التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout تعريف المفهوم مع الأمثلة. حيث يتساءل الكثير من الناس، ما هو التنسيق الداخلي؟ كيف أستطيع الاستفادة من التنسيق الداخلي؟ ما أهمية التنسيق الداخلي بالنسبة للمنظمات والشركات والمؤسسات؟ جميع هذه الاستفسارات وغيرها، هو ما سنجيبكم عليه في مقالنا التالي. حتى تستطيع بناء شركة أو مؤسسة أو البدء بأي مشروع تجاري أو صناعي أو خدمي، ولكي يكون مشروعك ناجح لا بد لك من معرفة كيف يتم التنسيق الداخلي، وتطبيق هذا التنسيق في شركتك على أكمل وجه. علمًا بأن التنسيق الداخلي ليس حكرًا على مشروع أو شركة أو مؤسسة، فهو يتم في جميع الدول والمنظمات والشركات مهما صغر حجمها أو كبر. وها نحن ذا وعبر منصة تجارتنا نقدم لكم شرحًا مفصلًا عن التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout تعريف المفهوم مع الأمثلة. وكيفية تطبيقه وكل ما تريد معرفته عن هذا المفهوم المميز.
التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout
مفهوم التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout هو جوهر الإدارة وجزء لا يتجزأ من الوظائف الإدارية، كما أنه العامل الأساسي في ربط جميع الوظائف الإدارية. حيث يضمن التنسيق الداخلي حسب العمليات دعم وجود مجموعة من الأنشطة الإدارية والتنسيقية لضمان سير الأنشطة التشغيلية بسلاسة عبر البنية التحتية الإلكترونية. وتضمن هذه الخدمة بنية تحتية موحدة سلسة تقدم خدمات بمستوى خدمة متفق عليه. يظهر مفهوم التَنسيق الداخلي بوضوح تمام بين الأقسام المختلفة والفروع الداخلية التابعة لنفس المؤسسة. وينتج عن التخصص الوظيفي تنظيم سلسلة الوحدات الكاملة. حيث تختص كلوحة من الوحدات بعمل واحد فقط من مجموع الأعمال، مما يسهم في زيادة التنسيق الداخلي بين الوحدات المتعددة من أجل تحقيق الأهداف المرجوة.
شاهد أيضًا: العمل الجماعي Teamwork تعريف المفهوم مع الأمثلة.
أنواع التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout
يعتبر التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout من أساسيات نجاح العمل. بحيث يساعد التنسيق الفعال للمكونات الداخلية والخارجية في تقليل التعقيدات وإقامة علاقة تسودها المحبة والوئام بين جميع المدراء والمدراء التنفيذين والإدارات والأقسام والفروع والموظفين والعمال. يتم إنشاء هذه العلاقة بهدف تنسيق أنشطة المنظمة ويتكون مفهوم التَنسيق الداخلي من مجموعتين.
- التنسيق العمودي يتم التنسيق الرأسي من خلال تنسيق السلطة العليا عملها مع عمل المرؤوسين وبالعكس. كأن يعمل مثلًا مدير المبيعات بتنسيق مهامه مع مشرفي المبيعات، مع التأكيد على أن يتم عمل جميع مشرفي المبيعات بالتزامن والتنسيق مع مدير المبيعات.
- التنسيق الأفقي وتتم من خلال التشاور والتشارك والتنسيق مع بين العمال من نفس الفئة بغية الحصول على إنتاج أفضل. على سبيل المثال يسعى رؤساء الأقسام إلى التنسيق وتبادل المعلومات فيما بينهم بالإضافة إلى التنسيق مع المشرفين والزملاء في العمل. وبمعنى آخر يعمل الموظف على تبادل المعلومات والتقارير رأسيًا مع المدير أو المشرف أو أفقيًا مع زملائه في العمل.
أهمية مفهوم التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout
يصنف التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout في الوقت الراهن على أنه جوهر وظيفة الإدارة، وذلك بسبب الحاجة الماسة والضرورية للتنسيق الداخلي. فعند غياب مفهوم التَنسيق الداخلي بين العمال والموظفين، تفقد الشركة تناغمها وتتشتت عناصرها، الأمر الذي يؤدي سلبًا على حسن سير العمل في الشركة، وويضعف الطاقة الإنتاجية للشركة كمًا ونوعًا. ويمكن الإشارة إلى أهمية مفهوم التَنسيق الداخلي من خلال النقاط التالية:
- أولًا التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout بين الإدارة والأقسام أو الأقسام فيما بينها هام جدًا لنجاح المشاريع. وعلى سبيل المثال، التَنسيق الداخلي بين أقسام الشراء والمبيعات والإنتاج. فعندما يطلب مدير المبيعات شراء طلب ضخم ودون التَنسيق الداخلي مع أقسام الشراء والإنتاج، فهذا يؤدي إلى عدم المصداقية من حيث القدرة على إنتاج الطلبات الكبيرة، كون قسم الإنتاج غير جاهز ومن ثم كساد البضاعة كونها أكبر من حاجة قسم المشتريات.
- مفهوم التنسيق الداخلي حسب العمليات يلغي المصالح الشخصية بين العمال والمؤسسة.
- كما يضمن التَنسيق الداخلي سير عمل المؤسسة في الاتجاه الصحيح ويضمن إنجاز الأعمال المتنوعة.
- يخلق التنسيق توازنًا بين العمال والموظفين على مختلف قدراتهم ومستوياتهم.
- يساعد التنسيق على زيادة الإنتاج الجماعي ويحقق تظافر الجهود لعناصر المؤسسة.
شاهد أيضًا: استراتيجية إدارة المخاطر Strategic Risk Managament تعريف المفهوم مع الأمثلة.
أهداف التنسيق الداخلي حسب العمليات
يهدف التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout في كل مؤسسة وشركة إلى تحقيق الأهداف التالية:
- أولًا تحقيق التوازن والانسجام بين جميع أنشطة المنظمة، وذلك من خلال التفاهم والتعاون بين جميع المستويات الإدارية.
- تجنب التكرار وتفادي الازدواجية والقضاء على الصراعات في الشركة الواحدة.
- إنجاز الأعمال المطلوبة بأسرع وقت ممكن وبأقل جهد وأرخص التكاليف.
- الحد من المشكلات الإدارية بين أقسام الشركة والحفاظ على التوافق العام بين فروع العمل والعمال.
- التقليل من الأخطار الناجمة عن عدم التنسيق والتخلص منها نهائيًا.
- القضاء على الانعزالية والانصالية بين الأقسام وضمان استمرار التعاون فيما بينها.
- ضمان ولاء الموظفين والعمال للشركة والمساعدة الخلاقة في إنجاز أعمالها.
شاهد أيضًا: المبادئ التوجيهية Guiding Principles تعريف المفهوم مع الأمثلة.
كيفية تطبيق التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout
حتى تحقق الغاية من مفهوم التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout لا بد من اتباع المبادئ التالية:
- أولًا تحقيق الاتصال المباشر: حيث يعمل الاتصال المباشر بين الأطراف على إزالة حواجز الخوف وتجاوز الأمور الروتينية. ويسهم في سرعة إنجاز الأعمال، كما يساعد في إضفاء صفة الأسرية على الجو العام للشركة.
- الانطلاقة المبكرة: إن البداية المبكرة في تطبيق التَنسيق الداخلي للشركة يتم بسهولة أكبر ويحقق نتائج أكثر فعالية. فإن حجز طلب توريد سلعة معينة مع عدم وجود المواد الخام يعرض سمعة الشركة للخطر، ويكلفها رسوم جزائية بسبب التأخير الناجم عن عدم التَنسيق الداخلي. هذا إن لم يتم إلغاء الصفقة أساسًا من قبل الجهة المستدرجة.
- القيادة الصحيحة: من الضروري جدًا أن تكون هناك قيادة صحيحة ليكون لدينا تنسيق داخلي صحيح. حيث يعمل القائد في كل قسم على الإشراف على التَنسيق الداخلي مع الأقسام الأخرى، ومع العمال في قسمه وغيرها من الأقسام. الأمر الذي يؤدي إلى السرعة والدقة في إنجاز الأعمال المطلوبة وأتما المهام على أكمل وجهه.
- الاستمرار والديمومية: لا يوجد للتنسيق الداخلي وقت محدد ولا يقتصر على صفقة واحدة أو فترة زمنية واحدة. ولكي تحقق الغاية المرجوة من التنسيق الداخلي حسب العمليات في شركتك، يجب أن يبدأ التنسيق مع أول ساعة عمل للشركة ويستمر مع استمرارية الشركة في الوجود.
شاهد أيضًا: المزيج التسويقي S.A.V.E تعريف المفهوم مع الأمثلة.
أنواع التنسيق الإداري
يعتبر التنسيق الداخلي حسب العمليات من أهم أنواع التنسيق الإداري، حيث يضم التنسيق الإداري كل أشكل التنسيق وهي:
- أولًا التَنسيق الداخلي حسب العمليات، ويقسم إلى قسمين وهما:
- التنسيق الرأسي.
- ثم التنسيق الأفقي.
- التنسيق الخارجي.
- ثم التنسيق الفكري.
- التنسيق المالي.
- ثم التنسيق الزمني.
- التنسيق الأمني.
- ثم التنسيق على مستوى الأشخاص.
- التنسيق على مستوى الجماعة.
أمثلة على التنسيق الداخلي حسب العمليات
الأمثلة على مفهوم التنسيق الداخلي حسب العمليات كثيرة جدًا ويمكن أن تجدها في أي مؤسسة أو شركة أو منظمة مع اختلاف مسمياتها ومهامها. وفيما يلي نقدم لكم بعض الأمثلة عن التَنسيق الداخلي.
التنسيق الداخلي في المطار
يعتبر التَنسيق الداخلي في المطارات بمثابة الدماغ من جسم الإنسان، حيث لا يمكن أن يتم العمل بدون التنسيق الداخلي حسب العمليات. ويبدأ التعاون من الفريق الإداري لتنسيق الرحلات وترتيب مواعيد رحلات الطيران. ثم مكتب حجز التذاكر وإعلام المكتب الإداري في المطار عن موعد الرحلة، وإخطار قائد الرحلة لتجهيز طاقم الطائرة من طيارين وفنيين ومضيفين. بالإضافة إلى التنسيق مع برج المراقبة والمطار المستقبل للرحلة والموانئ الجوية التي يمكن أن تتزود الطائرة بالوقود منها. والعمل مع الفريق المسؤول عن تحميل الطائرة وموازنة الأحمال، والتنسيق مع مكتب الملاحة الجوية والأرصاد الجوية لمعرفة حال الطقس المتوقعة أثناء الرحلة. كما أن أي خلل في التنسيق بين كل هذه الجهات من شأنه أن يفضي إلى كوارث حقيقية لا تحمد عقباها وتؤدي في كثير من الأحيان إلى خسائر فادحة بالأرواح والأموال.
التنسيق الداخلي ضمن مكتب إعلامي
كما هو الحال في جميع الأعمال والمؤسسات فإن التَنسيق الداخلي للمكتب الإعلامي هو أساس عمله. وحتى يكون لديك متابعة إعلامية ناجحة لحدث رياضي مثلًا، لا بد من التَنسيق الداخلي بين مدير المكتب الإعلامي والمراسل الإعلامي الذي سوف يقوم بتغطية الحدث والمصور الفتوغرافي بالإضافي إلى الفنيين والسائقين. والتنسيق مع إدارة الحدث الإعلامي مع موعد الحدث وترتيب موعد مع الإذاعة وإدارة الأقمار الصناعية في حالة البث المباشر. كل هذه الترتيبات والإجراءات معرضة للفشل في حال غياب التنسيق مع أي عنصر من العناصر التي ذكرناها آنفًا.
وفي ختام مقالنا وبعد أن تحدثنا عن التنسيق الداخلي حسب العمليات Process Layout تعريف المفهوم مع الأمثلة. نذكر بضرورة التَنسيق الداخلي لأي عمل أو مشروع، سواء أكان في منظمات دولية أو مؤسسات حكومية أو شركات ومؤسسات ومعامل خاصة. وننوه إلى أن غياب التنسيق قد يدي بمشروعك للفشل ويعرضك لخسائر مادية كبيرة أنت بِغنى عنها.