الوصف الوظيفي Job Description تعريف المفهوم مع الأمثلة هو من المصطلحات التي قد تراها صعبة. ولكنها ليست كذلك! فبعد قراءتك لمقالنا ستجد مدى سهولتها وأهميتها بذات الوقت. فمن المعتاد أن يتم توظيف الأشخاص بحسب المعرفة أو الصداقة، أو بحسب الشهادة الجامعية فقط. ولكن الوصف الوظيفي الذي يعتمده من يريد مستقبل زاهر لمنظمته هو من الأمور المنسية بالنسبة للبعض، وخصوصًا في البلدان النامية. حيث يحدد الوصف الوظيفي الكثير من الخصائص التي من الضروري تحديدها لانتقاء أفضل الأشخاص من أجل إتمام المهام المتعلقة بالمنظمة أو الشركة. لذلك سنتكلم فيما يلي عن الوصف الوظيفي، ومكوناته، ومحتوياته، وطريقة إنشاء متطلبات الوظيفة.
شاهد أيضا تعريف تنقيب البيانات data mining.
ما هو الوصف الوظيفي Job Description
المقصود بالوصف الوظيفي Job Description هو انعكاس دقيق لواجبات ومسؤوليات الوظيفة، فعندما تكون مكتوبة بشكل جيد تنتج صورة واقعية للدور الوظيفي، وتجيب على التساؤولات جميعها. وخصوصًا عن تساؤل، (ماذا يفعل هذا الشخص في هذا الدور الوظيفي).
لا يصف الوصف الوظيفي Job Description مسؤوليات الوظيفة وحسب، بل يضع الأسس لتوظيف المواهب وتطويرها والاحتفاظ بها. كما أنه يمهد الطريق لأداء العمل الأمثل خلال توضح المسؤوليات والنتائج المتوقعة وتقييم الأداء. بالإضافة إلى أنه عنصر مهم للحفاظ على نظام تعويض عادل، وضمان الامتثال القانوني، حيث يجب مراجعة الوثيقة وتحديثها بما يتماشى مع دورة تقييم الأداء السنوية.
تعريف مفهوم الوصف الوظيفي Job Description
سُمي الوصف الوظيفي Job Description بهذا الاسم لأنه يدل على مصطلحات وخصائص تعود إلى عمل معين، بحيث تكون تلك المصطلحات والخصائص متعلقة بوظيفة محددة. مما يجعل من الوصف الوظيفي عبارة عن وثيقة مفيدة مكتوبة بلغة واضحة، تشرح المهام والواجبات والوظيفة المسؤوليات الخاصة بالمنصب. وتوضح بالتفصيل من يؤدي نوعًا معينًا من العمل، وكيف سيتم إكمال ذلك العمل. بالإضافة إلى تكرار العمل، والغرض من تكراره، من حيث صلته بالشركة وأهدافها.
كما يقدم الوصف الوظيفي Job Description متطلبات الوظيفة تمارين تدريبية وتضع المتطلبات القانونية لأغراض الامتثال مما يعطي للموظف عبر الوصف الوظيفي مصدر واضح وموجز لاستخدامه كدليل لأداء الوظيفة بنجاح. وبالمثل يمكن للمشرف استخدام الوصف الوظيفي، كأداة قياس للتأكد من أن الموظف يلبي متطلبات الوظيفة.
أمثلة عن الوصف الوظيفي Job Description
في بعض الأحيان يضطر أرباب العمل إلى تحديد أشخاص معينين بعدف إتمام مهام معينة تتطلب صفات أو قدرات خاصة، وذلك بعد إتمام تحليل الوظيفة. والتي بدورها تحدد متطلبات الوظيفة والخبرات المطلوبة لاستحقاق ذلك المنصب.
بعد إنشاء تحليل الوظيفة يصبح الأمر جليًا أمام أرباب العمل، فيحددون بالتفصيل ما هي الصفات المطلوبة في الموظف الشاغل للمنصب، وما هي القدرات والخبرات العملية والعلمية التي يجب توافرها لإتمام المهام على أكمل وجه في الوظيفة.
بعد ذلك يتم إنشاء الوصف الوظيفي Job Description الذي يعتبر قاعدة يجب الالتزام بها عند فحص المتقدمين للوظيفة. وبذلك يكون أصحاب العمل قد حددوا تمامًا ماذا يريدون، وماذا يجب أن يكون فيما يتعلق بالوظيفة الشاغرة، لتفادي الوقوع في الأخطاء مستقبلًا، وبالتالي تقليل التعرض لمشكلات في العمل.
محتويات الوصف الوظيفي Job Description
يحتوي الوصف الوظيفي Job Description على معلومات كافية لوصف المسؤوليات الرئيسية والوظائف الأساسية كما هي موجودة بالواقع الحالي. كما أنها توفر المعلومات اللازمة لتصنيف الوظيفة وليس الشخص، وبالتالي فهي “محايدة” ولا تستند إلى أي جودة محددة لشاغل الوظيفة. مثل المعرفة، أو القدرات، أو الأداء، أو التفاني، أو الولاء، أو سنوات الخدمة. ويجب ألا يتضمن المستند كل التفاصيل المتعلقة بكيفية وما يتم تنفيذه في العمل، حتى يظل العمل مفيدًا، إلى حين حدوث تغييرات طفيفة. وحينها يمكن كتابة الأوصاف الوظيفية كجهد مشترك بين المشرف والموظف، ولكن يجب أن يوافق المشرف أولًا.
يجب أن يتم سرد واجبات الوظيفة وفقًا لأهميتها أو تكرار تنفيذها، ويتم تقديمها عادًة بشكل نقطي أو رقمي ويتكون من 4-7 مهام منفصلة تقريبًا مع تخصيص نسبة مئوية من الوقت لكل منها. مما يعكس الوقت المقدر الذي سيقضيه الموظف على مدار العام، كما يجب دمج الواجبات التي تتطلب أقل من 5% من الوقت مع واجبات أُخرى أو إزالتها من الوصف الوظيفي، لوسمعتد في تحديد النسبة المئوية بناءً على الوقت المستغرق في المهمة إليك على سبيل المثال:
- 5 أسابيع في السنة بمعدل 5 ساعات في الأسبوع تشكل نسبة 10%.
- 3 أشهر في السنة بمعدل 10 ساعات في الأسبوع ستشكل نسبة 25%.
اقرأ أيضًا راتب تقاعدي pension.
مكونات الوصف الوظيفي Job Description
إن محتويات الوصف الوظيفي Job Description يتم تنفيذها بناءً على مكونات رئيسية للوصف الوظيفي ومن تلك المكونات هي:
- المؤهلات المفضلة.
يمكن تحديد قائمة من المؤهلات المفضلة لتحديد قدرة الشخص على أن يكون منتجًا وناجحًا. ولكنها لا تكون ضرورية لأداء الوظائف اليومية، كأن يكون موظفًا لطيفًا مثلًا.
- المسمى الوظيفي.
هو وصف موجز للوظيفة من 1 إلى 4 كلمات، يعكس محتوى الوظيفة، والغرض منها، ونطاقها. كما أنه يتوافق مع المسميات الوظيفية الأخرى لأدوار مماثلة. على سبيل المثال، أمين الصندوق، مدير خدمات ، المصمم التعليمي،مدير خدمات الأمن.
- الغرض من الوظيفة.
يوفر الغرض من الوظيفة نظرة عامة رفيعة المستوى عن الدور والمستوى ونطاق المسؤولية التي تتكون من ثلاث أو أربع جمل. تشرح بشكل أساسي عملية فهم الغرض من الوظيفة، وتوفر نظرة عامة للدور. أي أنها بمثابة ملخص موجز عن سبب وجود الوظيفة.
- واجبات ومسؤوليات الوظيفة.
يحتوي هذا القسم على وصف للواجبات والمسؤوليات الموكلة للوظيفة. ويُشار إليها أيضًا بـ “الوظائف الأساسية” ويصفون فيها الطبيعة الأساسية للوظيفة التي تشغل نسبة كبيرة من وقت الموظف. حيث إن بعض العناصر يجب وضعها بالاعتبار مثل:
- تضمين العبارات التوضيحية التي توضح سبب، وكيفية، وأين. أو عدد المرات التي يتم فيها أداء المهام والواجبات.
- التركيز على نتيجة المهام.
- المجالات المرجعية لصنع القرار.
- تحديد مجالات المساءلة المباشرة أو غير المباشرة.
- وصف مستوى ونوع المسؤوليات المالية أو الميزانية.
- وصف طبيعة الاتصال ومدى تفاعل شاغل الوظيفة مع الآخرين.
- كتابة قائمة بواجبات الوظيفة التي تعكس متطلبات الوظيفة.
- تحديد نوع المسؤولية الإشرافية المتوقعة في هذا الدور.
- المؤهلات المطلوبة.
- تقديم الدعم والتوجيه للأفراد .
- الأشراف والتوظيف وتوفير توجيه العمل والمساعدة في حل المشكلات للطلاب العاملين، والإشراف على الموظفين، والتوظيف، وتعيين العمل، ومراجعة الأداء. أو ما يتعلق بالعمل مثل الرواتب، والترقيات، والتحويلات، وما إلى ذلك.
المؤهلات المطلوبة للوصف الوظيفي
يتم التركيز في الوصف الوظيفي Job Description على المستوى الأدنى من المؤهلات للفرد. ليكون منتجًا وناجحًا في دوره الوظيفي، أما بالنسبة للوظائف والمناصب ستكون المؤهلات المطلوبة مطابقة لتلك المدرجة في مواصفات الوظيفة، ويتم التركيز على المواصفات التالية:
- التعليم، أي تحديد المؤهلات التعليمية التي يجب أن يمتلكها الموظف.
- الخبرة، تحديد الحد الأدنى لعدد الخبرة بدوام كامل، من حيث السنوات ونوع الخبرة العملية التي يحتاجها الموظف ليكون مؤهلًا للوظيفة.
- المعرفة والمهارات والقدرات، وهي تضمين مستوى أو عمق المعرفة المطلوبة، للدخول إلى المنصب في الوظيفة مثل:
- المعرفة العملية، الإلمام الكافي بالموضوع لمعرفة المبادئ والمصطلحات وحل المشاكل البسيطة.
- المعرفة العامة، فهم المواقف القياسية ومعرفة معظم الجوانب المهمة للموضوع.
- المعرفة الوافية، يتطلب العمل الفهم الكافي لمجال الموضوع لحل مشاكل العمل غير العادية والشائعة.
- المعرفة الشاملة، تتطلب إتقانًا وفهمًا كاملًا للموضوع ويجب استخدام هذا المصطلح بشكل مقتصد، وفقط للوظائف الصارمة أو المسؤولة بشكل غير عادي، مثل إنشاء الفرضيات والمفاهيم أو المناهج.
- ظروف العمل، أي تحديد ظروف العمل والمتطلبات المادية التي تتعلق مباشرة بواجبات ومسؤوليات الوظيفة الأساسية. لتكون متوافقة مع قوانين معينة حيث يجب في إنشاء الوصف الوظيفي Job Description بعد دراسة ما يلي:
- بيئة العمل كالمكتب أو في الهواء الطلق.
- التعرضات التي تمت مواجهتها مثل المواد الخطرة، أو الضوضاء، أو الحرارة، أو البرودة العالية.
- المتطلبات المادية الأساسية مثل التسلق، أو الوقوف، أو الأنحاء، أو الكتابة.
- المجهود البدني مثل الرفع، ولأي وزن يمكن رفعه.
- تحديد عطلات نهاية الأسبوع أو الليالي تحت الطلب كجزء من حزم من الوظيفة.
- متطلبات السفر.
- تعيينات موظفي الطوارئ.
انظر أيضًا شخصية ظاهرية persona.
طريقة كتابة الوصف الوظيفي
يجب إعداد الوصف الوظيفي Job Description أو متطلبات الوظيفة بطريقة معينة بحيث يتم فيها تحديد جميع مكونات الوصف بدقة، لخلق نموذج فهم واضح للمنصب. إليك بعض النصائح في عملية كتابة الوصف الوظيفي:
- اكتب بأسلوب موجز ومباشر.
- استخدام الكلمة الأبسط دائمًا، للحفاظ على بنية الجملة بسيطة قدر الإمكان.
- تقليل الإسهاب والاختصار في الوصف.
- استخدام أفعال الإجراءات الوصفية في زمن المضارع مثل (يكتب أو يعمل).
- تجنب الاختصارات والمختصرات، وإذا كان لا بد من استخدامها فحددها في المرة الأولى التي تستخدمها فيها.
- لا تستخدم مصطلحات غامضة.
- استخدم كلمة بواسطة لتفصيل العمليات أو المهام لتوضح الغموض إن وجد.
- تجنب اللغة الخاصة بنوع الجنس، مثلًا “هو يدير”، أو “هي مسؤولة”.
- التركيز على الأنشطة الأساسية وحذف الواجبات التافهة والمهام العرضية.
- تجنب الإشارة إلى أسماء الموظفين الآخرين، بل استخدم المسمى الوظيفي أو القسم.
- ضمّن الواجبات المعينة اليومية فقط، ولا تقم بتضمين واجبات مستقبلية محتملة.
- ألغِ أي واجبات لم تعد مطلوبة.
إلى هنا نكون قد قدمنا لكم كل ما يتعلق بـ الوصف الوظيفي Job Description تعريف المفهوم مع الأمثلة. وننوه إنه من الضروري الاحتفاظ بأوصاف الوظائف النهائية في مكان آمن، واستخدام النسخ لإعلانات الوظائف والمقابلات وطلبات الإقامة. بالإضافة إلى مراجعة التعويضات وتقييمات الأداء والتي قد يرغب بعض أرباب العمل في نشرها على الإنترنت. وتكون موجهة لمن يجد تلك الأوصاف بنفسه للتقديم للوظيفة، وبذلك يوفر بعض العناء على أرباب العمل والمسؤولين عن التوظيف.