إدارة تكامل المشروع Project Integration Management، أمر بالغ الأهمية لأي مشروع ستبدأ به وترغب في الوصول لأعلى درجات النجاح. وهذا لكونه مجموعة من العمليات التي تعمل على التنسيق بين جميع الأطراف المتعلقة بالمشروع لتحقيق أهداف المشروع بشكل متكامل ودقيق. لذلك جمعنا لكم في ثنايا مقالنا اليوم عبر منصة تجارتنا كل ما يمكن معرفته من مفهوم وتعريف، كذلك أهمية وأمثلة عن إدارة تكامل المشروع. كما سنوضح لكم مهام وعمليات وكيفية نجاح إدارة تكامل المشروع.
مفهوم إدارة تكامل المشروع
يضم مفهوم إدارة تكامل المشروع الكثير من الأنشطة والتي تكون موزعة بين تعريف وتحديد ودمج والتواصل وتوحيد وتنسيق كافة العمليات المتعلقة بالمشروع. كذلك نجد أنها تتضمن اتخاذ قرارات تخص الموارد، وإدارة التبعيات الموجودة بين المجالات المختلفة في إدارة المشروع، كذلك إجراء المفاضلة بين البدائل المتنافسة والأهداف. من جهة أخرى لابد من معرفة أن تقديم العمليات الخاصة في هذه الإدارة تكون منفصلة، بينما في التنفيذ العملي ستتم هذه العمليات بشكل متفاعل ومتداخل بشكل لا يمكن تفصيله. في الحقيقة إن هي عبارة عن عملية بمراحل مختلفة تبدأ بمرحلة الإعداد، ثم التخطيط، التنفيذ، المتابعة والمراقبة، حتى المرحلة الأخيرة وهي إغلاق المشروع بعد التسليم النهائي للمنتج.
تعريف إدارة تكامل المشروع
يمكن تعريف إدارة تكامل المشروع على أنها كافة الأنشطة والعمليات اللازمة لتنسيق جميع العناصر المختلفة للمشروع بطريقة صحيحة. وهذا عن طريق تنسيق كل من أصحاب المصلحة والمهام والموارد وكافة العناصر الأخرى الأزمة في المشروع. لذلك نجد أن إدارة تكامل المشروع عامل حاسم في نجاح مدير المشروع.
أهمية إدارة تكامل المشروع
تكمن أهمية إدارة تكامل المشروع في عدة نقاط يمكن ذكرها كما يلي:
- توفير كافة العناصر المطلوبة لإتمام المشروع في الوقت المناسب.
- تلافي حدوث أي فشل في المشروع، وذلك من خلال متابعة ومراقبة كل ما يحدث. كذلك معرفة مدى تأثير عامل معين على العوامل الأخرى، والذي يعد موضوع في غاية الصعوبة ويحتاج للمتابعة المستمرة.
- يزيد من المعرفة بالأفراد الذين يحتاجهم المشروع، والوقت اللازم للتسليم في الوقت المحدد دون حدوث أي تأخير.
- إدارة تكامل المشروع تعمل على تحديد المعوقات بشكل مسبق مع وضع طرق لحلها، وبالتالي تلافي تأثير الحوادث الطارئة على المشروع والأعمال التجارية فيه.
- نجاح مدير المشروع الذي يشرف على كل من البرنامج، والنطاق، والكلفة، والجودة، والموارد، والمخاطر، والتغييرات.
- المشاريع بالعموم تكون معقدة كونها تضم العديد من العناصر المختلفة التي من الضروري إدارتها بشكل مفصل وتكاملي.
مهام إدارة تكامل المشروع
يمكن تقسيم مهام إدارة تكامل المشروع على عدة إدارات مع ذكر مهمة كل إدارة بدقة:
- إدارة نطاق العمل: مهمة هذا الجزء هي تحديد الأنشطة التي سوف يتبناها ويمارسها المشروع والأنشطة التي لن يتم استخدامها.
- إدارة الجودة: مهمتها هي الوصول بالمنتج إلى أقصى درجة من الكمال والتميز والرضا، مع مراعاة الاستمرار والمحافظة عليها.
- إدارة التكلفة: مسؤولة عن تحديد الميزانية العامة للمشروع، وتقديم كافة التكاليف المتعلقة به.
- إدارة الوقت: تتولى هذه الإدارة تصميم الجدول الزمني لعمل المشروع وتطويره، وذلك بهدف إدارة تنفيذ العمليات المتعلقة بالمشروع في الوقت المحدد لها. وذلك يتم من خلال المتابعة وتقدير الوقت اللازم لكل عملية أو خطوة.
- إدارة الموارد البشرية: هذا الجزء من الإدارة مسئول عن استقطاب الموارد البشرية ومن ثم اختيار المناسب منهم وتعيينهم، كذلك العمل على تدريبهم وتطوير مهاراتهم بشكل دوري، بالإضافة لكونها مسؤولة عن الأجور والمكافآت ودوام العمال وكل ما يتعلق بهم.
- إدارة التكامل: تضم اختيار طرق مناسبة لجمع وتعريف وتنسيق الأنشطة والعمليات المتعلقة بالمشروع ضمن إطار عمليات إدارته.
- إدارة التواصل: يمكن إدارة التواصل من خلال وضع خطط خاصة بطرق التواصل المتعددة التي يمكن استخدامها في التواصل بين العاملين والكادر الإداري للمشروع. كذلك اختيار طرق المناسبة للتواصل بين أصحاب المصلحة والإدارة. بالإضافة لكون هذه الإدارة مسؤولة عن تحديد المعلومات اللازم إيصالها لكل من الجهات المذكورة.
- إدارة المخاطر: تقوم إدارة المخاطر على تحديد كل المخاطر المحتمل وقوعها في المشروع، ومن ثم تحديد كافة الوسائل اللازمة لمنع حدوثها، ويجب وضع الخطط والبدائل اللازمة لاستخدامها في حال حدوثها.
- إدارة المشتريات: تضم إدارة المشتريات كل ما يخص أمور الشراء والتوريد. وهذا من خلال اختيار المواد الازمة، وتحديد المكان أو السوق الذي سيتم شراؤها منه. كذلك تعيين المعايير الخاصة بالشراء والعقود المطلوبة ونوعها لإتمام إدارة هذه العملية.
- إدارة أطراف المشروع: يعتبر كل شخص يؤثر أو يتأثر في المشروع سواء بشكل سلبي أو إيجابي طرفًا في المشروع. وهنا على إدارة العلاقات تقوية التواصل بين هذه الأطراف.
عمليات إدارة تكامل المشروع
تعد عمليات إدارة تكامل المشروع من أهم ما يمكن ذكره، وهي كالتالي:
- تصميم ميثاق المشروع: هو مستند أو وثيقة رسمية قصيرة مكتوبة وصادرة من جهة أعلى من المدير للمشروع. تضم وصف شامل عن المشروع، القيود والأهداف، وطرق تنفيذ المشروع، أصحاب المصلحة الرئيسيون فيه. كذلك تحديد المخاطر، ومسؤوليات كل موظف، والفوائد مع وجود نظرة عامة لميزانية هذا المشروع. تعتبر هذه الوثيقة عنصر حاسم في التخطيط للمشروع، وذلك لكونها تستخدم طول دورة حياة المشروع.
- تطوير خطة إدارة المشروع: تقوم على استخدام مخرجات عملية التخطيط المبنية على إستراتيجية وأهداف المشروع في تكوين مستند ثابت ومنطقي يستخدم في كل من عمليات التوجيه والتحكم والتنفيذ في المشروع. لذلك نجد أنه المرجع الأول والأساسي خلال فترة تنفيذ وتقييم المشروع. بشرط أن تكون هذه الخطة مدروسة ومطروحة بشكل تشاركي ومتكامل ومترابط بين الاختصاصات المختلفة في المشروع.
- الإشراف على تنفيذ إدارة أعمال المشروع: تستند هذه العملية على تطبيق خطة المشروع. وأهم ما تخرجه هذه العملية هي نتائج نهاية المشروع، بيانات كاملة عن الأداء للأنشطة في المشروع، إجراء التعديلات على خطة إدارة المشروع مع التحديث المستمر لهذه العملية، وأخيرًا وثائق المطالبة بالتغيير في مرحلة أو جزء معين من المشروع.
- مراقبة أعمال المشروع والتحكم به: وهي المتابعة والمراجعة المستمرة مع التبليغ عن أي تقدم أو تراجع لأعمال المشروع، وذلك بهدف تنفيذ الأعمال المطلوبة في خطة إدارة المشروع. كذلك الإشراف على أعمال المشروع ومن ثم مقارنته بالمعايير المحددة لتقييم أداء المشروع. وهذا بهدف معرفة هل الأعمال تسير بالشكل الصحيح أم أنها تحتاج بعض التعديل.
- التحكم المتكامل في التغيير: تقييم أثر التغييرات على المشروع، حيث تتطلب إجراء تحليل للعمل المنفذ مقابل الخطة التي تم وضعها ومن ثم التغيير أثناء دورة حياة المشروع بشكل فعال، وهذا من خلال إجراء التعديلات في حال لم تكن مضمونة أو متزامنة.
- إغلاق المشروع: هي مرحلة الانجاز المنظم الرسمي لأعمال المشروع، مع وجود توضيح بياني لمراحل دورة الإدارة في حياة المشروع ومخرجات كل مرحلة.
أمثلة عن إدارة تكامل المشروع
يوجد عدد كبير من الأمثلة عن إدارة تكامل المشروع، وهنا اخترنا مثال عن إدارة التكامل لمشروع نادي رياضي ضخم وناجح بإداراته. وهذا لكون المدير المسئول عن هذا المشروع قادر على تنفيذ جميع المهام اللازمة من تواصل وتخطيط وتنظيم الخ. بالإضافة لكونه مدرب رياضي وأخصائي تغذية ملم بجميع ما يتعلق بالمشروع. من جهة أخرى وجود تنسيق بين فريق النادي و المدير وأصحاب المصلحة للمشروع والأدوية والمكملات الغذائية والمعدات التدريبية. مع وجود الخطط الطارئة والمستقبلية لتطوير النادي ليصبح مجمع رياضي ومواجهة المنافسين من خلال التحليل والمراقبة. مع العلم أن الفريق الإداري الذي عمل بإدارة متكاملة ومترابطة وحقق النجاح في هذا النادي مكون من:
- مسئول علاقات عامة للتواصل مع النوادي وصالات التدريب والمراكز والمدارس والمعاهد والجامعات. وذلك لتقوية العلاقات التي قد تثمر باتفاقيات عمل هامه بينهم.
- مسئول تسويق يستغل المواسم والأعطال لبدء دورات رياضية مختلفة. مع تقديم عروض تشجيعية. على سبيل المثال أسعار مخفضة للطلاب في العطلة الصيفية.
- مسئول موارد بشرية لإدارة العمال وتلافي وجود أي نقص طارئ في أحد الشواغر ولا سيما المدربين.
- مدربين باختصاصات مختلفة.
كيفية نجاح إدارة تكامل المشروع
يمكن ضمان نجاح إدارة المشروع من خلال ضمان وجود بالدرجة الأولى مدير مشروع يملك مزيج من المهارات الصعبة والمهارات اللينة. وذلك لكون المدير هو المسئول الأول عن نجاح أو فشل المشروع، ولكون هذه الإدارة تتطلب التكامل من تقييم للموارد ومعرفة التعارضات و وإجراء المفاضلة بين البدائل المتنافسة. وهنا سنعرض لكم أهم المهارات اللازم توفرها في مدير المشروع لمعرفة كيفية نجاح إدارة تكامل المشروع كما يلي:
- التخطيط.
- التواصل الفعال.
- التنظيم الجيد.
- القدرة على القيادة.
- إدارة العلاقات العامة.
- القدرة على تقييم الآثار.
- تحليل البيانات.
- مهارات خاصة بالجدولة.
- إدارة المخاطر.
- إدارة التغيير.
- المهارة في إدارة الميزانية العامة للمشروع.
في ختام مقالنا نأمل أن تكون المعلومات المقدمة حول كل ما يخص مفهوم إدارة تكامل المشروع Project Integration Management قد أجابت على كل التساؤلات التي تدور في عقولكم حول هذا الموضوع. وهذا قبل البدء بالمشروع الذي ترغب به أو في حال تريد تطوير مشروعك الحالي.