الهيكل التنظيمي للمؤسسات
يعتبر الهيكل التنظيمي العمود الفقري الذي تبدأ منه جميع الشركات والمؤسسات التي تكون قيد التشييد، بهدف تنظيم العلاقات الرسمية بين الأفراد التي تضمها المنظمة، سواء من خلال تحديد السلطات، أو المهام الخاصة بكل فرد، مع تحديد طرق التنسيق بين كل النشاطات المدرجة ضمن خطة عمل الشركة، بالإضافة إلى تحديد طرق المحاسبة والمساءلة.
بالتالي يساعد الهيكل التنظيمي المؤسسات على النمو السريع، وذلك بالتركيز على الأهداف العامة للمؤسسة دون التركيز على الأهداف الفرعية التابعة لكل قسم من الأقسام، بالإضافة إلى العمل على تطوير مهارات الفريق، والتحكم بالموارد البشرية، بتحديد الأدوار والمسؤوليات التابعة لموظفي المؤسسة، كما يمكن من خلال الهيكل التنظيمي خلق بيئة تواصل جديدة بين أفراد المنظمات، تتناسب مع طبيعة العمل الكائن فيها.
وبسبب الأهمية الكبيرة لهذا المفهوم، كان من البديهي تطوره بمرور السنوات لينتقل من الشكل الهرمي الذي يوصف بالبيروقراطي وصولًا إلى الإدارة الذاتية، ومع وجود هذا التنوع في نماذج المخططات التنظيمية، لا بد من معرفة كيفية اختيار النموذج الأنسب لعمل المؤسسة من خلال الفهم الجيد للآلية التي تعمل بها هذه المؤسسة، وسنطلع على هذا الأمر من خلال مقالنا هذا.
التسلسل الإداري:
حيث يتم معرفة من الذي يقدم التقارير والمعلومات، ومن الذي يستلمها، ومسؤول عن مراقبتها، وتقيمها، وينقسم بطبيعة الحال إلى نوعين رئيسيين هما:
تسلسل إداري طويل:
- يتميز بتعدد طبقات المدراء وكثر الرؤساء في المنظمة مما يجعل الهرم الوظيفي طويلًا من الناحية الرأسية، وتصبح عمليات اتخاذ القرارات بطيئةً جدًا.
تسلسل إداري قصير:
- يتميز بعدد طبقات صغيرة من المدراء، مما يمنح مسؤوليات لأكثر من فرد ضمن المنظمة، لزيادة السرعة في اتخاذ القرار، مع مراعاة أن لكل مدير سلطة على عدد أكبر من الأفراد ضمن فريق العمل، ولديها الحرية في اتخاذ القرارات التي يراها مناسبة في سير العمل.
معرفة نطاق السيطرة:
يتم من خلالها معرفة عدد الأفراد القادرين على التفاوض بشكل مباشر وفعال مع الإدارات العليا، مع الأخذ بعين الاعتبار أن نطاق السيطرة يزداد كلما زادت نسبة الأفراد المرؤوسة إلى الرؤساء.
المركزية:
أي تحديد من المسؤول عن اتخاذ القرار في المنظمة، ونلاحظ في هذا المجال منهجين رئيسيين هما:
النهج المركزي:
- وتعني أن السلطة داخل المؤسسة تكون محددة ضمن شخص واحد أو عدد قليل من الأشخاص، حيث تكون السلطة الخاصة بالعاملين أشبه بالمعدومة، مما يجعل عملية اتخاذ القرار تأخذ كثرًا من الوقت، الأمر الذي ينتج عنه تعطلًا للكثير من الأعمال.
النهج اللامركزي:
- تكون فيه السلطات موزعة بشكل منطقي على جميع عناصر الهيكل التنظيمي، حيث تمتلك كل طبقة م طبقات الإدارة ضمن المخطط التنظيمي صلاحيات تمكن المدراء من اتخاذ قرارات معينة خاصة بقسم كل مدير من المدراء، مما يرع عملية اتخاذ القرارات، ويقلل من شدة الرقابة.
التخصص:
تقوم فكرة التخصص على مدى فهم أفراد المؤسسة لما يقومون به، وتقسيم العمل بناءً على هذا، حيث من الممكن وجود درجات تخصصية عالية تمكن الموظفين من التعامل مع المشاكل مما يسرع الإنتاجية، كما من الممكن أيضًا وجود مؤسسات تقبل بدرجات تخصصية أقل، عن طريق خلط مجموعة متنوعة من المهام، مما يزيد المرونة داخل أعمال المؤسسة.
الرسمية:
تحدد كيفية تنظيم المهام ضمن المؤسسة، حيث تتفاوت درجة الرسمية من منظمة لأخرى، فمن الممكن وجود منظمات
ذات رسمية شديدة، تمتلك العديد من القواعد الدقيقة التي تحد من الحرية الخاصة بالعاملين، بينما توجد مؤسسات
أخرى تمنح حرية أكبر لموظفيها في جو أقل من الرسمية، بمنح فرص للإبداع والابتكار.
كيفية اختيار الهيكل المناسب للمؤسسة:
من المعلوم وجود العديد من نماذج الهياكل التنظيمية التي تتميز عن بعضها البعض بكيفية توزيع السلطة والمهام، فكل
منها مخصص لنوع محدد من المؤسسات التي تختلف عن بعضها في العديد من الأمور، لذلك من المهم معرفة كيفية
اختيار الهيكل المناسب للمنظمة، حيث أنه من المهم لكل صاحب عامل أن يختار المخطط التنظيمي الخاص بمؤسسته
لأنه الوحيد القادر على فهم طبيعة العمل ضمنها، وكيفية توزع أفراد الفريق وخبراتهم، ولكن بشكل عام يوجد بعض
العوامل التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار في عملية اختيار الهيكل المناسب، ألا وهي:
الاستراتيجية:
من المهم جدًا أن يدعم المخطط استراتيجيات المنظمة وأهدافها، فعلى سبيل المثال إن أراد مدير العمل أن يكون مقر
المؤسسة مستقرًا، فيتوجب عليه أن ينتقي مخطط يتميز بالرسمية والمركزية، أما إذا كان هدفه الأسمى يسعى إلى
الإبداع الدائم، فيجب أن يختار مخطط يوفر الحرية واللامركزية.
الحجم:
يلعب حجم المؤسسة دورًا هامًا في اختيار المخطط المناسب، فمن الطبيعي وجود اختلافات ادارية بين الشركات
الكبيرة والمتوسطة والصغيرة الحجم، فلكل منها مواردها وميزانيتها، وحجم مختلف من العلاقات والتعاملات
والعملاء.
بيئة العمل:
- حيث تؤثر بيئة العمل التجارية، وما يحيط بها من بيئات ثقافية واقتصادية واجتماعية على قرار اختيار المخطط التنظيمي.