إن عمل وإعداد خطة عمل ناجحة هو أحد العوامل الأساسية لنجاح أي فكرة. قد تراودنا الكثير من الأفكار ولكن تحويل هذه الفكرة إلى حقيقة وترجمتها إلى مشروع ناجح يحتاج إلى تخطيط لنصل إلى الهدف المرجو. تكمن وسيلة إيصالنا إلى هذا الهدف في تنظيم المشروع وترتيبه. حيث نبدأ تحديد الأهداف المرجوة منه، ومن ثم العمل على إنجاز هذه الأهداف بسرعة وبسلاسة. فالأفكار الواعدة لوحدها لا تكفي بل تحتاج إعداد وتخطيط حتى تتكلل بالنجاح، لذا سنتعرف اليوم على خطة العمل وفوائد إعداد خطة العمل لننتقل إلى أهم عناصرها، ومن ثم سنتحدث عن كيفية إعداد خطة العمل الناجحة.
تعريف خطة العمل
المقصود بخطة العمل هو رسم تقريبي لسير العمل، يحدد الإجراءات اللازمة لإنجاز هدف معيّن وهذا يتطلّب تنفيذ أنشطة مترابطة. كما يتضمّن تحديد وتأطير الموارد المتوافرة واستخدامها بالشكل الأمثل لضمان إنجاز العمل في الوقت المحدّد وبالمواصفات المطلوبة. وخطّة العمل هذه هي سلسلة من الخطوات اللازم إجراؤها والأنشطة التي يجب تنفيذها وفقًا لاستراتيجيات محدّدة. كما توضّح هذه الخطة مفهوم العمل وأهدافه والمصادر المتوافرة، بالإضافة إلى المهارات والأدوات اللازمة لضمان زيادة احتمالية النجاح وتحقيق هدف المشروع بنجاح.
فوائد خطة العمل
إن لإعداد خطة العمل فوائد جمّة، عدا عن كونها الوسيلة المثلى للإعداد المتقن، فهي توفر الفوائد التالية:
- تساعد على تنظيم وحصر الأفكار.
- تحدد أهدافك النهائية لتجنب تغيير هذه الأهداف مستقبلًا.
- معرفة مواضع التعقيد والأنشطة المترابطة مع بعضها لتحديد أولوية التنفيذ والالتزام بالمواعيد المقرّرة.
- تحديد مواضع التفرّد في مشروعك.
- تحديد إجراءات واستراتيجيات الوصول إلى الهدف.
- تجنب المخاطر الناجمة عن التخطيط لأحداث مستقبلية لا يمكن التنبؤ بسيرها، وبالتالي تقليل احتمالية الفشل وإدارة المخاطر.
عناصر خطة العمل
ينطوي سير العمل على إجراءات وعمليات فرعية. لذا يتم تقسيم خطة العمل إلى مهام وعناصر فرعية ينبغي أخذها بعين الاعتبار، وتشمل هذه العناصر:
- عمليات الإعداد للمشروع: وتشمل غرض المشروع ونطاق المشروع والأهداف والموارد والخطط الزمنية.
- الملخص التنفيذي: تقديم مختصر للأهداف وتحديد جوانب تميز المشروع.
- تعريف عن المشروع: الحلول المقدّمة للمشكلة المختارة.
- التعريف عن السوق: تحليل للسوق ومؤشرات الطلب ومعلومات عن المنافسين.
- استراتيجيات التسويق: تعريف بالخدمات والمنتجات المقدّمة في المشروع.
- عمليات الدراسة والتخطيط: وضع خطة التنسيق بين العمليات والموارد المطلوبة، وتحديد البدائل في الحالات الطارئة.
- خطة التشغيل والإنتاج الفني: تحديد التقنيات المستخدمة والمعدّات والموارد والقدرة الإنتاجية.
- خطة التطوير: دراسة الأداء لتحديد جوانب النقص وفرص التحسين سواء بتقليل الكلفة أو زيادة الإنتاج أو وضع استراتيجيات تسويقية جديدة لزيادة الانتشار في السوق.
- الخطة المالية: تحديد الموارد المالية لتأمين رأس المال المطلوب واستراتيجيات التمويل.
- العمليات التنفيذية: لإنجاز العمل المحدّد والإيفاء بمواصفات المشروع.
- دراسة الجوانب القانونية: تحديد النوع القانوني للمشروع والأنظمة والإجراءات القانونية الواجب اتّباعها.
- دراسة الموقع: للموقع أهمية قصوى لأنه سيحدد ارتباطك بما حولك، مما سيساعد على تأمين المواد الخام أو العمالة وغيرها.
- الملاحق: وتشمل النماذج والاستمارات والتقارير التنفيذية والمالية وغيرها.
كيفية إعداد خطة عمل ناجحة من الألف للياء
قبل البدء بإعداد خطة العمل، يجب تحديد الهدف من رسم الخطة والتأكد من توافر المعلومات اللازمة كافة. وفيما يلي توصيف مفصّل لكيفية إعداد خطة العمل:
تحديد الناتج النهائي
إن أهم خطوة في إعداد خطة العمل هو تحديد الغرض منها. لذا علينا أن نحدد الهدف الأساسي الذي سنحققه من جراء إعداد خطة العمل سواء كان حل مشكلة موجودة أو تقديم خدمة جديدة أو تقديم خدمة موجودة بطريقة متفردة. هذا الهدف يجب أن يكون محدّدًا، وقابلًا للتحقيق، وقابلًا للقياس بمعنى أن له مؤشرات محدّدة تمكّنك من قياس التقدّم المنجز، وذلك ضمن فترة زمنية محدّدة.
تلخيص مجمل العمليات والإجراءات اللازمة
هذه العمليات هي جوهر خطة العمل. لذا يجب أن تعمل على تحديد كافة الإجراءات والعمليات المطلوبة للوصول إلى الهدف المحدد، ومن ثم تحديد تسلسلها الزمني والمنطقي. ينتج من ذلك خطوات واضحة تحدد المهام المطلوبة وزمن التنفيذ ومواعيد التسليم النهائية، بحيث تصبح هذه الخطوات هي مقياس التقدم في تنفيذ المشروع.
تحديد الترابط المنطقي للأنشطة
إن التعقيد يكمن في الحاجة إلى تنفيذ أنشطة متعدّدة مرتبطة ومعتمدة على بعضها، بحيث لا يمكن إنجاز بعض الأعمال حتى يتم إنجاز أعمال أخرى معقّدة. ومن المهم هنا توضيح هذا الترابط ومنه تحديد الأسبقية للأنشطة بحيث نحدّد أي عمليات لها الأولوية في الزمن والموارد حتى لا تعرقل سير العمليات الأخرى.
اختيار أمد محدد
يجب أن يكون للمشروع فترات محدّدة ومؤقتة وبدايات ونهايات محدّدة. لذا من المهم وضع خط مرجعي يمكنك عليه قياس التقدم ومتى يجب بدأ العمل والانتهاء منه.
حساب الموارد اللازمة
بعد صياغة الخطوات الواضحة وزمن التنفيذ والترابط بين العمليات وتحديد الأولوية. يمكنك صياغة تصور واضح للموارد المطلوبة وأولوية تحصيل هذه الموارد. في هذه الخطوة يمكنك البدء بتخطيط المشتريات وتخطيط التعاقدات وطلب عروض البائعين واختيارهم.
رسم التصور النهائي للخطة
يجب أن يتسم هذا التصور بالوضوح والبساطة. وهنا يأتي دور إعداد المخططات البيانية والجداول والنماذج، بحيث يتوضّح لدى جميع الأطراف المشاركة بيانات ومخرجات المشروع والأدوات المساعدة والناتج النهائي.
المراقبة والتحكم
بعد إنهاء الخطة والبدء بالتنفيذ تظهر بعض التباينات مع الخطة. وهنا يأتي دور المراقبة والتحكّم لتتبع ومراجعة وتنظيم التقدّم وتحديد الجوانب التي ينبغي إدخال تغييرات عليها لإعادة المشروع إلى مساره الصحيح.
إن إعداد خطة عمل هي الطريقة الأمثل لبناء تصوّر واضح عن دورة حياة المشروع وكيفية تداخل وتفاعل العمليات فيما بينها. والآن أصبح لديك صورة واضحة عن خطة العمل والفوائد التي تعود بها عليك وعناصر هذه الخطة وكيفية إعدادها، ولا يخفى على أحد أنها من المهارات الهامة التي تساعدك على تحقيق أهداف مشروعك ورفع فرص نجاحك.