تعتبر معرفة عناصر خطة عمل المشروع أمرًا حاسمًا في نجاحه، لا سيما عند تطبيقها بشكلها الصحيح والتقيد بخطة المشروع. فبدء المشروع بطريقة صحيحة وتلافي الوقوع في الأخطاء، خيرٌ بألف مرة من الوقوع بها ومحاولة إصلاحها. لذلك عليك أن تتقن إدارة مشروعك بطريقة صحيحة لتضمن ألا تضيع جهودك سدى.
توفر خطة عمل المشروع الناجحة الكثير من المصاريف والنفقات التي من الممكن أن تدفعها دون الحاجة لها، كما توفر جدولًا زمنيًا يساعد في إنجاز المهام بوقتها المحدد ودون تزاحم وتوتر. وبالتالي تخفيف ضغط العمل ورفع السوية الإنتاجية، مما ينعكس على المشروع بأكمله.
أيضًا تعتبر خطة العمل خارطة ترشد جميع العاملين في المشروع وتشكل جسر تواصل بينهم. والآن، أصبح من الواضح أهمية وضعك خطة عمل لمشروعك، ما عليك سوى معرفة عناصر خطة العمل التالية، وهي موضوع مقالنا اليوم. ما هي أهم عناصر خطة عمل مشروع؟ كيف يمكن لهذه العناصر أن تساهم في نجاح مشروع؟ سنأتي على ذكر العناصر ونشرحها تباعًا.
العناصر الأساسية لخطة عمل مشروع
تحديد أهداف ومتطلبات المشروع
بصفتك مدير للمشروع، عليك أن تحدد ما هي أهداف مشروعك وما هي متطلباته. أيضًا عليك تحليل احتياجات جميع الأطراف المشاركة في المشروع، ومن ثم تجيب عن الأسئلة التالية: ما هي أهداف المشروع؟ ما النتائج التي يجب تحقيقها ليكون المشروع ناجحًا؟ هل تستحق أهداف المشروع كل التعب والعناء الذي ستبذله لتحقيقها؟
بيان نطاق المشروع
وهو من عناصر خطة عمل المشروع الأساسية والمهمة، والتي تبنى عليها خطة عمل المشروع. عليك أن تسجل في بيان نطاق المشروع جميع تفاصيل المشروع، خطوات سير العمل، ومتطلباته. عادة ما يكون بيان مدى المشروع مرجعًا لجميع الأطراف المشاركة أو الممولة للمشروع، للحصول على الموافقة والتأييد منهم للبدء بالمشروع.
قائمة المهام ومواعيد التسليم المقدرة
بعد أن حددت بيان مدى المشروع، عليك أن تضع المهام المطلوبة من كل عامل في المشروع، والمدة الزمنية المقدرة لتسليم النتائج. حيث يعتبر الزمن عاملًا مهمًا في نجاح أي مشروع، عليك احترامه. كما تفيد قائمة المهام أيضًا في تحديد المهام أو النتائج التي تحتاج موافقة مسبقة من المشاركين في المشروع.
ومن الممكن أن تكون قائمة المهام جدولًا زمنيًا بسيطًا أو جدول بيانات أو مخطط لتخطيط كل مهام المشروع ووضعها محط أنظار جميع أعضاء المشروع والمشاركين فيه.
جدول زمني للمشروع
قد يخلط البعض بين الجدول الزمني للمشروع، ومواعيد التسليم المقدرة في قائمة المهام، وهذا خطأ. عليك أن تعلم أن الجدول الزمني للمشروع أوسع وأشمل. وعليك أن تحدد فيه المدة الزمنية المقدرة لكل مرحلة من مراحل المشروع، المدة الزمنية المقدرة لبداية ونهاية كل مهمة، المدة الزمنية وهامش الأمان من الوقت لكل مرحلة أو مهمة في حال حصل تأخير أو مشاكل. لذا عليك أن تضع جدولًا زمنية دقيقًا ليكون بمثابة المعيار الحقيقي لتقدم وسير المشروع بالشكل الصحيح من عدمه.
تحديد الأدوار والمسؤوليات في المشروع
وهو عنصر حساس ومهم من عناصر خطة عمل المشروع الناجح. فمن غير المنطقي أن يعمل كل عضو من أعضاء المشروع في عدة مهام واختصاصات. لذا عليك أن تحدد الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بكل مهمة، كلٌّ حسب اختصاصه. وعلى سبيل المثال، قد يجهل ممول المشروع الكثير من الجوانب التقنية أو التفاصيل التي تحتاج خبراء مختصين. وهنا تكمن أهمية الاختصاص في العمل والتزام كل شخص بدوره.
إضافة لذلك، تسهل عملية تحديد الأدوار حصر الأخطاء ومحاسبة المخطئين، حيث يحاسب كل عضو في الفريق عن دوره ومسؤولياته، ويصبح من السهل كشف المخطئ وتعقب الخطأ. ولك أن تتخيل كيف سيكون الحال لو كان الأمر عشوائيًا.
أمًا الآن، وبعد أن شرحنا أهم عناصر خطة العمل لمشروع ناجح، سنشرح بعض العناصر الأخرى التي من شأنها أن تسهل المهمة على صاحب المشروع، وتساعده في إدارة مشروعه بطريقة صحيحة، ونذكر منها:
تقييم مخاطر المشروع وخطة الإدارة
من المهم تقييم المخاطر التي ينطوي عليها تنفيذ المشروع، وعليك أن تجيب بنفسك عن الأسئلة التالية: هل مؤسستك أو الجهة التي تعمل معها مستقرة في الوقت الحالي؟ ما هو مدى استعدادك لحدوث المخاطر؟ ماهي المخاطر التي من الممكن أن تتعرض لها خلال تنفيذ المشروع؟ هل لديك حلول أو خطة بديلة لو حدث معك أمر طارئ أو أيّ من المخاطرة المحتملة؟
بالطبع، قد لا تحدث أي من المخاطر، لكن لو حدثت ستعكر سير المشروع. لذلك لا بد من التقييم الصحيح لهذه المخاطرة ووضعها في الحساب.
ومن المفيد عند تقييم المخاطر ووضع الخطط البديلة، أن تصنف المخاطر المحتملة وفق أقسام، لتسهيل عملية اختيار الفريق المختص والمجهز للتدخل، كما يعتبر من المفيد أيضًا اكتشاف الأخطاء والمخاطر في مراحلها الباكرة لسهولة التعامل معها وحلّها.
قد تكون المخاطر أمرًا لا مفر منه، لذا تبدي المشاريع القوية استعدادًا دائما لمواجه وتحمل عبء المخاطر وسرعة التعامل معها.
خطة ضمان الجودة في المشروع
وهي من عناصر خطة عمل المشروع التي لا يمكن إغفالها أو تجاهلها، وينصب التركيز في هذه الخطة على منع وقوع الأخطاء وتقييم عملية الإنتاج لحظةً بلحظة. وذلك لمنع حدوث الأخطاء أو منع الوقوع بصدمة عند التقييم النهائي للمنتج. لذلك لا بد من وضع مقاييس ومعايير لكل مرحلة من مراحل المشروع، تضمن سير العملية بنجاح وتسليم المنتج أو المهام بالوقت المقدر والجودة اللازمة. وتصبح هذه المعايير هي الأساس عند مراجعة مراحل سير المشروع وعمليات التفتيش خلال التنفيذ.
تخصيص الموارد في المشروع
وهي أيضًا من العناصر المهمة في خطة عمل المشروع، ونقصد هنا بالموارد مختلف أشكالها، الزمنية والبشرية والمادية. وبالتالي، عليك تحديد جميع الموارد المتاحة لكل مهمة من وقت وفريق عمل وإمكانيات مادية ولوجستية تساعد في إنجاز المهمة وفق الخطة.
أيضًا من الضروري تخصيص الموارد لمنع الهدر والتكاليف في غير مكانها، والتعامل مع محدودية الإمكانيات بطريقة ذكية وباستغلال أمثل للموارد المتاحة دون ضياع وبأفضل نتائج ممكنة.
خطة الاتصال في المشروع
تحدد في خطة الاتصال للمشروع عدد المرات التي يجب أن تتحدث فيها مع أصحاب المصلحة الخارجيين أو الشركاء في المشروع. كما تفصل فيها نوع التحديثات التي يتوقعونها، والقرارات التي تحتاج إلى مراجعة وموافقة. كما عليك أن تحدد في خطة الاتصال من يتلقى تقارير العمل ومن يسلِّم هذه التقارير وما هو التنسيق الذي تنشأ التقارير وفقه. وذلك لتضمن التواصل الصحيح بين أعضاء الفريق أو العاملين في المشروع.
وتكمن أهمية وضع طريقة أو خطة للتواصل، في الكشف الباكر عن الأخطاء والاطلاع الدائم على التحديثات، وبقاء مدير المشروع بصورة سير العمل.
في الختام، نأمل أن تستخدم عناصر خطة العمل السابقة الذكر لتخطيط صحيح وقويم لمشروعك، يعود عليك بالفائدة.