قواعد تسجيل المعاملات في الحساب الاسمي Nominal Account
في الحقيقة هناك قاعدتين أساسيتين، حتى يتم إدراج العملية المحاسباتية، تحت عنوان الحساب الاسمي Nominal Account. وهما:
- طرح أي مبالغ متعلقة بالنفقات، والخسائر أو بمعنى آخر تضاف إلى الرصيد الكلي المدين.
- جمع أي مبالغ متعلقة بالأرباح، والإيرادات، أي تضاف إلى الرصيد الكلي الدائن.
مثال عن مفهوم الحساب الاسمي Nominal Account
بفرض أن شركة ما اشترت بضائع بقيمة 15 ألف دولارًا، بالتالي فإن المعاملة هذه ستسجل في حسابين اثنين، وهما حساب المشتريات أي حساب المدين، والحساب الخاص بالصندوق أي الدائن. ولكن بفرض جنت الشركة ربحًا شهريًا في شهر معين قيمته عشرة آلاف دولار، عندها فإن المعاملة ستضاف إلى حساب بيان الدخل، أما نفقات الشركة في هذه العملية ولتكن تسعة آلاف دولار تسجل في النفقات. بناءً على ذلك نحصل على الربح الصافي للشركة الذي يسجل في حساب العوائد المكتسبة Retained Earnings Account ضمن قائمة الدخل.
حسابات تندرج تحت مفهوم الحساب الاسمي Nominal Account
في الواقع يطلق اسم الحساب الاسمي Nominal Account، على الحسابات التي يتم نقل قيمتها إلى الحساب، أو الصندوق الأساسي، الذي يسمى بالحساب النهائي، أو الختامي، أو حساب حقوق المالك. ومن أمثلة الحساب الاسمي Nominal Account حسابات الواردات كالمبيعات مثلًا، وحسابات الرواتب أيضًا، وحسابات الإيجار كذلك، وغيرها من الحسابات. وهنا لا بد من التمييز بين الإيرادات، والمصروفات. فالإيرادات هي حسابات تضاعف رصيد المالك، والتي يحصل عليها من بيع المنتجات، وتقديم الخدمات. علمًا أن الإيرادات في عالم المال تشير إلى الرصيد الذي تحصل عليه الشركة، جراء المشاركات أو الأرصدة المدينة. أما المصروفات فهي حسابات تنقص من رصيد المالك جراء العمليات اليومية، مثل تكاليف التشغيل، وأجور العمالة، والتأمينات، والمصاريف الضريبية، وغيرها. مع العلم بأن المصاريف أكثر تنوعًا من الإيرادات، حيث أنها تشمل بنودًا أكثر.
سبب إعداد الحسابات الاسمية المؤقتة
إن الفائدة من إعداد الحساب الاسمي Nominal Account كبيرة جدًا، فهي تحفظ كل عملية تجارية من بيع، أو شراء، أو غيرها من العمليات. بالتالي يمكن مراجعة هذه الحسابات، وتدقيقها، ومراجعتها في أي وقت. حيث تكون مسجلة، وجاهزة للاسترجاع. كذلك عملية الجرد المالي السنوي مهمة جدًا في عالم المال، ليعرف كل صاحب عمل، أو صاحب شركة رصيده الحقيقي. بالتالي يمكنه تقييم الأداء المالي لأعماله، وفيما إذا كانت عملياته التجارية رابحة أم خاسرة. وهل استطاع تحقيق أهدافه، وتطلعاته السنوية أم لا. كل تلك الأسئلة لا يمكن الإجابة عنها بدون حسابات اسمية تسجل كامل العمليات المحاسباتية.
شاهد أيضًا: مدير الحسابات account manager المفهوم التعريف الأمثلة.
كيفية إغلاق الحساب الاسمي
في الحقيقة هناك أربع خطوات أساسية، لإتمام إغلاق الحساب الاسمي Nominal Account، وهي كالتالي:
- يتم في البداية تحديد حساب الإيرادات الذي يجب مراجعته، والذي يضم كافة الإيرادات. بالإضافة إلى رأس المال الأساسي، والذي يسمى دفتر الأستاذ. وهو بالتعريف دفتر تسجل فيه جميع العمليات المحاسباتية، وقيمتها، وتواريخها. سوف نجد أن لدينا رصيد ائتماني، يجب جعل قيمته صفرًا، عبر تسجيل مدين لكل عملية تندرج تحت مسمى الإيرادات، وذلك لتحويل رصيدها إلى حساب بيان الدخل.
- بعدها يتم تحديد حساب المصاريف، سوف نجد أن لدينا رصيد مدين. كذلك يجب جعل قيمته صفرًا، عبر تسجيل دائن لكل عملية تندرج تحت مسمى النفقات.
- بعد تصفير حسابي الإيرادات، والنفقات لدينا احتمالين: الاحتمال الأول وجود مبلغ ائتماني في حساب بيان الدخل، عندها يمكن القول إن الشركة تملك ربحًا صافيًا. أما الاحتمال الثاني وجود مبلغ دائن في بيان الدخل، وفي هذه الحالة الشركة تملك خسارةً صافيةً. بعدها يجب إغلاق بيان الدخل، وتحويله إلى حساب الأرباح المحتجزة، بعد ذلك يجب إنشاء ما يعرف بدفتر اليومية، لإنهاء حساب بيان الدخل، وتسجيل الأرباح المحتجزة.
- الخطوة الأخيرة يتم إنهاء حساب الأرباح المتعددة، فبوجود حساب الأرباح المحتجزة لا داعي للاحتفاظ بجميع حسابات الأرباح.
أمثلة على مفهوم الحسابات الاسمية
بفرض لدينا حساب اسمي كالمبيعات، يتم إنشاؤه لتسجيل عمليات بيع المنتجات، وتقديم الخدمات لفترة سنة واحدة. بالتالي عند انتهاء السنة المالية، سيتم نقل كافة مبالغ العمليات السابقة إلى حساب بيان الدخل. في المقابل تسجل فيه النفقات أيضًا، والتي ستنقل كذلك في نهاية السنة المالية إلى حساب بيان الدخل. بناءً على ذلك جميع العمليات المحاسباتية المؤقتة، أو التي تجري، وتنتهي في عام واحد، وتنقل إلى حساب بيان الدخل، ثم تحذف بعد تصفير حسابات الإيرادات، والنفقات تندرج تحت مسمى الحساب الاسمي Nominal Account. وفي عالم المال، والمحاسبة تصنف الحسابات إلى أربعة أصناف:
- حسابات الدخل: وهي تدفقات نقدية قصيرة الأمد، لسنة مالية واحدة فقط.
- حسابات المصروفات: وهي كذلك تدفقات قصيرة الأمد للصندوق، لسنة مالية واحدة فقط.
- حسابات الأصول: وهي تدفقات نقدية بعيدة الأمد، قد يصل مداها الزمني لسنوات عديدة. بالتالي يمكن تحديد قيمة حساب الأصل، كقيمة حالية بالنسبة للتدفق المالي المستقبلي.
- حسابات المسؤولية: وهي أيضًا تدفقات بعيدة الأمد، ولكن للصندوق تمتد إلى ما بعد العام المالي.
الحساب الحقيقي Real Account
يتميز الحساب الحقيقي بأنه لا يتم تصفير الرصيد فيه في نهاية العام المالي، على عكس الحساب الاسمي Nominal Account. بالتالي يبدأ الحساب الحقيقي السنة المالية الجديدة برصيده السابق، في نهاية السنة المالية السابقة. بناءً على ذلك يسمى الحساب الحقيقي بالحساب الدائم. فمثلًا تبقى الأصول مثل العقارات، والمباني ثابتة، وموجودة بمرور الأعوام المالية. وتقسم الحسابات الحقيقية إلى قسمين:
- حسابات حقيقية ملموسة: وهي الحسابات التي تخص الموجودات القائمة في المشروع، والتي تملك قيمة نقدية، وتشغل جزءًا من المشروع. وهي تشكل رصيد ضمن رأس المال الكلي مثل الآليات، وأرصدة البنوك، والبضائع وغيرها.
- حسابات حقيقية غير ملموسة: وهي الحسابات التي تعبر عن الموجودات القائمة في المشروع، والتي تملك قيمة نقدية. وعلى الرغم من أنها لا تشغل جزءًا من المشروع، لكنها تشكل رصيد ضمن رأس المال الكلي. مثل السمعة، وبراءات الاختراع، وحقوق الملكية، وحقوق العلامات التجارية وغيرها.
شاهد أيضًا: الأصول المتداولة Current Assets تعريف المفهوم مع الأمثلة.
تحويل الأموال من حساب اسمي إلى حساب حقيقي
تبين الإدخالات التي يتم تسجيلها في الدفتر اليومي، كيفية تحويل الأموال من الحساب الاسمي Nominal Account. وذلك عبر حساب بيان الدخل، إلى الحساب الحقيقي Real Account، أو حساب الأرباح المحتجزة. ويتم ذلك كالآتي:
- يتم تحويل كل 10000 وحدة نقدية مثلًا، من حساب الإيرادات لشهر واحد إلى حساب بيان الدخل.
- بعد ذلك يتم تحويل كل 9000 وحدة نقدية مثلًا، من حساب النفقات لشهر واحد إلى حساب بيان الدخل. علمًا أنه من المفروض وجود حساب نفقات واحد.
- بعدها يتم تحويل 1000 وحدة نقدية، والتي تمثل قيمة ربح صافية في حساب بيان الدخل، إلى حساب الأرباح المحتجزة.
يمكن إكمال الإدخالات السابقة يدويًا. ومع ذلك، ستتعامل حزمة برامج المحاسبة مع مهام النقل تلقائيًا، بمجرد أن يضبط المستخدم المصرح له علامة التمرير في البرنامج، لإنهاء التقارير المالية في السنة الفائتة، ونقل السجلات إلى السنة المالية اللاحقة.
شاهد أيضًا: مبادئ الإدارة المالية.
الحسابات الشخصية Personal Accounts
وهي عبارة عن حسابات تخص الأفراد الذين تربطهم علاقة مالية بالمشروع، بالتالي يكون لديهم حساب مالي مستقل، يمكنهم من خلاله القيام بعمليات السحب، أو الإيداع في الحساب، حسب مستوى ارتباطهم بالمشروع، وحسب الصلاحيات المفعلة في هذا الحساب. وبناءً على ذلك تقسم الحسابات الشخصية إلى نوعين اثنين:
- حسابات شخصية اسمية: ويطلق عليها أيضًا اسم الحسابات العادية، أو الطبيعية وهي تخص الأفراد المتعاملين مع المشروع.
- حسابات شخصية معنوية: ويطلق عليها أيضًا اسم الحسابات الاعتبارية، وهي تخص الشركات، أو الوزارات، أو المؤسسات الحكومية، وغير الحكومية التي تربطها علاقة مالية مع الشركة.
في النهاية نجد أن الحساب الاسمي Nominal Account يعود بالكثير من الفوائد على العمل المالي، من ناحية تنظيم، وجدولة الحسابات. بالإضافة إلى أن الأمثلة عن الحساب الاسمي، وتطبيقاته كثيرة جدًا، ومتنوعة. أيضًا يجب على المدير المالي، أو المحاسب أن يتمتع بخبرة كافية لإنهاء كافة الحسابات الاسمية، وتحويلها إلى رأس المال العام. وذلك عند إجرائه الجرد المالي السنوي، ليحصل صاحب المشروع، أو الشركة على تقدير مالي ممتاز، وواقعي عن رصيده.
