العملاء في شجرة الحسابات
يعتبر العميل أساس لأي عمل تجاري ناجح كونه الهدف الأساسي الذي تعمل لجذبه الشركات بلا توقف، ويتفق الغالبية العظمى من مالكي الشركات على صحة القول المأثور”العميل دائماً على حق العميل” فهو سر نجاح أي شركة كمشتري للبضائع ومسوّق محتمل للمنتجات.
وتعتبر حسابات العملاء من أكثر الحسابات التي تحتاج الشركة للتعامل معها بدقة في عمليات التسجيل والمراجعة، حيث ييعتبر العملاء من أهم بنود أصول الشركة .
العملاء في شجرة الحسابات و تعريف حسابات العملاء
يعتبر العملاء مستهلكون محليون لمنتجات شركة معينة لقاء مقابل مادي على خدماته،ا أما حساباتهم في شجرة الحسابات فهي احدى مصادر الدخل الرئيسية للشركة، وحق من حقوقها على عملائها الذين تدرجهم نحت بند الأصول في شجرة الحسابات.
طريقة تسجيل العملاء
تكتسب الشركات عملائها من الحملات التسويقية التي تدفع عليها كميات كبيرة من المال، وبعد كسب العميل يتم تسجيله في شجرة الحسابات الخاصة بالشركة ليستفيد من خدماتها، وخصومها وعروضها المستمرة .
يتم في المرحلة التالية ادخال البيانات الخاصة بالعملاء الجدد وفق جداول، وصفحات محددة برموز معروفة للعملاء، وتتم في حال كان العميل مالك لاحدى الشركات المستفيدة من خدمات شركة اخرى على الشكل التالي :
1- اسم شركة العميل، وفروع شركته الأساسية .
2- العنوان التفصيلي لشركة العميل .
3- رقم الهاتف الجوال، والمنزلي ورقم هاتف شركة العميل .
4- السجل التجاري لشركة العميل، وسجله الضريبي .
5- المندوبين الخاصين بشركة العميل .
6- البريد الاكتروني للعميل، ولشركته .
7- الخصومات المسموحة على الأصناف المخصصة للعميل .
8- الرصيد البدائي للعميل في حالة دائن أو مديون ان وجد .
عند ادخال هذه البيانات ضمن صفحة العميل في شجرة الحسابات، تبدأ عملية التعامل التجاري بين الشركة والعميل بنجاح .
عمليات شراء العملاء
بعد تسجيل العميل في شجرة الحسابات الخاصة بالشركة، يختارالأصناف والكميات التي يحتاجها من منتجات الشركة، وتتم عملية شراء المنتجات وفق معايير محددة هي:
1- على العميل تحديد الأصناف والكميات التي يحتاجها .
2- تحديد طريقة الدفع لقاء المنتجات سواء نقدي أو آجل .
3- في حال اختيار الدفع النقدي سيتم تسديد المبلغ بالكامل، ويعتبر الخيار الأمثل للطرفين بسبب خلقه للتوازن في حساب العميل .
4- في حال اختيار الدفع الآجل، ستضاف قيمة المبلغ المتبقى على حسابه مع نقله الى خانة العملاء الدائنين، وتتبع الشركة سياستين مع العملاء الدائنين لتسديد مستحقاتهم وهي :
1- تعرض الشركة خصومات للعملاء الدائنين من المبلغ الإجمالي .
2- عرض خصم نسبة مئوية من قيمة الدين الإجمالي حسب حجمه لتشجيع العملاء على استيفاء ديونهم سريعا .
5- الاتفاق بين العميل والشركة على طريقة الشحن، واستيفاء اجوره من العميل أو الشركة.
6- تقوم الشركة بخصم المرتجع من قبل العملاء على فواتيرهم، وحذفه من حسابه في شجرة الحسابات .
تسديد حسابات العملاء
يمكن للشركة استيفاء حقوقها من العملاء الدائنين بعد انتهاء فترة السماح المحددة من الشركة للتسديد، وتتم عبر طريقتين :
1- دفع الفاتورة بشكل كامل مع الإغلاق الفوري لحساب العميل لتجاوزه الوقت المحدد .
2- قد تقوم الشركة بتقسيط المبلغ الكلي على شكل دفعات، وتعتبر الطريقة الأكثر انتشارا حاليا .
مراجعة حسابات العملاء
تعتبر عملية المراجعة للحسابات الخاصة بالعملاء، هي العملية النهائية الخاصة بالشركة، حيث تتأكد من خلالها بعدم وجود أخطاء في عمليات إدخال البيانات، وتسجيل عمليات الدفع والطلب لكافة العملاء وتتخلل هذه الخطوة مايلي :
1- مراجعة قطاعات حسابات العملاء خلال عام للتأكد من عدم وجود أخطاء .
2- دراسة تقارير قاعدة العملاء لتحديد الأرباح والخسائر .
4- تفصيل الديون الى ديون ميتة وديون قابلة للاسترجاع .
5- تحديد قيمة مشتريات العملاء وتصنيف حجمه مع الزامه بالبيع .