا أكون قد قدمت لك كيف تجعل عروض PowerPoint التجارية أكثر فعالية