هل تعرف ما هي الخريطة التنظيمية؟ وما هو الهيكل التنظيمي؟ ربما لا تعلم أيضًا الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي لننتقل عزيزي القارئ عبر منصة تجارتنا ومن خلال مقالنا لهذا اليوم في رحلة رائعة نتعرف من خلالها على جميع المعلومات التي تحتاج إليها عن الخريطة التنظيمية. بالإضافة إلى جميع التفاصيل المتعلقة بالهيكل التنظيمي. وكذلك سنوضح الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي.
فمن الجدير بالذكر أن الهيكل التنظيمي يعتبر المرجع الأساسي للإدارات. حيث يمكن من خلاله تحديد السلطات وكذلك المسؤولية لكل موظف. أما بالنسبة للخريطة التنظيمية فهي عبارة عن رسم بياني يحدد شكل المنشأة. وكذلك يحدد الموظفين داخل هذه المنشأة من خلال خبراتهم ومهاراتهم. كما يمكن تقسيم المنظمة عن طريق نوع الخريطة التنظيمية ولتتعرف أكثر عن هذا الموضوع تابع مقالنا للنهاية.
ما هي الخريطة التنظيمية
إن الخريطة التنظيمية Organizational Map كما يمكن أن تسمى بالمخطط التنظيمي. فهي عبارة عن طريقة تساعد في تقديم مخطط يمكن للمنظمة عن طريقه أن تعرض رسم تفصيلي لهيكل المنظمة الداخلية. كما يمكنها عن طريقه تنظيم العديد من الأمور في الشركة ومن أهمها:
- وضع المسؤولية الوظيفية لكل موظف ولكل جهة من جهات العمل.
- كما يمكن عن طريقها تحديد علاقة الموظفين مع بعضهم.
- وكذلك يمكن من خلال الخريطة التنظيمية تقديم الإرشادات للإدارة وطريقة تعاملها مع الموظفين.
أنواع الخريطة التنظيمية
يجدر بنا أن نذكر أن للخريطة التنظيمية عدة أنواع نذكر منها:
الخريطة التنظيمية التقليدية
من خلال الخريطة التقليدية للمنظمة يمكنك الإطلاع على جميع الخطوط المسؤولة من قمة الهرم إلى أسفله. كما تجد لدى هذه الخريطة العديد من الأقسام المتنوعة كالتسويق والتمويل وأيضًا تكنولوجيا وتقنية المعلومات وغيرها الكثير. ولعل أبرز ميزات هذا النوع من الخرائط هو ضم مجموعة من الموظفين ممن يملكون الخبرة والمهارة ويتشابهون في التخصصات ضمن مكان واحد. لكن في المقابل فإن أصحاب هذا النوع من الخرائط لديهم مشكلة في التعامل مع الأقسام الأخرى.
الخريطة التنظيمية التقسيمية
في الواقع تبين الخريطة التقسيمية أحد الشركات من بداية عملها على خطوط الإنتاج. أو من خلال عملها ضمن أحد المناطق الجغرافية المحددة. وتجد ضمنها العديد من الأقسام التي تعمل ضمن هيكل وظيفي محدد. لكن في المقابل تجد لدى هذه الخريطة الكثير من النفقات المحاسبية والعامة.
الخريطة التنظيمية المسطحة
نجد ضمن الخريطة المسطحة عدد قليل جدًا من المستويات بين كل من الموظفين والمدراء. حيث يمكن عن طريق هذه الخريطة إظهار القدرات الخاصة بالقيادة الذاتية. وبذلك إمكانياتها على اتخاذ القرارات. وتظهر عند كل موظف على حدة. كما تنتشر هذه الخريطة في أغلب المنظمات صغيرة الحجم.
خريطة التنظيمية مصفوفة
تبين الخريطة المصفوفة طريقة التقسيم التي تحدث في أحد الشركات للموظفين. حيث تكون عملية التقسيم إما عن طريق المشاريع المقدمة أو عن طريق المنتجات المعروضة. فهي تظهر على شكل تقارير يجري تقديمها إلى المدير المباشر. حيث يمكن من خلال هذه الخريطة تسهيل عملية التواصل بالإضافة إلى إعطاء العمل الكثير من المرونة.
خصائص الخريطة التنظيمية
تمتلك الخريطة التنظيمية عدة خصائص ومنها:
توافق الخريطة التنظيمية مع الشركات الصغيرة
حيث يفضل عند وضع الخريطة التنظيمية أن تكون الشركات صغيرة الحجم. وبالتالي فهي تحقق الهرم الوظيفي الصغير. وبذلك فإن هذه المنظمة تعمل بكفاءة وبأسلوب واضح وبالأخص عندما تعلم أن الهرم الوظيفي كلما كان أقل من أربع طبقات فإنه يعطي نتائج إيجابية وأفضل. وبالتالي كثرة الطبقات تعطي للعمل تعقيدات كما تسبب الكثير من البيروقراطية.
الكفاءة والوقت المختصر
كما يعتبر من أهم خصائص الخريطة التنظيمية عمل أحد الموظفين على عرض التقارير إلى أحد المدراء. الأمر الذي يساعده على عدم التعرض للارتباك أثناء تقديم هذا التقرير. وبالتالي تقديم كل الكفاءات والخبرات. وبذلك تتحقق الرغبة في المنافسة بين العمال لإظهار الأفضل وبالتالي الحصول على الترقيات الكبيرة.
تطوير المتخصصين
تهدف الخريطة التنظيمية للعمل على جمع أصحاب الخبرة والمهارة في الأعمال في مكان واحد. الأمر الذي يشجع هؤلاء على تبادل المعرفة وطرح الأسئلة عند وجود أي صعوبات قد يتعرضون لها في مجال عملهم. وبذلك يتمكنوا من تقديم أفضل النتائج.
توافر الإنتاجية العالية
تظهر الإنتاجية العالية عند الأشخاص أصحاب المهارة والخبرة في الأعمال. وبالأخص إذا كانوا مجتمعين في مكان واحد يتعاونوا في إنجاز الأعمال. وكل شخص يعمل على وضع كل خبرته وإبداعه في العمل. الأمر الذي يعطي للعمل طريقة رائعة وإنجاز سريع. وكذلك الثقة بهذا الإنجاز نتيجة لتقديم المساعدة من أشخاص موثوقين عند الطلب.
عناصر الخريطة التنظيمية
تحدد عناصر الخريطة التنظيمية بما يلي:
الهدف المشترك
عند العمل على خريطة تنظيمية لا بد من الاعتماد على هدف أو غرض محدد. حيث أن عدم الاعتماد على وجود هدف يؤدي إلى عدم التنظيم في القيام بالأعمال. كما أن وجود هذا الهدف يساعد على توحيد جهود الموظفين فيما بينهم وإنجاز الأعمال بسرعة كبيرة. وتقع هذه المسؤولية على عاتق مدير المنظمة الذي يقدم الفكرة والهدف ويشرف على الإنجاز.
تنسيق الجهود
في الحقيقة إن الاعتماد على الجهود المنسقة في إنجاز الأعمال يؤدي إلى إنهاء هذه الأعمال بطريقة سريعة ودون وجود أي مشاكل أو تعقيدات. حيث يكون ذلك عن طريق قيام كل موظف بعمله الذي أوكل إليه وعند الانتهاء منه يستلم الآخر وهكذا حتى ينتهي. وبالتالي يمكن الاستفادة من المهارات المتعددة التي يعمل من خلالها الموظفين.
تقسم العمل
حيث يكون تقسيم العمل عن طريق إظهار المهارات. وبالتالي يعتبر من أفضل الأمور التي تدل على زيادة الكفاءات. حيث يحتوي على تفويضات تخص أجزاء معينة لأحد المهمات التي تقدم لأشخاص متعددين موجودين ضمن المنظمة. ويجري اختيارهم عن طريق القدرة والمهارة التي يتمتعون بها.
التسلسل الهرمي للسلطة
يعتبر التسلسل الهرمي للسلطة أحد أهم الأسس التي تعتمدها الخريطة التنظيمية. فهي عبارة عن عملية تعمل على إظهار الشخص المناسب وبالتالي قيامه بالأعمال الصحيحة. وبذلك يعتبر التسلسل الهرمي أحد العوامل الناجحة في اتخاذ القرارات. وبالتالي تمنح هذه القرارات السرعة والمرونة في إنجازها.
مفهوم الهيكل التنظيمي
في الواقع يمكننا تشبيه الهيكل التنظيمي بالهيكل العصبي في جسم الإنسان. حيث يعمل الهيكل التنظيمي في أي مؤسسة على الإشراف على جميعا لوحدات التنظيمية الموجودة. وتعمل من خلاله بطريقة هرمية ترتبط مع بعضها عن طريق الأوامر والإرشادات التي تقرها السلطات الأعلى منها. وبذلك فيمكننا تعريف الهيكل التنظيمي بأنه المشرف على جميع المهام والمسؤوليات المختلفة والمتعلقة بالمؤسسة. كما يعمل على تقديم أفضل الوسائل التي يمكن من خلالها تقديم أفضل الأعمال. كما يعمل على رقابة النتائج وطريقة القيام بالأعمال وإنهاء الأعمال.
خصائص الهياكل التنظيمية
هناك الكثير من الميزات التي يتمتع بها الهيكل التنظيمي في أي مؤسسة ويمكننا أن نبينها من خلال:
- من أهم خصائص الهيكل التنظيمي عمله على التنسيق والتكامل بين مختلف أعمال المنظمة. بالإضافة إلى عمله على التخلص من مختلف أنواع البيروقراطية والازدواجية.
- بالإضافة إلى اهتمامه بمختلف الظروف البيئية سواء الداخلية أم الخارجية ويظهر ذلك من خلال سرعته في التلاؤم معها والاستجابة لها.
- كما يعتبر من أهم خصائص الهيكل التنظيمي مساهمته في تحديد الموظف المسؤول عن القيام بإنجاز المهام وتحديد مهمة واحدة له. بحيث يتمكن من إنجازها بسرعة وبدون أي مشاكل.
- وكذلك يعمل على تحديد الأنشطة المهمة والبدء بها.
- كما يهتم بتأمين التكاليف المطلوبة للقيام بالأعمال.
- ويعمل على الإشراف والرقابة على المهام وبذلك يضمن إنهاءها بدون أي أخطاء كما أنه يعتمد على المركزية التي تمكن المنظمة من زيادة الرقابة والإشراف.
- كما تعتبر اللامركزية من أهم خصائصه لأنها تعمل على إنجاز الأعمال بسرعة كبيرة.
- كذلك يتسم الهيكل التنظيمي بالرسمية التي تفرض القيام بالأعمال ضمن حدودها بدون تقديم أي نوع من الإبداع عند القيام بالأعمال.
- وتعتبر المرونة والوضوح بين عناصر الهيكل التنظيمي كذلك التناسب مع المكان الموجود فيه من أهم خصائصه.
أنواع الهياكل التنظيمية
للهيكل التنظيمي أنواع عديدة ومتنوعة, ونذكر منها:
الهيكل التنظيمي البسيط
وكذلك يسمى بالهيكل التنظيمي الهرمي. كما يتميز بكثير من الميزات التي تجعله مرغوب كثيرًا. حيث يعتبر من أهمها بساطته وعدم الرسمية. بالإضافة إلى عدم وجود التعقيدات فيه لأنك تشاهد في الرأس السلطة التي تدير الأعمال وتتخذ القرارات. حيث يعتمد على هذا النوع من الهياكل معظم المؤسسات في بداية انطلاقتها وبالأخص لعدم وجود الكثير من الموظفين الذين يعملون من خلالها.
الهيكل التنظيمي الوظيفي
ويجري العمل من خلال هذا النوع من الهياكل التنظيمية على وضع الأشخاص الذين يعملون في نفس المجال في مكان واحد. الأمر الذي يبين أن الهياكل التنظيمية اقتصادية. كما أن تجميع الموظفين في مكان واحد يقدم خبرة وقائدة لمختلف الموظفين. لكن في المقابل تظهر فيه مجموعة من السلبيات مثل عدم مرونته وتلاؤمه مع ظروف المؤسسة وكذلك وجود العديد من المستويات الإدارية.
الهيكل التنظيمي المصفوفي
تجد في النوع المصفوفي من الهياكل التنظيمية يجري العمل على فرز الموظفين من خلال الوظائف التي يقومون بها. كما تجد ضمنها أيضًا شخص مشرف عن كل مجموعة من الموظفين. ومن الممكن أن تجد لدى هذه المجموعة أكثر من رئيس. يتميز هذا النوع بالعديد من الميزات. إلا أنها تعاني من صعوبة في تنظيم الأعمال وإنهاءها بسرعة.
الهيكل التنظيمي الميكانيكي
يتميز هذا النوع من الهياكل التنظيمية بهرمها الوظيفي والذي يبدو على شكل رأسي. الأمر الذي يدل على أن مستوياته الإدارية متعددة وبذلك يعتبر الاعتماد عليه من أفضل الطرق. بالأخص عند توافر عوامل خارجية منظمة ومستقرة. كما يتميز بالرقابة الشديدة واعتماده على مبدأ الرسمية في التعامل. وكذلك مركزية اتخاذ القرارات لكنك تجد فيه البطء الأمر الذي يقلل من مرونته.
الهيكل التنظيمي الحيوي
ويطلق عليه أيضًا الهيكل العضوي ويوجد ضمنه مجموعة قليلة من المستويات الإدارية. وهو الأمر الذي يدل على أن هرم الوظيفة الذي يحتويه ليس طويلًا بل على العكس إنه قصير. وبذلك يكون هذا النوع من الهياكل التنظيمية يتميز بمجموعة ميزات أهمها سرعة عملية أخذ القرارات. بالإضافة إلى اللامركزية والمرونة وعدم وجود الرسمية. لكن في المقابل تضعف فيه عملية الرقابة والإشراف.
الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي
قد تجد الكثير من الناس وحتى الموظفين لا يمكنهم التفريق بين كل من الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي. حيث تجد نسبة كبيرة منهم يعتقدون بأن الهيكل التنظيمي هو نفسه الخريطة التنظيمية على الرغم من الفرق الشاسع بين المصطلحين. وبذلك فإن الهيكل التنظيمي وكما شرحنا سابقًا. هو عبارة عن طريقة لتقديم التقارير ضمن المؤسسة الواحدة. كما يمكن عن طريقه إنشاء المسؤوليات. وعن طريق هذا الأمر يمكن معرفة من الشخص المسؤول عن تقديم التقرير وكذلك من سيستلم هذا التقرير. بينما يمكن إظهار أن الخريطة التنظيمية هي عبارة رسم يقدم من خلال الهيكل التنظيمي للمنظمة. وتكمن فائدتها من خلال إمكانية جميع الموظفين من معرفة المطلوب منهم والطريقة التي يجب تقديم ما هو مطلوب منهم.
وفي الختام نكون بينا الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي. كما نكون وضحنا ما هو الهيكل التنظيمي وما هي الخريطة التنظيمية وأنواع كل منهما في أي منظمة. كما نتمنى أن نكون أجبنا عن جميع أسئلتكم حول هذا الموضوع.