ما هو الربح من صياغة اجراء عمل procedure في قسم في الشركة؟ سؤال يتردد في أذهاننا في كثير من الأوقات، وحتى نستطيع الإجابة عنه لابد من معرفة كل ما يخص procedure من صفات ومهام، فهذا الإجراء هو مجموعة العمليات ( process) اللازمة لإنجاز عمل ما. وكل خطوة من هذه العمليات تشير إلى مهمة يقوم بها أحد العاملين، فهي القاعدة الأساسية لأتمتة العمليات وإدارة الأعمال.
كما تأتي أهمية هذا الإجراء في إدارته للأعمال التشغيلية في الشركة، ومثال على ذلك إخراج البضائع، وعمليات البيع، وإجراء توزيع الرواتب وغيرها الكثير. مع الحاجة الماسة لأتمتة المعلومات، أصبح من الضروري إجراء عمل (procedure)، والتي تهتم بالإجراءات الإدارية، ولتجنب أي خطأ عند التحول إلى العمل الالكتروني. فكل شركة تسعى للعمل المثالي لابد أن يكون إجراء العمل procedure مكتوبًا ومنظمًا بين أفراد الشركة.
الربح من صياغة اجراء عمل procedure في قسم في الشركة
- إنشاء خطط قياسية ومنظمة للعمل وفقها في الشركة.
- التخفيف من الأعمال الإدارية في مراقبة الاعمال، والذي يساهم في تقليل التكلفة.
- كما أنه يمتلك القدرة في أتمتة المعلومات بالاستعانة ببرامج workflow أو برامج ERP وغيرها الكثير.
- بالإضافة إلى سهولة تدريب العاملين في الشركة على طريقة العمل، وتبسيط التواصل بين العاملين والإدارات.
- منع الفوضى من التسلل إلى الأعمال اليومية.
- إمكانية تحديد أي خلل إداري في الشركة، وبالتالي تقليل المخاطر.
- كما أنه يحسن الإنتاجية حيث تكون العمليات على شكل مخطط، واسترجاع المعلومات يتم فيه بسهولة، وبالتالي يتم توجيه المهمات بشكل متسلسل، مما يحسن الإنتاجية.
- تقليل التكاليف لأنه يساهم في تحسين العمل، وتقليل التكاليف للحد الأدنى.
كما ذكرنا سابقًا إن إجراء عمل procedure هو مجموعة عمليات، فإن هذه العمليات هي من ضمن قسم واحد مثل قسم المبيعات أو يكون بين عدة أقسام. ومثال على ذلك عملية طباعة رواتب العاملين، فالذي يتحكم فيه هو قسم الإدارة، وقسم الموارد البشرية وقسم الحسابات وكل قسم فيه إجراء عمل procedure محدد. وإذا دققنا أكثر في طباعة الرواتب فإن قسم الموارد البشرية له الدور الأكبر فيه.
وأيضًا عملية التوظيف في الموارد البشرية فإذا خططنا لها بدءًا من الإعلان عن الوظيفة وحتى تدريب الموظف، فإنه يوجد عدة خطوات للعملية، ويكون سير العمل كالتالي:
- نشر مسؤول الموارد البشرية عن الوظيفة.
- ثم تقدم عدد من المرشحين لها.
- بعد ذلك يقوم مسؤول الموارد البشرية باختبار المرشحين، واختيار الأنسب.
- ثم استدعاء المرشحين لهذه الوظيفة.
- وبعد ذلك يتم اختيار أفضلهم.
- ثم إجراء مفاوضات من أجل الراتب لتتم الموافقة بين الطرفين.
توزيع مهام صياغة اجراء عمل procedure في قسم في الشركة
يوجد الكثير من وظائف الشركة تشترك في نجاح سير العمليات بشكل عام وتتوزع أدوارهم كالتالي:
- Process Owner مالك العملية: هو الذي يرسم الخطوط العريضة اللازمة لإجراء العمل، ويعمل على توزيع المسؤوليات على العاملين. وتقع على عاتقه نتائج العمل، ويسهل من إجرائه، ويتجاوز ثغراته. وهي مهمة middle managers المدراء الوسطاء.
- Process Expert خبير العملية: هو الموظف الخبير بخطة إجراء العمل، ولكت لا يملك صلاحية التعديل، بمعنى آخر هو المشرف على العمل ضمن الشركة Supervisor.
- Process Worker منفذ العملية: هو موظف أو أكثر مسؤول عن تنفيذ أجراء العمل.
طريقة الربح من صياغة اجراء عمل procedure في قسم في الشركة
وتتم عبر عدة خطوات وهي كالتالي:
- تحديد الهدف: ما هو الهدف من procedure ؟ ولماذا تم إنشاؤه؟ وكيف تتأكد إذا كانت ناجحة؟
- تخطيط procedure: هو وضع خارطة الطريق للعملية والاستراتيجية اللازمة لتحقيق الهدف.
- تحديد procedure : حيث يتم في هذه الخطوة تحديد المهام الفردية، وتوزيعها على العاملين لتنفيذ المخطط.
- اختبار procedure :هو تشغيل العملية بشكل مصغر لمعرفة جودة أدائها، والقيام بالتعديلات اللازمة في حال وجود أية فجوات.
- تنفيذ procedure: يتم فيها التشغيل، وتدريب العاملين على عملهم.
- مراقبة النتائج: وهي مراجعة procedure، وتحليلها، وتوثيق التاريخ.
- التكرار: إذا كان هذا المخطط ناجحًا وحقق الأهداف المرجوة، فإنه بالإمكان تكرارها في العمليات المستقبلية.
الصفات الأساسية حول الربح من صياغة اجراء عمل procedure في قسم في الشركة
ليكون هذا الإجراء مثالي فأنه يتسم بعدة صفات وهي:
- أن يكون procedure محدودًا، أي له نقطة بداية ونقطة نهاية، وعدد محدد من الخطوات.
- وكما يجب أن يكون قابلًا للتكرار بحيث يمكن الاستفادة منه عدة مرات.
- ويجب أن تكون المهام ذات قيمة، وليست فقط قابلة للتنفيذ لأن أي خطوة لا تفيد فإنه لا داعي لوجودها.
- وأن يتمتع بالمرونة أي قابل للتغيير وليس في قالب جامد.
وفي نهاية هذا المقال نكون قد وضحنا ما هو الربح من صياغة إجراء عمل procedure في قسم في الشركة، وتعرفنا على أهم ميزاته و طوات أجراء العمل الناجح وطريقة توزيع المهام بين أفراد الشركة. مما يضمن سير الخط المنهجية للشركة على أكمل وجه.