طلب التغيير Change Request تعريف المفهوم مع الأمثلة، هو مصطلح يستخدم بشكل كبير في عالم الأعمال، حيث يقدم طلب التغيير لأسباب متعددة لمواكبة بيئة العمل، وتطورها باستمرار. فمن الصعب على أي شخص معرفة ما سيحتاجه العمل لتحقيق الأهداف المرجوة منه.
لذلك من الضروري أن يكون الشخص منفتحًا على التغيير لتحقيق العمل الناجح والمثمر، ويجب أن يكون قادرًا على التمييز بين التغييرات الضرورية وغير الضرورية. مع تحديد الميزانية والوقت اللازم لهذا التغيير. بالإضافة إلى ذلك استخدام قوة الإقناع، والابتعاد عن الفرض والإجبار من أهم أسس نجاح التغيير. لذلك سنتكلم في مقالنا التالي عبر موقع تجارتنا طلب التغيير Change Request تعريف المفهوم مع الأمثلة. مع التعرف على خطوات طلب التغيير، ومراحل إدارته الناجحة.
مفهوم طلب التغيير Change Request
- هو عبارة عن اقتراح رسمي لتغيير نظام أو خدمة أو منتج أو خط أساس لمشروع ما أو مستند. حيث يتم إرساله بواسطة مستند أو أداة يوضح المتطلبات، والمعلومات اللازمة لتقييم التغيير وتحديد أولوياته. وبمعنى آخر هو مستند إعلاني يوضح المعلومات اللازمة عن التغيير اللازم، وكيفية القيام لذلك، مع مختلف المعلومات المرتبطة بهذا التغيير.
- يحدد مفهوم إدارة التغيير مجموعة قواعد ومعايير من الواجب اتباعها أثناء طلب التغيير، وأحيانًا يتم إجراء التغيير اللازم دون كتابة طلب التغيير.
- وفي بعض الأحيان يتم التغيير من خلال إجراءات بسيطة دون الحاجة إلى كتابة طلب تغيير.
- وتتبع معظم المؤسسات والشركات قالب قياسي أثناء كتابة طلب التغيير Change Request، يوضح المعلومات اللازمة لإجراء التغيير.
- كما تتم الموافقة على الطلب من مجلس إدارة التغيير، بحيث تكون المسؤولة عن طلب التغيير.
شاهد أيضًا: طلب تغيير approved change request تعريف المفهوم مع الأمثلة.
أنواع طلب التغيير Change Request
يوجد عدة أنواع لطلبات التغيير تبعًا للهدف من التغيير، وهذه الأنواع كما يلي:
- التغيير الطبيعي: يهدف إلى تغيير في البنية التحتية للعمليات المختلفة.
- والتغيير القياسي: يهدف هذا التغيير إلى التطوير والتحديث، ويعتمد نظام محدد.
- التغيير الرئيسي: هو طلب لإجراء التغيير الكبير الذي يحتاج تمويل ضخم، ولكنه يحقق مكاسب مرتفعة.
- والتغيير الطارئ: هو ذو أولوية كبيرة، ويعتمد خطة واضحة لتجنب الفوضى.
فوائد طلب التغيير Change Request
تعتبر طلبات التغيير ضرورية، ولها فوائد عديدة أهمها:
- زيادة الكفاءة.
- الإدارة الفعالة عبر الاتصالات الداخلية ضمن منظومة العمل.
- المواءمة مع أهداف العمل بشكل عام.
- تحقيق التطوير، والتحسين وزيادة الجودة.
- زيادة قدرة الأفراد وتنميتها على الابتكار.
- توفير المعلومات اللازمة لحل المشكلات.
- اعتماد صيغة توجيهات ونصائح بدل تعليمات وأوامر.
- احترام العاملين في منظومة العمل وسمعتها الطيبة.
شاهد أيضًا: كيف تكون مدير ناجح محبب من الموظفين.
خطوات تقديم طلب التغيير Change Request
لا بد من إجراء عدة خطوات عند تقديم طلب التغيير Change Request. وهي كما يلي:
- تحديد الإجراء الواجب تغييره، والمتطلبات اللازمة لذلك. وكل ما يؤثر على هذه العملية.
- اختيار الفريق اللازم لتنفيذ التغيير: عبر توضيح الخطة اللازمة للتنفيذ، والعمل على تنفيذها اعتمادًا على أولويات واضحة.
- الرفض أو الموافقة على طلب التغيير.
- تحديد المسار اللازم للتغيير عبر تحديث جدول للمشروع، وتوضيح الخطط والوظائف والجداول والمتطلبات والمستندات اللازمة لذلك.
مراحل الإدارة الناجحة لطلبات التغيير
يوجد الكثير من العقبات التي يجب التغلب عليها لتنفيذ العمل، ويظهر طلب التغيير خلال مراحل العمل المختلفة. لذا يفضل امتلاك خطة لكيفية التعامل معها مبكرًا. ومراحل الإدارة الفعالة لطلب التغيير Change Request كما يلي:
- طلب المواد اللازمة: عندما تطلب من الشخص إنجاز التغيير بشكل جيد، يجب أن تطلب منه كتابة المواد اللازمة المفيدة لإنجاز التغيير. مع توضيحه لسبب ذلك، والمنفعة المتوقعة منه، لأن هذا يساعد على تحديد إن كان يستحق طلب التغيير Change Request الجهد أم لا.
- تحديد مكان طلب التغيير: ما هو نطاق طلب التغيير؟ وما هي المتطلبات اللازمة لذلك؟ وما هي جوانب العمل المتأثرة من التغيير؟ لأن هذا يساعد على تحديد الميزانية، والوقت اللازم لذلك.
- تقييم أولوية طَلب التّغيير: قبل البدء بتنفيذ طلَب التغيْير Change Request يجب التفكير بالمخاطر المحتملة، ومعرفة الفائدة المتوقعة من التغيير، وهل حقًا يحتاج التغيير لسبب ضروري؟ لذلك يجب تقييم الحاجة الملحة لطلب التغيير، ومعرفة آراء الفريق المختلفة حول ذلك.
- الموافقة على طلب التغيير أو الرفض: بعد معرفة أولوية طلب التغيير وفهمه وتأثيره على المشروع، حيث يمكن الموافقة عليه أو الرفض. وبشكل عام إذا احتاج طلب التغيير الحد الأدنى من العمل الإضافي، فإنه تتم الموافقة عليه مباشرةً. وإذا احتاج عملًا إضافيًا لمدة شهر فإنه يحتاج موافقة تنفيذية.
- تحديد مسار العمل: بعد الموافقة على طلب التغيير Change Request، يجب تحديد الزمن والمستندات اللازمة، ومتطلبات العمل المختلفة. بحيث يتم تحديد مسار العمل الجديد، ومدى تأثره بالتغيير. وتفويض المهام الضرورية للأشخاص المسؤولين عن هذه التغييرات الجديدة.
شاهد أيضًا: أهم صفات المدير الناجح في عالم الأعمال.
أمثلة حول مفهوم طلب التغيير Change Request
تعتبر طلبات التغيير ضرورية في الأعمال المختلفة، بحيث تهدف جميعها إلى المحافظة على سير العمل بشكل صحيح، إليك أمثلة حول مفهوم طلب التغيير عدة في مجالات متنوعة:
- مجال طلب تغيير البيانات: يكشف فريق خدمة العملاء في بنك ما أن العملاء يدفعون فاتورة خاطئة، ويتحقق فريق العمل عن الموقع ويكتشف أن لشركتين تنسيقات حسابات وأوصاف فوترة متشابهة. وبعد ذلك تقدم خدمة العملاء طلب لتغيير أوصاف التاجر للتمييز بين الشركتين.
- ومجال الوظائف: أدركت الشركة المصنعة لمكيف الهواء في منتصف مشروع تطوير منتجها، أنه لا يمكن التحكم في وظيفة تنقية الهواء بشكل جيد من وحدة التحكم عن بعد. لذلك ترسل الشركة طلب تغيير لوحدة الإنتاج لتضمين أزرار جديدة على جهاز التحكم عن بعد.
- مجال التوثيق: حددت الشركة المصنعة للقطار أن ضبط الفرامل غير صحيح ويسبب أعطال، لذلك يقدمون طلب تغيير مستعجل لفريق الصيانة لتحديث الإجراء اللازم في المعدات.
- والمجال الغير الوظيفي: تدل المتطلبات الغير الوظيفية لجزء معين من سلك الاتصالات أنه يجب على هذا الجزء أن يكون مقاومًا لدرجات عالية من الحرارة حوالي 90 درجة مئوية. بحيث تحدد المخاطر ثم يُقدم طلب تغيير هذا الجزء ليتحمل درجات حرارة تزيد عن 90 درجة مئوية.
شاهد أيضًا: الموظف الطموح والجيد وتأثيره على العمل.
وفي ختام مقالنا تعرفنا على طلب التغيير Change Request تعريف المفهوم مع الأمثلة. حيث يعد طلب التغيير Change Request ضروري لسير العمل بشكل جيد. ولكن يجب امتلاك المكان المناسب لإدارتها ووضع الخطة اللازمة لنجاح العمل، وتحقيق أهدافه العامة. وبمعنى آخر هو تحديد مواصفات متطلب سلوكي أو وظيفي أو غير وظيفي، بحيث يتم تفصيله بشكل جيد لتحديد أولوياته وتقييمه وتنفيذه.