يتضمن شرح معنى إدارة المستودعات Warehouse Management العديد من المصطلحات الهامة في علم الإدارة، إذ يعتبر المستودع مثل شركة قائمة بحد ذاتها، فهو يترتب عليه مجموعة من المهام الواجب تنفيذها بأعلى كفاءة ممكنة، وبأقل قدرٍ ممكنٍ من الأخطاء.
تتضمن عملية إدارة المستودعات سلسلة من الخطوات المتتالية، تبدأ بوصول البضائع والمنتجات إلى المستودع وتنتهي بشحنها إلى الأماكن الهدف. وما بين هاتين الخطوتين تتلخص الإدارة الصحيحة للمستودع. يعد التنسيق بين العاملين في المستودع ومديرهم أهم خطوات الإدارة الناجحة، إذ أن العشوائية سوف تؤدي إلى تعقيد العمل ووقوع أخطاء كبيرة قد يصعب تلافيها، لذلك يجب اتباع الاستراتيجية الملائمة لإدارة المستوعات والتي يحددها مدير المستودع. وسنتعرف في هذا المقال على شرح معنى إدارة المستودعات Warehouse Management.
شرح معنى إدارة المستودعات Warehouse Management
تشمل إدارة المستودعات تنظيم العمليات اليومية القائمة في المستودع. بما في ذلك استلام البضائع وتنظيم مساحة المستودعات وجدولة العمالة وكذلك إدارة المخزون وتنفيذ الطلبات. إذ تتلخص الوظيفة الاساسية لإدارة المستودعات في تحسين كل من العمليات السابقة ودمجها والتنسيق فيما بينها، وذلك لضمان زيادة إنتاجية أعمال المستودع والحفاظ على التكاليف بحدودها الدنيا.
شاهد أيضًا: ما هي طريقة إدارة شركات عن بعد
فوائد إدارة المستودعات
عمليات إدارة المستودعات بشكل عام غير مرئية للعملاء، لكنها تلعب دورًا حيويًا وراء الكواليس في ضمان التسليم في الوقت المحدد. وفيما يلي نورد اهم فوائد إدارة المستودعات:
- تشغيل المستودعات بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والدقة. على سبيل المثال، تتضمن إدارة المستودعات تحسين استخدام مساحة المستودعات لتسهيل عثور الموظفين على المخزون وكذلك تنفيذ الطلبات بكفاءة، أيضا تنسيق الاتصالات مع الموردين وشركات النقل لضمان وصول المواد وشحن الطلبات في الوقت المحدد.
- يمكن أن تمتد فوائد الإدارة الجيدة للمستودعات إلى سلسلة التوريد بأكملها، مما يعزز العلاقات مع الموردين وكذلك العملاء.
الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المستودع
قبل الدخول في تفاصيل إدارة المستودعات، قد يكون من المفيد فهم بعض المصطلحات الشائعة. على سبيل المثال، غالبًا ما يتم استخدام مصطلحات إدارة المخزون وإدارة المستودعات بالتبادل، ولكن هناك اختلافات رئيسية:
- إدارة المخزون
تركز إدارة المخزون على طلب المواد اللازمة لصنع المنتجات أو تلبية الطلبات وتخزينها ونقلها وانتقاءها بكفاءة وفعالية. يتضمن المخزون كل شيء في المستودع كالمواد الخام والمنتجات النهائية. لذلك فإن إدارة المخزون هي مجموعة فرعية من إدارة المستودعات. تركز بشكل خاص على الاحتفاظ بأقل قدر ممكن من المخزون لتوفير المساحة والتكاليف.
- إدارة المستودعات
هو مصطلح أوسع يشمل جوانب أخرى من أعمال المستودعات، مثل تنظيم المستودعات والتصميم والعمالة وتنفيذ الطلبات ومراقبة المستودعات وإعداد التقارير.
شاهد أيضًا: الفرق بين إدارة التسويق وإدارة المبيعات
نظام الإدارة في المستودعات (WMS)
نظام إدارة المستودعات (WMS) هو حل برمجي يهدف إلى تبسيط تعقيد عملية إدارة المستودع. غالبًا ما يتم اعتباره كجزء من مجموعة تطبيقات الأعمال المتكاملة لتخطيط موارد المؤسسة، كما يمكن لـ WMS أن يدعم ويساعد على تحسين جميع جوانب إدارة المستودعات. كما يلي:
- الاستفادة من البيانات والأتمتة لإجراء تحليلات الطلب والتنبؤ بالمبيعات وإنشاء خطط تشغيل يومية فعالة.
- تقديم نظرة ثاقبة وفعالة في الوقت المناسب عن موقع المخزون وكميته.
- مشاركة البيانات مع وحدات تخطيط موارد المؤسسات الأخرى أو منتجات البرامج المستقلة، مثل برامج المحاسبة وإدارة النقل، لزيادة كفاءة العمليات التجارية.
- مراقبة الإنتاجية والإبلاغ عنها لتقديم فهم أعمق لمدى كفاءة تشغيل المستودع الخاص بك وأين يمكنك إجراء تحسينات على جغرافية المستودع وتحسين مساحته.
- إنشاء اتجاهات خطوة بخطوة لإرشاد المستخدمين خلال العمليات اليومية، مثل استلام وانتقاء وتعبئة أوامر الشراء باستخدام قواعد بيانات محددة مسبقًا.
شاهد أيضًا: كيفية إدارة الشركات الصغيرة
مبادئ الإدارة الناجحة للمستودعات
يمكن أن يساعدك فهم المبادئ العامة لإدارة المستودعات على تركيز جهودك لتحسين الطريقة التي يعمل بها المستودع الخاص بك. تشمل هذه المبادئ ما يلي :
- معرفة الهدف الاساسي لإدارة المستودع: على سبيل المثال، هل لدى عملائك متطلبات تسليم محددة؟ هل يحتاج مخزونك إلى تخزين متخصص؟ بالإضافة إلى ذلك، تهدف جميع عمليات المستودعات إلى استخدام مساحة المستودعات والعمالة والمعدات بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
- التحكم والمراقبة الشاملة: تتضمن إدارة المستودعات تنسيق العمليات المعقدة التي تتضمن العديد من العناصر مثل الأشخاص والمعدات والمخزون. يحتاج مديرو المستودعات إلى أن يكونوا قادرين على تتبع كل عملية من أجل ضمان عملها بسلاسة وحل المشكلات التي تحدث. تعد مراقبة الجودة أمرًا بالغ الأهمية لضمان تنفيذ الأعمال بدقة.
- المرونة: يجب أن يكون مديرو المستودعات قادرين على تغيير الخطط بسرعة، سواء كان ذلك بسبب وصول المواد تالفة أو بسبب سوء الأحوال الجوية الذي قد يؤخر الشحنات. من المهم أيضًا أن يكونوا قادرين على ضبط العمل لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.
- التركيز على العملاء: يعد التسليم في الوقت المحدد، مع المنتج الصحيح، أحد أهم المقاييس عندما يتعلق الأمر بخدمة العملاء ورضاهم.
خطوات إدارة المستودعات
تتضمن إدارة المستودعات ست عمليات أساسية. تؤثر كل عملية على كفاءة العملية التالية، لذلك يجب تحسين كل خطوة لتشغيل المستودع بأعلى كفاءة ممكنة:
- الاستلام: ويتم عن طريق التحقق من العناصر الواردة وتسجيلها، وكذلك التحقق من الكميات الواردة في الوقت المحدد.
- الحجز: وهو نقل العناصر من رصيف الاستقبال إلى مواقع التخزين الصحيحة.
- التخزين: وهو عملية ترتيب المخزون ووضعه في مكانه الصحيح والآمن لتمكين الانتقاء السريع والدقيق للمواد المطلوبة.
- الانتقاء: أي جمع العناصر المطلوبة لتنفيذ أوامر المبيعات.
- التعبئة: تحضير العناصر المختارة للشحن. يجب تعبئتها بأمان في العبوة الصحيحة مع قسيمة تغليف دقيقة.
- الشحن: وهو إرسال أوامر المبيعات النهائية، مع التأكد من أنها على السيارة المناسبة، في الوقت المناسب، مع الوثائق الصحيحة، حتى يتلقى العملاء طلباتهم في الوقت المحدد.
شاهد أيضًا: مشروع مستودع ادوية دراسة جدوى مشروع مخزن ادوية
مؤشرات الأداء الرئيسية للمستودعات
غالبًا ما يتتبع مديرو المستودعات مؤشرات الأداء الرئيسية التالية:
- كفاءة الاستلام: أي حجم البضائع المستلمة لكل مشغل مستودع في الساعة. تشير الدرجات الأعلى إلى كفاءة أكبر في الاستلام، بينما تشير الدرجات المنخفضة إلى أنه قد تكون هناك مشاكل يجب التحقيق فيها.
- دقة الانتقاء: عدد الطلبات المنتقاة بدقة مقسومًا على العدد الإجمالي للأوامر المختارة، وكلما كانت الدقة أقرب إلى 100٪، كان ذلك أفضل.
- مهلة الطلب: متوسط الوقت الذي يستغرقه الأمر للوصول إلى العميل بمجرد تقديم الطلب. للحصول على أعلى مستوى من رضا العملاء، كلما كانت المهلة أقصر، كلما كان ذلك أفضل.
- معدل إرجاع المنتج: معدل إرجاع البضائع المباعة بواسطة العملاء، محسوبًا بقسمة عدد العناصر التي تم إرجاعها على عدد العناصر المباعة. للحصول على صورة كاملة لمؤشر الأداء الرئيسي هذا، من المهم التفكير في سبب إرجاع المنتجات. قد لا يشير طلب العميل للمنتج الخطأ عن طريق الخطأ إلى مشكلات تشغيل المستودع، ولكن هناك مجال للتحسين إذا كان العملاء يتلقون غالبًا منتجات غير صحيحة أو سلع تالفة.
- معدل دوران المخزون: مقدار المخزون الذي يتم بيعه واستبداله في فترة زمنية معينة. يتم حسابها بقسمة التكلفة الإجمالية للسلع المباعة خلال الفترة على متوسط تكلفة المخزون خلال تلك الفترة.
في الختام، نجد أن شرح معنى إدارة المستودعات Warehouse Management يلخص عملية إدارة المستودع بطريقة ناجحة، إذا ما تم اتباع الاستراتيجية الصحيحة في الإدارة، وكذلك وجود التنسيق بين مختلف العاملين في المستودع.