نموذج جدول تنظيم الوقت والعمل
جدول المحتويات:
- أهمية الوقت
- كيفية تنظيم الوقت
- كيفية إنشاء جدول لتنظيم الوقت
- نصائح الخبراء في تنظيم الوقت
الوقت هو العنصر الأثمن في حياة الإنسان فهو يسير باتجاه واحد لايتوقف و لايعود إلى الوراء،
كل ما ينفقه المرء يمكن تعويضه إلا الوقت، إنفاقه يعني خسارته دون عودة او تعويض
وبما أن الحياة هبة غالية من الخالق، فعلينا استغلالها بالأعمال و الواجبات الأساسية و الترفيهية بما يكفل للإنسان حياة إيجابية و منجزة.
نظرا لأهميته اعتبر تنظيم الوقت علم بحث فيه الكثيرو ن و كتبوا العديد من المؤلفات والأبحاث التي تساعد الأشخاص على تنظيم وقتهم و جدولة أعمالهم خاصة في وقتنا الحالي مع كثرة وسائل الترفيه و مواقع التواصل و غيرها من التقنيات الحديثة التي تسرق وقتنا دون أن نشعر.
سنعرض في هذا المقال بعض الحقائق عن تنظيم الوقت أو الاستخدام الحكيم للوقت في حياتنا اليومية.
كيفية تنظيم الوقت :
عند البدء في وضع جداول لتنظيم وقتنا علينا
- تحديد الأهداف
عند عدم وجود أهداف واضحة يضيع الوقت بين الأولويات المتضاربة و تضل بوصلة تحديد المهام و جدولتها
- ترتيب الأولويات
يقصد به إنجاز المهام حسب الأهمية و البدء بالمهام الأكثر قيمة و التي تخدم تحقيق الأهداف
- حسن التصرف في إدارة المشاكل المفاجئة
يمكن لهذه المشاكل تعطيل سير العمل و إرباك الفرد و إبعاده عن المهام الضرورية و استهلاك وقته لذلك يجب إدارتها بشكل جيد و التعامل معها بحكمة
- تجنب التسويف
التأجيل و المماطلة من أهم عوامل الفشل في تنفيذ المهام لانه يؤدي إلى تراكمها بحيث يصعب تنفيذها
جدولة الوقت
عندما يحدد الفرد أهدافه و أولوياته يمكنه تقسيم وقته بين المهام المطلوبة حسب الأولوية حيث تساعد جدولة الوقت على التزام الفرد بالمهام المطلوبة و تكوين رؤية واضحة عن مهامه اليومية، وذلك يحفزه على الانخراط في العمل باكرا حيث يكون ذهنه منظما و لديه فكرة مسبقة عن مهامه مما يجعله على قدر عال من الكفاءة و التنظيم.
كيفية إنشاء جدول لتنظيم الوقت
هناك العديد من القوالب المنتشرة على الانترنت لبرامج إدارة الوقت جاهزة للطباعة، أو يمكن إعداد جدول شخصي و هو المفضل لدى خبراء تنظيم الوقت لأنه يراعي خصوصية حياة الفرد كمواعيد الاستيقاظ و النوم و الأمور الشخصية الأخرى،
-للبدء يجب تحديد ساعة الاستيقاظ و ساعة البدء بالعمل بشكل دقيق و الالتزام بها لأن التأخير في موعد بدء العمل يعطل جدول اليوم كله
-تقسيم الجدول إلى يومي – أسبوعي – شهري وتحديد المهام في كل قسم بجانب الوقت و التاريخ المناسبين و حسب الأولويات
-ترك أوقات للترفيه و الاستراحة و الأمور الشخصية وذلك لتخفيف التوتر و الإرهاق الناتج عن ضغط العمل و لترك متسع من الوقت للحالات الطارئة
-ترك مساحة في نهاية الجدول اليومي لإضافة ملاحظات تساعد على إضافة الخطط لليوم التالي أو تذكر بالمهام المطلوبة.
نصائح الخبراء في تنظيم الوقت
- تجنب الكسل و ساعات النوم الطويلة، علينا أخذ ما يكفينا من وقت الراحة و استغلال الباقي لصالح عملنا
- تنظيم مكان العمل أو الدراسة وذلك بترتيب الأوراق و الأدوات و أرشفة الملفات المهمة وذلك كفيل باختصار الكثير من الوقت و الجهد في العمل.
- تفويض أشخاص مؤهلين و موثوقين للقيام بالأعمال الغير مستعجلة.
- محاولة تدوين الأحداث اليومية المفاجئة و كيفية التعامل معها أو إمكانية تأجيلها.
- الحزم في تطبيق جداول تنظيم الوقت واتخاذ القرارات المناسبة في سبيل تحقيق الأهداف.
من المبالغة وصف أي جدول لتنظيم الوقت بالمثالي، حيث أن احتياجات الأشخاص من الوقت مختلفة و كذلك طرائق حياتهم و أعمالهم،
بغض النظر عن ماهية عمل الشخص سواء أكان طالبا أم موظفا أم مديرا و حتى ربة منزل، من المفيد إنشاء جدول يدير الروتين اليومي و يساعد على التخطيط المسبق للوصول إلى الأهداف المرجوة.