كشف الرواتب Payroll تعريف المفهوم مع الأمثلة هو موضوع بحثي يبحث عنه كل من أصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة. فهو المحفّذ الأول للعمل وتطوير أعمال الشركة وتنظيمها دون أخطاء. ولكن كشف الرواتب يقوم على واجبات أساسية، تشمل خطوات معالجة كشوف الرواتب، وإعداد جداول الراتب، وتتبع ساعات العمل، والأموال المستحقة. بالإضافة إلى إصدار المدفوعات والاحتفاظ بالسجلات، ولكن ما هي أهمية تلك الخطوات؟ فمن المعروف أنه من السهل الاتفاق على راتب معين، ودفعه في نهاية كل شهر!. لكن الأمر ليس بتلك السهولة عندما يكون حجم الأعمال كبيرًا أو معقدًا. لذلك سنتناول في مقالنا اليوم كل مايتعلق كشوف الراوتب بشكل مفصّل، بحيث ستكون ملمًا باصدار كشوف الرواتب، وبخطوات معالجتها، ومزاياها وعيوبها والعمل بها. بالإضافة إلى أفضل برامج المحاسبة المستخدمة من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة.
ما هو كشف الرواتب Payroll
كشف الرواتب Payroll هو عبارة عن سجل يتضمن أسماء الموظفين والعاملين والمستحقات التي يجب دفعها لهم مقابل الأعمال التي يقومون بها. ويرجع استخدامها إلى النصف الثاني من القرن الثامن عشر. المقصود من كشف الرواتب أيضًا هو إجمالي التعويضات التي تلتزم الشركة أو المؤسسة بدفعها لكل موظف أو عامل، وذلك ضمن مواعيد محددة تكون غالبًا في اليوم الأول من كل شهر.
يتم في عملية كشف الرواتب مراعاة ساعات العمل الإضافي وإجمالي الأجور، بالإضافة إلى اقتطاع ضرائب التأمين الصحي والاجتماعي. وقد تتفاوت هذه التعويضات أثر عوامل معينة كالإجازات المرضية، والعلاوات، والإجازات مدفوعة الراتب، أو الإجازة بدون راتب، والأعمال الإضافية. ويتم إدارة كشف الرواتب عادًة من قبل محاسب، أو قسم الموارد البشرية، أو من قبل صاحب العمل، وذلك بناءً على حجم الشركة، ونوع أعمالها.
يعمل الموظف طيلة الشهر وينجز الأعمال المطلوبة منه مقابل أجر مادي. يتم حسابه بطريقة دقيقة عن طريق حساب ساعات العمل، والأعمال الإضافية التي قام بها، والمهمات، والعلاوات، والخبرات وغيرها.
بالنسبة للعاملين على رأس عملهم فيحصلون على رواتبهم بنهاية كل شهر، أما المتقاعدين فيتم صرف رواتبهم عادًة بين 20-25 من كل شهر وهذه المواعيد تختلف من بلد لآخر.
في الصورة أدناه نموذج عن كشف الرواتب، وما يحويه من اقتطاعات وخصومات وما إلى ذلك.
شاهد أيضًا متوسط رواتب الكويتين.
تعريف مفهوم كشف الرواتب Payroll
يعتبر كشف الرواتب Payroll عملية دفع أجور موظفي الشركة والعاملين فيها، والتي تشمل حساب ساعات العمل وحسابات أجور الموظفين وتوزيع المدفوعات. عن طريق الإيداع المباشر في الحسابات المصرفية للموظفين، أو عن طريق شيك، أو عن طريق بطاقة صراف آلي. يتوجب على الشركات أيضًا أداء وظائف محاسبية لتسجيل كشوف المرتبات، والضوابط المستقطعة والمكافآت وغيرها. كما يجب على الشركة أن تسجل المبلغ الذي يتعين دفعه للحكومة مقابل ضرائب الرعاية الطبية، والضمان الاجتماعي، والبطالة.
عندما يتعلق الأمر بمعالجة كشف الرواتب Payroll فمن الأفضل التعامل مع خدمة كشوف المرتبات، أو العمل مع محاسب. لأنك بهذه الطرق ستتجنب الكثير من الأعمال الإدارية المرهقة، والأعمال والمتعلقة بالضرائب والرسوم الاضافية. لذلك تقرر بعض الشركات الصغيرة القيام بذلك بمفردها، دون الاستعانة بأي مصادر خارجية لتوفير بعض المال.
انظر أيضًا راتب الحلاق في السويد بالدولار والكرون السويدي.
أمثلة عن كشف الرواتب Payroll
تقوم الشركة عادًة بمعالجة كشف الرواتب Payroll على فترات منتظمة، بالاستعانة بمصادر خارجية ممن تتعامل مع معالجة شيكات الرواتب، ومزايا الموظفين، والتأمين، والاستقطاعات. كما يتم الاستفادة من شركات التكنولوجيا المالية لتبسيط كشوفات الرواتب. والتي من شأنها توفير أكبر قدر من الراحة، والسرعة، وتوفير المستندات التعلقة بصرف الرواتب وفقًا لسجل الرواتب في الشركة.
تعتبر كشف الرواتب Payroll من النفقات الرئيسية لمعظم الشركات. وتكون قابلة للخصم بشكل دائم تقريبًا، مما يعني أنه يمكن خصم المصروفات من إجمالي الدخل، وبالتالي يقلل ذلك من دخل الشركة الخاضع للضريبة، ويمكن أن تختلف كشوف الرواتب من موعد دفع لآخر بسبب العوامل التي تم ذكرها أعلاه.
إليك بعض الأمثلة التي يمكن استخدامها لانجاز كشف رواتب الموظفين وهي:
- ارسال شيكات ورقية بالبريد إلى منازلهم، أو توزيعها في المكتب أو العمل.
- الإيداع المباشر في حساباتهم المصرفية.
- البطاقات مسبقة الدفع عبر الصرافات الآلية.
- مَحافظ متنقلة لإيداع الراوتب.
- النقد، ولكنها تتطلب الكثير من السجلات الورقية، وأكثر عرضًة للأخطاء.
أحد الأمور التي أود الحديث عنها في هذا القسم هو أنه في الولايات المتحدة الأمريكية، هناك قانون يسمى “قانون حماية العمال”. ويشمل هذا القانون أرباب العمل الذين تبلغ مبيعاتهم حوالي “500000 دولار”. يقوم هذا القانون على حماية الموظفين والعمال من بعض ممارسات الأجور غير العادلة، عن طريق تحديد الأجور وساعات العمل ومتطلبات العمل الإضافي وأجوره. بالإضافة إلى قيود بما يخص تشغيل الأطفال. على سبيل المثال، ما هي ساعات العمل؟ وما هي أجور تلك الساعات؟ وما هي الأعمار المناسبة للعمل؟ وساعات العمل الإضافية، وغير ذلك الكثير من الأمور التي تصب في ضمان السلامة العامة والحصول على المستحقات.
شاهد أيضًا متوسط رواتب الاماراتيين.
خطوات معالجة كشف الرواتب Payroll
هناك خطوات أساسية تتخذ شكل خريطة الطريق لعملية كشف الرواتب Payroll. والتي يجب اتباعها قبل البدء بحساب كشف الرواتب وهي:
- الحصول على رقم تعريف صاحب العمل.
- إنشاء سجل المعرفات الضريبية للبلاد التي تسكن فيها.
- جمع المعلومات الضريبية والمالية للموظفين.
- إعداد جدول الراتب.
- حيث يجب اختيار جدول الراتب المناسب لعملك.
- تحديد موعد لدفع الضرائب.
أما في حال أردت معالجة كشف الرواتب Payroll بنفسك، فيجب عليك اتباع الخطوات التالية:
- مراجعة جداول الموظفين بالساعة.
- تحديد أجر الأعمال الإضافية.
- حساب الراتب الإجمالي.
- تحديد الخصومات.
- حساب صافي الأجور.
- إصدار المدفوعات للموظفين. من خلال طريقة التسليم التي يرغبون بها، على سبيل المثال (الشيك أو الإيداع المباشر).
مزايا وعيوب كشف الرواتب Payroll
كغيره من الأمور المادية، إن كشف الرواتب Payroll يشتمل على إحدى المزايا بشكل رئيسي وهي قدرتها على إنتاج مجموعة متنوعة من التقارير، التي تبسط إجراءات المحاسبة وتساعد الشركات على ضمان امتثالها لمتطلبات الإيداع القانوني والضريبي. بما فيه مقدار الإجازات، والاستقطاعات للموظفين. كما أنها تسهل عملية كشف الرواتب، للوصول إلى مجموعة متنوعة من التقارير، وإنشاء سجل وقت الإجازة، بالإضافة إلى الوقت الشخصي الذي يستغرقه الموظفون خارج مكان عملهم، ضمن أوقات العمل.
أما فيما يتعلق بعيوب كشف الرواتب Payroll فيجب علي الشركة انجاز كشف الرواتب بالاعتماد على أفراد من خارج الشركة، للحصول على محاسبة دقيقة. وفي حالة حدوث خطأ يجب أن يتعامل الموظفين داخل الشركة مع الموظفين الخارجيين. مما يعرضهم للأخطاء، وبالتالي للعقوبات ضريبية.
ومن العيوب الأُخرى في كشف الراوتب هي أن خدمات كشف الرواتب أعلى من كشوف الرواتب في المنزل، أو عن طريق محاسب تقليدي. وذلك لأنها تفرض رسوم شهرية محددة، أو تقدم هياكل دفع مختلفة لمستويات مختلفة من الخدمة بسبب تكلفتها. وفي بعض الأحيان قد لا تكون خدمات كشوف الرواتب هي الخيار الأفضل للشركات الصغيرة التي تمتلك ميزانية عمل محدودة.
شاهد أيضًا متوسط رواتب القطريين.
برنامج كشف الرواتب
يعتبر برامج الراوتب هو البديل عن كشف الرواتب Payroll، وتختار بعض الشركات الاعتماد على برامج الرواتب فور إنشاء الشركة. حيث لا توجد رسوم شهرية إضافية على برنامج الرواتب، ويتضمن البرنامج عادًة قوائم ضريبية قابلة للطباعة، وجداول استقطاع. بالإضافة إلى المدخرات المالية التي تساعد أنظمة كشف الرواتب الداخلية في الحفاظ على خصوصية المعلومات المالية السرية. لكن يمكن أن تستغرق البرامج وقتًا طويلًا، مما قد يمثل مشكلة للشركات الصغيرة التي تملك عدد قليل من الموظفين.
تستفاد الشركات الصغيرة من برامج المحاسبة في كشف الرواتب لأنها تساعدهم على تتبع حسابات القبض، والحسابات الدائنة، وقياس كمية الربح، والاستعداد لموسم الضرائب. أما الأعمال التجارية الصغيرة فيمكنها استخدام البرامج الجاهزة دون الحاجة إلى تخصصات واسعة النطاق. وكلما زادت أعمال تلك الشركة تصبح احتياجاتها المحاسبية أكثر تعقيدًا. مما يتطلب إنشاء نظام مخصص لتخطيط، وتنظيم موارد ومدفوعات الشركة.
أفضل برامج المحاسبة
بعدما تعرفنا على كشف الرواتب Payroll بالتفصيل بقي لدي أن اقدم لكم بعض من أفضل برامج المحاسبة للشركات الصغيرة، وباعتبار أن المشروع الصغير لا يحتاج برنامج ضخم كالمشروع الكبير. قمنا بدورنا بالتقصي حول أفضل تلك البرامج للأعمال الصغيرة، واحتل برنامج (quick books online) المرتبة الأولى من حيث قيمة التكلفة، وسهول الاستخدام، والميزات، وقابلية التوسع في مجال كشف الرواتب.
يأتي في المرتبة الثانية برنامج (fresh books) كأفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة، بينما يحتل برنامج (QuickBooks Self-Employed )المرتبة الثالثة كونه الأفضل لأصحاب الشركات القائمة على الخدمات. أما في حال كنت تبحث عن برنامج مجاني مناسب للعمل الحر بدوام جزئي. سيكون برنامج (wave) هو البرنامج المناسب لأعمالك.
كيفية حساب ضريبة الرواتب
لا بد في عملية كشف الرواتب Payroll أن يتم حساب ضريبة الرواتب. حيث تعتمد طريقة حساب ضريبة الراتب على العمل الذي تقوم به، والقوانين السارية المحلية في بلادك. إنما وبحسب برنامج المحاسبة (quickbooks) هناك بعض المعلومات حول كيفية حساب ضريبة الراتب وهي كما يلي:
- أولًا: يجب حساب كشف الرواتب الإجمالي للموظفين عن طريق المعادلة التالية:
(أجر ساعة العمل ×إجمالي سعات العمل في فترة الدفع = الأجر الإجمالي) - ثانيًا: يجب أخذ خصومات ما قبل الضرائب فبعد تحديد الراتب الإجمال ستحتاج إلى استبعاد الخصومات الضريبية مثل:
- خطط التقاعد.
- خطط التأمين الصحي.
- مساهمات حساب التوفير الصحي.
- حساب الإنفاق المرن.
- بعض خطط التأمين على الحياة.
- خصم الضرائب والبطالة وضرائب الدخل على الراتب المتبقي.
- ثالثًا: أخذ الأجور المتبقية والاستقطاعات الاختيارية مثل:
- مساهمات مالية.
- خطط تامي العجز طويلة الأجل.
- تزيين أو حجز الأجور، أي عندما يتم حجز راتب قانونيا وإرسالها إلى طرف آخر.
- الرسوم النقابية.
في ختام مقالنا عن كشف الرواتب Payroll تعريف المفهوم مع الأمثلة. ننوه إلى أنه من الضروري جدًا الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة لا تقل عن خمس سنوات. بالإضافة إلى أنه يجب الإلمام بالحسابات الخاطئة، والأخطاء الشائعة والمحتملة وطريقة حلها. والأهم من ذلك كله يجب الإبلاغ حول أي تحديثات أو تعيينات جديدة في الشركة لمصلحة الضرائب، لتجنب المساءلة.