إنشاء فاتورة الكترونية كيفية إنشاء فاتورة الكترونية

إنشاء فاتورة الكترونية كيفية إنشاء فاتورة الكترونية. يعتبر إنشاء فاتورة الكترونية من القفزات المهمة في العالم الرقمي. فهي سهّلت على الأشخاص أعباء الإجراءات الورقيّة، والانتظار حتى إتمام كافة المعاملات. نتيجة لذلك اختصرت الفاتورة الالكترونية الكثير من الجهد والوقت. ونظرًا إلى أهمية هذا المقال قررنا اليوم عبر منصّة تجارتنا أن نتحدث عن تعريف الفاتورة الالكترونية، والتطرّق إلى أهميتها. مرورًا بتوضيح كيفية إنشاء الفاتورة الرقمية. كما سنتطرّق إلى ذكر كيفيّة الوصول إلى لوحة المعلومات والتقارير الالكترونية. لنختم مقالنا عن طيفيّة طلب الدعم من مصلحة الضرائب.

شاهد أيضًا: ما هي الإدارة المستدامة.

تعريف الفاتورة الالكترونية

تعرّف الفاتورة الالكترونية بأنها وثيقة رقمية نستطيع أن نحفظ بياناتها، وتبادلها إلكترونيًا. تستخدم الفاتورة الالكترونية لتثبيت معاملات بيع الخدمات أو السلع والمنتجات الأخرى. كما تتبع في ذلك أهم التقنيّات المتطوّرة والحديثة، التي تهدف إلى التخلّص من الإشعارات والفواتير الورقيّة بغية اللحاق بالتطوّر العالمي المستمر. ويعتبر تطبيق إنشاء الفاتورة الالكترونية في العالم تطبيق أساسي لمنظومة التنمية المستدامة.

إنشاء فاتورة الكترونية

لكي يتمكّن المموّل من إنشاء فاتورة رقمية ينبغي له اتباع الخطوات التالية:

1. في البداية يجب التسجيل في المنظومة الرقمية للبلد المتواجد فيه. على سبيل المثال للدخول إلى رابط المنظومة الالكترونية في مصر من هنا.
2. كما يتوجّب إرسال طلب التسجيل بهدف الحصول على موعد لإنشاء الحساب الالكتروني.
3. على المموّل الآن انتظار رسالة  تحديد موعد التسجيل من المصلحة عبر البريد الإلكتروني الخاص .
4. يتوجب على المموّل الآن الذهاب إلى المأمورية الذي يتبع لها، لكي يقدّم كامل المستندات المطلوبة.
5. بعد ذلك، سيجهّز الحساب الالكتروني في مدة أقصاها 48 ساعة من موعد التسجيل.
6. أمّا الآن يتوجب من المموّل التوجّه إلى إحدى الجهات المرخّصة وتقديم الأوراق المطلوبة، بهدف استخراج شهادة التوقيع الالكتروني.
7. كما أن منظومة الفواتير الرقمية تستخدم نظام أكواد محدد بعاملين أساسيّين هما: EGS وGS1. لذلك يفترض على المموّل إرسال كافة أكواد المنتجات والخدمات والسلع إلى تلك المنظومة، للتأكّد من تفعيل هذه الأكواد قبل إصدار هذه الفواتير.

شاهد أيضًا: أفضل جدول تنظيم الوقت اليومي.

أهمية إنشاء الفاتورة الالكترونية وميزاتها

تكم أهمية إنشاء الفاتورة الالكترونية في الميزات التالية:

• تخفيف الأعباء على المواطنين.
• كذلك تقليل الأعباء الإدارية على الموظفين.
• تخفض الفاتورة الرقمية من إجراءات الفحوص الضريبيّة.
• تلغي التعامل هع الشركات الاحتيالية والوهميّة.
• بالإضافة إلى كونها تسهّل في عمليّة إعداد القوانين الضريبيّة.
• كما تساعد الفاتورة من كشف الأخطاء الرقمية بكل سهولة.
• بالإضافة إلى تسهيل إجراءات عملية الفحص الضريبي.

شاهد أيضًا: الاعتمادات البنكية LC.

كيفية انشاء فاتورة الكترونية

سنتحدث الآن عن خطوات إنشاء الفاتورة الإلكترونية. لذلك يتوجّب على المموّل اتباع هذه الخطوات ليتمكن من انشاء فاتورة رقمية:

1. التسجيل في المنظومة الإلكترونيّة.
2. البدء في عملية التحديث التقني.
3. كما يجب تIT .
4. تسجيل مفوّضين إضافيّين.
5. عملية تبادل الأوراق والمستندات.

شاهد أيضًا: معوقات الإدارة الالكترونية وسلبيات الإدارة الالكترونية.

التسجيل في المنظومة الالكترونية

إن أوّل خطوات الحصول على فاتورة الكترونيّة تكون في التسجيل في المنظومة الالكترونية، والذي يتطلّب بعض المستندات وهي:

• صورة عن طلب التفويض المعتمد من الشركة موثقة بتوقيع مصرفي.
• كذلك صورة عن بطاقة الرّقم القومي.
• صورة عن شهادة التّسجيل الضّريبي.
• كما يجب تقديم صورة عن البطاقة الضريبيّة.

وبعد استلام المموّل رسالة من المنصة والذهاب إلى المأموريّة، يتطلّب تقديم بعض البيانات الخاصة بكل من المفوّض والشركة وهي:

• رقم تسجيل الشّركة التابع لها المموّل.
• بالإضافة إلى البريد الإلكتروني للشركة.
• كما يجب تقديم رقم الهاتف.
• الاسم الكامل للمفوض.
• كما يجب تسجيل الرقم القومي للمفوّض.
• علاوة على ذلك، يجب إرفاف رقم هاتف المفوّض.
• كما يجب تقديم البريد الإلكتروني الخاص بالمموّل.

عملية التحديث التقني من خطوات إنشاء الفاتورة الالكترونية

كي يستطيع المموّل الانضمام إلى المنظومة الرقمية يتوجب إجراء بعض العمليات التقنيّة. وبالتالي يتمكّن المموّل من إرسال كامل الفواتير إلى مصلحة الضرائب. نتيجة لذلك توفّر مصلحة الضرائب خيار التكامل مع برنامج التخطيط لموارد المؤسسة. نتيجة لذلك تسهيل عملية تبادل المعلومات والبيانات، وإصدار الإشعارات والفواتير. كما أ، هذه المؤسسة تستعين بمجموعة من مصمّمي برنامج ERP المستخدم فيها. أو يمكن الاستعانة بقسم الـ IT لإنهاء هذه الخطوة.

تسجيل الرقم القومي للمفوّض من خطوات إنشاء الفاتورة الالكترونية

تعطي منظمة الفواتير الرقمية للموّل صلاحية إنشاء حساب رقمي يمكن استعماله للدخول إلى المنظومة. كما يستطيع من خلاله إدارة المفوّضين. إضافةً إلى أن المفوض يمتلك صلاحية التسجيل في المنظومة أيضًا. كما ذكرنا سابقًا أن الممول سيحصل على رسالة من مصلحة الضرائب. ذلك بعد إنهاء عملية التسجيل الأولى. وبالتالي يتوجّب عليه الآن فتح الدعوة واستكمال كامل البيانات المطلوبة، كي يستطيع المموّل تسجيل الحساب الالكتروني. كما أنه في أثناء استكمال خطوات التسجيل سيستلم المموّل رمز التأكيد وهو عبارة عن كلمة مرور لمرة واحدة OTP والذي يتوجّب إدخالها لمتابعة التسجيل. ومع ذلك يتمكّن المموّل الآن إرسال دعوة لممثلي الشركة.

تسجيل مفوضين إضافيين من خطوات إنشاء الفاتورة الالكترونية

لكي تستطيع تسجيل المفوّضين الإضافيين سواء كانوا أشخاصًا أو أنظمةً. نتيجة لذلك يصبح المفوّض قادر على الدخول إلى المنظومة الالكترونية والعمل من خلالها، بدلًا من المموّل الأساسي. كمت تتم تلك العملية عن طريق إدخال بعض المعلومات الخاصة بالمفوض:

• الاسم الأول للمثل.
• بالإضافة إلى الاسم الأخير له.
• الرّقم القومي.
• كذلك البريد الإلكتروني للمفوض.

 عملية تبادل المستندات من خطوات إنشاء الفاتورة الالكترونية

تعتبر عملية تبادل المستندات من أهم خطوات عمل الفاتورة الرقمية التطبيقية. نتيجة لذلك يستطيع المموّل من خلال المنظومة :

• إرسال الفواتير.
• إلغاء الفواتير.
• التعديل على الفاتورة.

إرسال الفواتير عن طريق المنظومة الالكترونية

تتيح المنظومة الرقمية إرسال الفواتير إلى مؤسسة المصالح الضريبيّة. ذلك بعد تنفيذ عملية التكامل والتوقيع على الفواتير إلكترونيًا. كما يتم إرسال هذه الفواتير على صيغة XML أو JSON.

يمكن للمموّل التحقق من صحة المستندات المرسلة عن طريق:

• الرّقم القومي للفرد.
• شكل الفاتورة.
• الجداول الأساسية التي يفترض أن تتواجد في كل المستندات.
• كذلك التوقيع الإلكتروني
• كما يمكن التحقق من اسم الممول، ومعرفة فيما إذا كان مسج1ذل ضريبيًا أو لا.
• كتابة الأكواد الموحّدة سواء كانت بصيغة GS1 أو EGS.
• معرفة عدد مرات إرسال المستند عن طريق الخطأ.
• المستندات المرجعية التي تمكنك التحقق من صحة إشعارات الخصم. كما يمكن الرجوع إلى الفاتورة الأصلية والتأكد من صحّتها.

إلغاء الفواتير الالكترونية أو التعديل عليها

يمكن إلغاء الفاتورة الالكترونية بعد إصدارها في حالة وجود أي خطأ. ثم ترسل المنظومة الالكترونية إشعارًا للمتلقي ينص على طلب الإلغاء. نتيجة لذلك يستطيع المتلقي قبول الطلب أو رفضه. مع العلم: أنه لا يمكن إلغاء الفاتورة الالكترونية بعد ثلاثة أيام من تاريخ صدورها. كما أن المنظومة الرقمية تتيح للموّل التعديل على الفاتورة الالكترونية والمستندات المدخلة عن طريق استخدام إشعارات الخصم والإضافة.

طريقة الوصول إلى التقارير الالكترونية ولوحة المعلومات

تحاول الدول بشكل كبير للعمل على تسهيل عملية تطبيق نظام إنشاء الفاتورة الالكترونية في مختلف الشركات والمنشآت. وبالتحديد المنشآت المتوسطة والصغيرة. كما أن أغلب مؤسسات المصالح الضريبيّة أعلنت عبر موقعها الالكتروني السماح للشركات التي لا تستخدم أي برنامج من برامج تخطيط موارد المؤسسة الالكترونية مراجعة كامل مستندات التبادل الخاصة بشركتها. وذلك من عن طريق ميّزة الوصول إلى لوحة المعلومات والتقارير. كما تمكّن هذه الميّزة المموّلين من الحصول على الملخّص الشهري للمستندات الخاصة بهم.

كيفية طلب الدعم من مصلحة الضرائب

يستطيع المموّل التواصل مع مصلحة الضرائبي لطلب الدعم في حال وجود أي مشكلة أو خلل. حيث تنيح منظّمة الفاتورة الالكترونية الدعم لكامل الممولين. وتقّدم لهم الخطوات التالية:

•  الاستفسار عن كامل المعلومات عن عمل المنظومة الرقمية.
• تسجيل أي مشكلة فنيّة.
• كما يمكن تقديم الشكاوى.
• وتتيح المنظومة إمكانية تقديم المقترحات.

وبهذا كلّه، نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا اليوم والذي تحدّثنا فيه عن إنشاء فاتورة الكترونية كيفية إنشاء فاتورة الكترونية بالتفصيل. كما تطرّقنا إلى ذكر تعريف الفاتورة الالكترونية وميّزاتها. وطرق طلب الدّعم من مصلحة الضرائب.