شرح القيود المحاسبية | أهم أنواع القيود المحاسبية وطريقة عملها، كونها ترتيب خاص إداري يعمل على معالجة البيانات وتسجيلها بتسلسل زمني محدد، مثل تلك المصطلحات والمفاهيم تساهم بشكل كبير في تحسين أداء الشركة وخاصة فيما يتعلق بالنفقات والمصروفات التي يتم اهدارها في المكان الغير سليم، القيام بتلك المهمة تتطلب خبرة من قبل المدير أو المحاسب وربما موظف تم تعيينه في الشركة، في هذا المقال نقدم شرح القيود المحاسبية | أهم أنواع القيود المحاسبية وطريقة عملها.
ما هي القيود المحاسبية
القيد المحاسبي مصطلح شائعاً في الشركات التجارية وجميع المنشآت التي تمارس أنشطتها على أرض الواقع، وعرف على أنه المادة الخامة للمحاسبة، والتراكمات التي تشكلت في السجلات التجارية وتقوم على تغذية الميزانية العمومية للشركة وبيان الدخل كل عام، نتعرف على ما هي القيود المحاسبية ومضمونها فيما يلي:
- إن الغاية الأساسية من عملية المحاسبة المالية هي إيصال المعلومات المالية إلى أطراف عدة، لتوجيه مسار الشركة إلى الوجه السليم لديها بحيث لا يحدث لديها أيا انحراف.
- وليتم ذلك الإجراء لا بد من إعداد الخطوات والإجراءات التتابعية، ومتداولة بين مجتمع المحاسبين بأنها الدورة الحسابية.
- يتضمن القيد الحسابي جميع المعاملات وفتح حساب لكل شخص يتعامل مع المشروعات المحددة.
- وبصورة عامة نصل إلى أن القيد الحسابي هو تسجيل رسمي للمعاملات وللصفقات التجارية في دفاتر الشركة.
- حيث يتألف القيد من طرفين وهما طرف الدائن وطرف المدين، وغالباً ما يتم تنفيذ تطبيق نظام القيد المزدوج.
شاهد أيضا: ما هو عمل المحاسب Accountant؟ طبيعة عمل المحاسب وأهم المتطلبات والمهام والمسؤوليات
أنواع القيود المحاسبية
إثبات المعاملة المالية التي تتم بين طرفين في الشركة أو عدة أطراف هي الميزة البارة في القيد الحسابي، فهو بذلك يسعى لتنظيم جميع التحركات التجارية وإثباتها، نتعرف بصورة أوسع على انواع القيود المحاسبية فيما يلي:
قيود الإدخال Transaction Entry
- يستخدم هذا النوع لتسجيل المعاملات المالية المتعددة.
- من أهم تلك المعاملات المالية التي يتم تسجيلها في قيود الادخال:
- الإيصالات النقدية
- استلام النقد
- شراء أصل ثابت
- الفواتير مثل فاتورة مورد أو عميل.
قيود التسوية Adjusting Entry
- وتعرف على أنها القيود التي وجدت لإجراء التعديل على بعض الحسابات.
- كذلك تسجيل الإيرادات والمصروفات الغير موثقة في نهاية الفترة الحسابية
- تتفرع قيود التسوية إلى عدة انواع منها البنود المقدمة، والبنود المستحقة، كذلك البنود المقدرة.
- من أهم الأمثلة على الحسابات المالية التي يتم توثيقها في قيود التسوية:
- حيث المصروفات المدفوعة مقدمًا.
- كذلك المصروفات المستحقة.
- أيضا الإيرادات المدفوعة مقدمًا.
- الإيرادات المستحقة.
قيود الإقفال Closing Entry
- تستخدم تلك القيود لإغلاق الحسابات المؤقتة، بحيث يتم ترحيل الرصيد المتوفر في الحسابات المؤقتة إلى حساب الأرباح المحتجزة.
- ومن أهم الأمثلة على الحسابات المالية التي يتم توثيقها ضمن قيود الاقفال:
- حيث حساب الإيرادات.
- حساب المصاريف.
- كما حساب ملخص الدخل.
- حساب توزيعات الأرباح.
شاهد أيضا: ما هو الرهن العقاري؟ وما أنواعه؟ معلومات شاملة حول الرهون العقارية
طريقة عمل القيود المحاسبية
تقع وظيفة إنشاء سجلات تجارية خاصة بالقيود المحاسبية على المحاسب، والمحاسب الناجح يدرك أهمية إنشاء القوائم المالية والتحليلات المالية بصورة تعمل على تحسين اداء الشركة، مع المتابعة الدورية لحركة المصروفات والإيرادات، نستعرض آلية وطريقة عمل القيود المحاسبية:
- يتطلب في البدء بحصر جميع الأشياء الموجودة في الشركة، والقدرة على تقييمها حيث تشمل عد أصول وأموال سواء داخل المخازن أو البنوك، مع الاخذ بالاعتبار حصر الالتزامات لدى الغير.
- تأتي الخطوة التالية بحيث يتم من خلالها تحديد نتائج إعادة التقييم، مع حصر جميع الأصول الملموسة والالتزامات التي تم التحقق منها.
- أيضا ضرورة الحصول على الوثائق التي تؤكد ملكية الشركة للأصول الثابتة والمتداولة.
- كما يجب وضخ خطة مواجهة طارئة، خاصة في حال الشركات كانت تعمل دون سجلات الضريبية، أيضا الالتزامات تجاه الموردين وما شابه.
شاهد أيضا: ما هو نظام السوق المالي وكيف يعمل وما هي أنواع الأسواق المالية
طريقة كتابة القيد بدفتر اليومية
شكل من أشكال السجلات المالية المحاسبية اليومية، حيث يستخدم لتوثيق جميع الأنشطة والممارسات التي تتم داخل المؤسسة أو الشركة، بناءً على نظام محدد، أو حسب التسلسل الزمني لها، حيث يتم معالجتها على شكل قيود مالية، أحد أهم خانات الدفتر الدائن والمدين، نتعرف فيما يلي طريقة كتابة القيد بدفتر اليومية:
- حيث يتم تحديد قوائم تشمل المدين
- كذلك الطرف الدائن.
- كما البيان: يتم فيه توضيح القيد المحاسبي.
- مركز التكلفة: يتم فيه هذا القيد
- أيضا رقم القيد: وهو عبارة عن رقم تسلسلي للعملية المحاسبية يتم ترتيبه بناءً على ما سبقه من العمليات.
- رقم صفحة الأستاذ: وهو الرقم الذي يتم فيه ترحيل هذا القيد إليها.
- ولا بد من توضيح خانة التاريخ: والمقصود به اليوم الذي حدثت فيه المعاملة اليومية ومن المفترض ان يكون تاريخ تسجيل القيد.
الأخطاء التي تطرأ على القيود المحاسبية
الأمر لا يخلو من وجود أخطاء عند توثيق القيود ومعالجتها، ومع ذلك فإن تلك الأخطاء تؤثر على إدارة الشركة وتنظيم ممارساتها وخاصة العمليات المحاسبية، ومما يتعين الدقة عند تنفيذ القيد والمراجعة ومن أبرز الأخطاء التي تطرأ على القيود المحاسبية نذكرها فيما يلي:
- حذف أو سهو: يأتي ذلك في حال نسيان عملية التسجيل أو ذكر بعض التفاصيل الدقيقة.
- أيضاً الأخطاء الإرتكابية والتي تنتج عند ضرب وطرح وجمع أي العمليات الحسابية البسيطة.
- كما الأخطاء الفنية: تبرز في حال عدم فهم المحاسب أمراً ما، أو عدم اتقانه لقواعد المحاسبة.
- الأخطاء المعوضة: وهي أخطاء فعلية تصل إلى إصدار قوائم مالية غير دقيقة.
- الأخطاء الكتابية: كأن يكون تكرار بعض القيود أو كتابة القيود المحاسبية بصورة معكوسة ومن هذا القبيل.
طرق إدخال قيود محاسبية
الصورة الشائعة لكتابة تلك القيود هي النظام اليدوي، مع تطور الأنظمة المحاسبية وبرامجها ادى إلى التطور في عملية إدخال القيد بحيث يتم بصورة آلية توضيح لطرق إدخال قيود محاسبية في الاسطر التالية:
القيد المحاسبي اليدوي
حيث يتم القيد المحاسبي يدوياً على دفتر الملاحظات.
- يتم اللجوء إليه في حال إدراج عشرين عملية فقط، أي تقتصر على العمليات الصغيرة.
- كذلك الاستفادة من جهاز الكمبيوتر عبر استخدام برامج المحاسبة.
- يحتاج حينها معرفة جيدة بالمحاسبة وجهاز الكمبيوتر للاستفادة على النحو الصحيح.
- علماً بأنه توجد برامج مجانية تساهم في توثيق القيود المحاسبية.
القيد المحاسبي الآلي
- أدى وجود الجيل الرابع إلى التطور بنظام المحاسبة، بحيث يتم إدخال البيانات بطريقة تلقائية.
- لا يحتاج لعمليات الإدخال أو اجراء تسويات مصرفية.
- كذلك الأمر لا يستدعي اتقان برامج المحاسبة.
القيد المفوض للمحاسب
- هنا يتم تفويض جميع الأمور المالية إلى محاسب.
- ومع ذلك فإن يحتاج إلى تكلفة مالية تعويضاً لعمل المحاسب.
شاهد أيضا: نظام القيد المزدوج Double Entry System التعريف المفهوم الأمثلة
شرح القيود المحاسبية | أهم أنواع القيود المحاسبية وطريقة عملها، أصبحت عملية التسجيل والتوثيق ضمن الإدارة السليمة للشركة، وفي حال عدم توثيق البيانات وخاصة الضريبية والتزامات الغير فإن ذلك يؤدي إلى انحراف الشركة وربما اغلاقها وتراكم الديون وخاصة البنكية.