الذمم دائنة Accounts Payable – AP التعريف المفهوم الأمثلة هو مصطلح محاسبة يستخدم لوصف الأموال المستحقة للبائعين أو الموردين مقابل السلع أو الخدمات المشتراة بالائتمان. فكل الناس تمتلك بطاقة ائتمان تمكنهم من شراء الحاجيات دون الدفع مباشرةً عن طريق الأوراق النقدية. فمن المهم أن تولي اهتمامًا وثيقًا لنفقات AP الخاصة بك وأن تحافظ على الضوابط الداخلية لحماية نقودك وتجنب دفع فواتير غير دقيقة. كما يعرف حساب الذمم الدائنة كالتزام قصير الأجل ضمن بنود الميزانية العامة. وسنتناول في هذا المقال تعريف الذمم دائنة Accounts Payable – AP وأمثلة عنه والعديد من المعلومات عن الحسابات الدائنة، ونظام عملها، تابع معنا.
شاهد أيضًا: نظرية الكمية في النقود Quantity Theory of Money الأمثلة.
مفهوم الذمم الدائنة Accounts payable -Ap
الذمم الدائنة Accounts payable -Ap التي تشير إلى حساب داخل دفتر الأستاذ العام الذي يمثل التزام الشركة بسداد دين قصير الأجل لدائنيها أو مورديها. كما يشير الاستخدام الشائع الآخر لـ “AP” إلى قسم الأعمال أو القسم المسؤول عن سداد المدفوعات المستحقة على الشركة للموردين والدائنين الآخرين. حيث سيظهر إجمالي رصيد الحسابات الدائنة للشركة في وقت محدد في ميزانيتها العمومية ضمن قسم الخصوم المتداولة. فالديون يجب سدادها خلال فترة زمنية معينة لتجنب التخلف عن السداد، على مستوى الشركة. كما أن المستحق الدفع هو في الأساس سند استثمار قصير الأجل من شركة إلى شركة أو كيان آخر. ويسجل الطرف الآخر المعاملة كزيادة في حساباته المدينة بنفس المبلغ.
كيفية تسجيل حسابات الذمم الدائنة Accounts payable -Ap
يتطلب تسجيل حسابات الذمم الدائنة Ap مسك الدفاتر السليمة ذو القيد المزدوج حيث يجب وجود خصم دائمًا وائتمان مقابلين لجميع الإدخالات التي تجرى في دفتر الأستاذ العام. ولتسجيل الحسابات الدائنة، يجب على المحاسب عمل قيد للحسابات مستحقة الدفع عند استلام الفاتورة. بالإضافة إلى ذلك يجب عليه الذهاب لتعويض الخصم لهذا الإدخال بشكل عام إلى حساب المصروفات للسلعة التي شريت بالائتمان. كما أنه يمكن أن يكون الخصم أيضًا إلى حساب الأصول إذا كان العنصر الذي اشتراه أصلًا قابلًا للرسملة. فعندما تدفع الفاتورة، يخصم المحاسب حسابات الدفع لتقليل رصيد الالتزام. كما يقدم ائتمان المقاصة إلى الحساب النقدي، مما يقلل أيضًا من الرصيد النقدي
على سبيل المثال، تحصل شركة ما على فاتورة بقيمة 500 دولار أمريكي لمستلزمات المكاتب. فعندما يستلم قسم AP الفاتورة، فإنه يسجل ائتمانًا بقيمة 500 دولار في الحسابات المستحقة الدفع وخصم بقيمة 500 دولار من مصروفات التوريد المكتبية. كما يتدفق الخصم بقيمة 500 دولار أمريكي إلى مصروفات التوريد المكتبي إلى بيان الدخل في هذه المرحلة. لذلك سجلت الشركة معاملة الشراء على الرغم من عدم دفع المبالغ النقدية. ويتماشى هذا مع المحاسبة على أساس الاستحقاق، حيث يعتراف بالمصروفات عند تكبدها وليس عند تغيير النقد. ثم تدفع الشركة الفاتورة، ويدخل المحاسب مبلغ 500 دولار في الحساب النقدي وخصم بمبلغ 500 دولار للحسابات المستحقة الدفع.
وقد يكون لدى الشركة العديد من المدفوعات المفتوحة المستحقة للبائعين في أي وقت، تسجل جميع المدفوعات المستحقة للبائعين في حسابات الدفع. لذلك إذا نظر أي شخص إلى الرصيد في الحسابات المستحقة الدفع. فسوف يرى المبلغ الإجمالي الذي تدين به الشركة لجميع البائعين والمقرضين على المدى القصير. يظهر هذا المبلغ الإجمالي في الميزانية العمومية
الذمم دائنة Accounts Payable – AP مقابل الذمم الدائنة التجارية
على الرغم من أن بعض الأشخاص يستخدمون عبارات “الحسابات الدائنة” و “الذمم التجارية الدائنة” بالتبادل، إلا أن العبارتان تشيران إلى مواقف متشابهة ولكنها مختلفة قليلاً. فتشكل الذمم التجارية الدائنة الأموال التي تدين بها الشركة لبائعيها مقابل البضائع المتعلقة بالمخزون، مثل لوازم الأعمال أو المواد التي تشكل جزءًا من المخزون. في حين تشمل الذمم الدائنة جميع ديون أو التزامات الشركة قصيرة الأجل.
على سبيل المثال، إذا كان أحد المطاعم مدينًا بمال لشركة أطعمة أو مشروبات، فإن هذه العناصر هي جزء من المخزون، وبالتالي فهي جزء من ذممه التجارية الدائنة. وفي نفس الوقت، فإن الالتزامات تجاه الشركات الأخرى، مثل الشركة التي تقوم بتنظيف زي موظفي المطعم، تندرج ضمن فئة الحسابات المستحقة الدفع. فتندرج كلتا الفئتين ضمن فئة الحسابات الدائنة الأوسع، وتجمع العديد من الشركات كلاهما تحت مصطلح حسابات الدفع.
شاهد أيضًا: إيرادات هامشية Marginal Revenue – MR التعريف المفهوم الأمثلة.
الذمم دائنة Accounts Payable – AP مقابل الذمم المدينة
الذمم المدينة والذمم الدائنة هي متناقضة في الأساس. حيث إن الحسابات الدائنة هي الأموال التي تدين بها الشركة لبائعيها، بينما الحسابات المستحقة القبض هي الأموال المستحقة للشركة. وعادةً من قبل العملاء. فعندما تتعامل إحدى الشركات مع شركة أخرى على أساس الائتمان. فسوف تسجل الشركة إدخالًا إلى الحسابات المستحقة الدفع في دفاترها بينما تسجل الشركة الأخرى إدخالًا إلى الحسابات المستحقة القبض.
نظام عمل الذمم دائنة Accounts Payable – AP
يتمثل دور قسم الحسابات الدائنة في تقديم الدعم المالي والإداري والكتابي لمنظمة ما. حيث إن هذا الفريق مسؤول عن إدارة العملية الكاملة للحسابات الدائنة. كما يعد هذا دورًا مهمًا لفرع المحاسبة في الشركة ويتضمن الترميز والموافقة والدفع وتسوية فواتير البائعين. بالإضافة إلى مساعد كل مسؤولية تقع على عاتق فريق الحسابات الدائنة في تحسين عملية الدفع والتأكد من أن المدفوعات تقع فقط على فواتير صحيحة ودقيقة. علاوة على ذلك يمكن لإدارة الحسابات الدائنة المطلعة والمُدارة جيدًا توفير قدرًا كبيرًا من الوقت والمال لمؤسستك فيما يتعلق بعملية AP.
شاهد أيضًا: مرونة الطلب التقاطعية Cross Elasticity of Demand المفهوم الأمثلة.
أمثلة على مصروفات الذمم دائنة Accounts Payable – AP
تختلف الحسابات الدائنة عن الأنواع الأخرى من المطلوبات المتداولة، مثل القروض قصيرة الأجل والمستحقات وأرباح الأسهم المقترحة وسندات الصرف المستحقة الدفع. قد تشمل أمثلة نفقات الحسابات الدائنة أشياء مثل:
- النقل والخدمات اللوجستية.
- المواد الخام والطاقة.
- الوقود.
- معدات التأجير وتراخيص خدمات التجمع.
- التعاقد من الباطن.
إذا اشترى أي من السلع أو الخدمات المذكورة أعلاه بالائتمان من قبل مؤسستك. فمن المهم تسجيل المبلغ على الفور إلى AP، سيضمن ذلك تحديث ميزانيتك العمومية وتقارير دقيقة عن إجمالي المبلغ المستحق للبائعين لديك. مما يتيح الشفافية في جهود حفظ دفاترك وعملية المحاسبة.
علاقة التدفق النقدي مع حسابات الذمم دائنة Accounts Payable – AP
تسجل الحسابات الدائنة كالتزام قصير الأجل في الميزانية العامة. مع مرور الوقت، يمكن أن يكون للطريقة التي يتعامل بها مع الحسابات الدائنة تأثير كبير على التدفق النقدي. حيث تعتبر الحسابات الدائنة مصدرًا للنقد، مما يعني أنه إذا أديرت الحسابات الدائنة بشكل صحيح. يمكن للمؤسسات الاستفادة من اتفاقيات الموردين وزيادة التدفق النقدي. كما يمكن لمديري الأعمال والمحاسبين الرجوع إلى حساباتهم المستحقة الدفع والتعامل مع تدفقهم النقدي وفقًا لذلك لتحقيق نتائج محددة.
شاهد أيضًا: تقلب الأسعار Volatility تعريف المفهوم مع الأمثلة.
أتمتة حسابات الذمم دائنة Accounts Payable – AP
تتلقى كل شركة فواتير وتسدد مدفوعات للبائعين. ومع ذلك، فإن معالجة هذه الفواتير ودفع الفواتير يدويًا تتطلب قدرًا كبيرًا من الوقت وهي مكلفة جدا، حيث تكلف معالجة الفاتورة يدويًا ما بين 12 إلى 15 دولارًا، بالإضافة إلى 5 دولارات إضافية للدفع عن طريق شيك ورقي. فيمكن للحسابات الدائنة اليدوية أن تضع ضغطًا إضافيًا على الرؤية والموارد التشغيلية ويمكن أن تثقل كاهل فريق المحاسبة.
في حين استخدام التشغيل الآلي للحسابات الدائنة. يمكن للمؤسسات تحسين أوجه القصور المرتبطة بعملية AP اليدوية وتقليل التكاليف الصعبة والميسرة بنسبة تصل إلى 80٪، علاوة على ذلك تعمل أتمتة AP على تبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك من التقاط الفواتير إلى تنفيذ الدفع وتحافظ على تحديث معلوماتك وجاهزة للاستخدام.
شاهد أيضًا: أسهم الخزينة Treasury Shares تعريف المفهوم مع الأمثلة.
في نهاية مقالنا تحدثنا عن تعريف مفهوم الذمم دائنة Accounts Payable – AP. وأمثلة عنها مع حلول لتوفير المال والوقت من خلال أتمتة الحسابات الدائنة نأمل أنه قد نال إعجابكم.