ماذا يعني كيفية إدارة الوقت بفاعلية؟ سؤال يجهل جوابه العديد من الناس ولا يعرفون عواقبه التي تؤثر على جودة العمل وإنجاز المهام، وتسبب في بعض الأحيان بعض الاضطرابات النفسية كالاكتئاب والعزلة. حيث يحقق بعض الأفراد العديد من المهام في وقتهم أكثر من الآخرين خلال نفس المدة الزمنية والسبب إدارة الوقت، ونجاحهم باستثماره عبر استخدامهم تقنية إدارة الوقت بفاعلية. كما يصبح بإمكان الفرد تحسين قدرته على العمل ليكون أكثر فاعلية وقدرة على تجاوز الضغوط عبر ترتيب الأولويات وتقسيمها إلى عدة مهام وفق وقت محدد لكل منها. لذلك سنتعرف في مقالنا التالي عبر موقع تجارتنا كيفية إدارة الوقت بفاعلية، وأهميته بالإضافة إلى إدارة الوقت في العمل.
مفهوم إدارة الوقت بفاعلية
هي تنظيم الوقت الخاص بك والتخطيط لتقسيمه بشكل جيد لإنجاز المهام الواضحة، إذ تسمح إدارة الوقت بفاعلية بعمل أكثر ذكاءً عبر إنجاز المهام على أكمل وجه خلال مدة زمنية قصيرة دون التركيز على ضغط العمل. ليصبح هذا التنظيم أسلوب حياة الإنسان. وله فوائد عديدة منها:
- التخفيف من التوتر.
- التخلص من ضعف الإنتاجية.
- كما يساهم في زيادة الكفاءة.
- زيادة الفرص المهنية والحياتية.
شاهد أيضًا: اقتباسات إدارة الوقت.
أهمية إدارة الوقت بفاعلية
يوجد عدة طرق لإدارة الوقت والتي تساهم في تحسين الإنتاجية والكفاءة. وتكمن أهمية إدارة الوقت بفاعلية بعدة جوانب منها:
- العمل الأفضل: تساعد إدارة الوقت بفاعلية على تحديد المهام من حيث الأولوية، مما يعطي وقتًا إضافيًا لإنهاء كل مهمة مما يزيد من جودة العمل وإنتاجيته، بحيث لا تتسرع لإنهائه قبل موعده.
- إنجاز المهام خلال الوقت المحدد: حيث تتضمن إدارة الوقت بالشكل الأمثل تحديد المهام في قائمة وفق مدة زمنية محددة. إذ يسعى الكثير من الأفراد على إنجاز المهام قبل وقتها.
- تحسين الأداء: بحيث يصبح الإنسان أكثر التزام، ويقدم أعمالًا جيدة في وقتها المحدد.
- كما يساهم في تخفيف التوتر عبر تصميم جدول للمهام الواجب إنجازها. وعند اتباعها تخفف من التوتر وخاصةً عند إنجاز لمهمة ما.
- الكثير من الوقت: تعطي الإدارة الجيدة وقتًا إضافيًا لممارسة الأنشطة والهوايات المتعددة.
- الفرص المتعددة: حيث تعطي إدارة الوقت القدرة على جدولة العمل، وتحديد الأولويات والتي هي من الصفات الأساسية لأصحاب العمل. وبالتالي يحسن من السمعة المهنية، ويساعد على إيجاد فرص متعددة.
- تعزيز الثقة بالنفس: إذ أن إدارة الوقت بالشكل الجيد مفتاح نجاح المهام والثقة بالقدرات. فهو يعطي حافزًا لاغتنام الفرص وتحسين المهارات.
- إمكانية تحقيق الأهداف والعمل بكفاءة أعلى: فالأشخاص الذين يملكون إدارة الوقت بفاعلية قادرون على تنفيذ الأهداف بالشكل الأمثل وخلال مدة زمنية قصيرة.
كيفية إدارة الوقت بفاعلية
تتم الإدارة الجيدة للوقت باتباع الخطوات التالية:
- معرفة الأهداف: وضع أهداف قابلة للقياس والتنفيذ.
- تحديد الأولويات بدقة: تحديد الأولويات اعتمادًا على أهميتها فمثلًا: تحديد المهام اليومية بشكل عام، ثم تحديد المهام العاجلة للبدء بتنفيذها تبعًا للترتيب.
- كما يجب تحديد مدة زمنية لإنهاء المهمة: يساعد تحديد المدة الزمنية لإنهاء الأعمال على أن يصبح الإنسان أكثر فاعلية وتركيز. إذ يفيد تحديد الوقت بدقة في معرفة المشاكل المحتملة عند البدء بتنفيذ المهام، مما يسهل من التعامل معها.
- الاستراحة بين المهام: عند تنفيذ المهام من دون أخذ استراحة، سيكون من الصعب المحافظة على نفس التركيز والحماس. فالاستراحة ضرورية لتجديد النشاط وتصفية الذهن. لذلك يُنصح بالذهاب في فسحة قصيرة أو أخذ قيلولة.
- تنظيم النفس: استخدام التقويم الخاص لإدارة الوقت. فمثلًا يتم كتابة المواعيد النهائية لإنجاز المهام أو المشاريع والتي تعد جزءًا من المشروع كله، واختيار الأيام المناسبة لتنفيذ هذه المهام.
- التخطيط للمستقبل: حيث يجب على المرء وضع فكرة واضحة لتفيذها بشكل يومي، وعند نهاية اليوم يتم تحديد مهام اليوم التالي.
إدارة الوقت بفاعلية في العمل
قد يعتقد العديد من الأشخاص أن 24 ساعة غير كافية لإنجاز مهامهم. إلا أنهم يملكون الوقت اللازم لكل مهمة. ولتتمكن من إدارة الوقت بعملك بشكل جيد يمكنك اتباع النصائح التالية:
- معرفة كيفية قضاء الوقت: إذا كنت تود إدارة وقتك بشكل جيد، فإنه عليك معرفة الوقت الازم لأنشطتك اليومية. لأن ذلك يساهم في التركيز على الأنشطة المهمة وتحديد الوقت اللازم لكل منها.
- إنشاء جدول لتنظيم الوقت في العمل بشكل يومي: إذ تحتاج إدارة الوقت الجيدة إلى برنامج مهام منظم. حيث يتم كتابة البرنامج قبل نهاية اليوم لليوم الذي يليه.
- كما تعد ترتيب المهام اليومية وفق أولوية محددة أساس إدارة الوقت الناجحة، بحيث يتم تحديد المهام الأساسية والبدء بتنفيذها.
- عدم القيام بمهام متعددة في الوقت نفسه: بحيث يتم التركيز على المهمة الحالية والابتعاد عن مصادر التشتيت، فالتفكير بأكثر من مهمة هو تقليل للإنتاجية وضياع للوقت.
- تحديد المدة الزمنية لكل مهمة.
- التنظيم: حيث تتطلب إدارة الوقت الناجحة التنظيم في المهام وفي مكان العمل، لأنه تسبب الفوضى ضياع للوقت وصعوبة التركيز.
- القضاء على أسباب التشتيت في مكان العمل، مثل وسائل التواصل الاجتماعي. إذ تؤدي اتخاذ خطوات صغيرة للحفاظ على التركيز طوال اليوم.
- النوم الجيد: فمن الضروري النوم لمدة لا تقل عن ثماني ساعات يوميًا لإنجاز المهام وحل المشاكل التي قد تواجههم.
- كما تساعد ممارسة التمارين الرياضية على مواجهة الضغوطات اليومية. ولو كانت بعض الجلسات القصيرة لتجديد النشاط وزيادة الثقة.
سوء إدارة الوقت
قد يعاني البعض من الأفراد من سوء إدارة الوقت في جدول أعمالهم. مما يؤدي إلى بعض الآثار السلبية:
- قلة التركيز وتجاهل الأولويات: فمن الضروري تحديد الأهداف وفق ترتيب واضح، والتركيز عليها واحدًا تلو الآخر لاستثمار الوقت وتنظيمه في العمل بشكل جيد لزيادة الإنتاجية.
- غياب المهنية والاحترافية: والتي تؤدي إلى فشل العمل، والسمعة السيئة للمنظمة كلها.
- عدم المصداقية: تعد من أهم المشاكل المتعلقة بسوء إدارة الوقت، وتسبب خسارة مادية.
وفي نهاية المطاف تعرفنا على كيفية إدارة الوقت بالشكل الصحيح، وفائدته في إنهاء الأعمال اليومية. فالحياة عبارة عن وقت يمضي بسرعة، ولكن المهم كيف ننظم هذا الوقت، ونستغله في تحقيق الطموحات وتطوير الذات.