إدارة المشاريع وإنجازها بالشكل الأمثل، عمليةٌ مرهقة وليست بالسهولة التي نتصورها عند رؤية المشروع بهيئته النهائية المتكاملة. حيث أنّ الأمرَ أعمقُ من ذلك بكثير، فإدارة أي مشروع تحمل في طياتها العديد من البنود الاستراتيجية المُثلى التي تؤهله للتميز والتغلب على منافسيه وتحقيق أفضل النتائج. والتي تنطوي على خطوات إدارة المشاريع المدروسة وأهدافها والمهام المنوطة بها. كذلك التخطيط السليم الذي يحدد مسار المشروع من نقطة انطلاقه وحتى لحظة التسليم. ومما لا شكَّ فيه أنّ رحلة تجهيز المشروع وإدارته، تحتاج إلى ربانٍ ماهر يقود دفته إلى بر الأمان وهو مدير المشاريع الذي يتمتع بمهاراتٍ ومواصفاتٍ قيادية وشخصية مميزة؛ تؤهله لتحمل المهام الملقاة على عاتقه. لكن وقبل الغوص في مهام ومواصفات المدير الناجح، لا بدَّ من العودة إلى نقطة البداية وهي إدارة المشاريع وحيثياتها الهامة من خطوات ومهام وأهداف ومنهجيات، والتعرف عليها أكثر وذلك من خلال ثنايا هذا المقال عبر موقع تجارتنا.
مفهوم إدارة المشاريع
إدارة المشاريع هي مجموعةُ عملياتٍ منظمة ومدروسة مسبقًا قبل بداية المشروع، تشمل التخطيط والتنظيم للموارد المتاحة من موظفين ومواد وميزانية مالية. كذلك تتضمن المتابعة والمراقبة المستمرة طيلة مدة تنفيذه وحتى نهايته. مع وضع جدول زمني يحدد مدة المشروع وموعد تسليمه، وكل هذا يحتاج إلى مدير مشاريع قيادي ومتميز يشرف على خطوات المشروع بشكلٍ احترافي ويساهم بنجاحه وتحقيق الغاية الإنتاجية والتنافسية منه.
واليوم لم تعد المشاريع متقوقعة بطابعها القديم، بما في ذلك أعمال ونشاطات البناء والصناعة والزراعة وما إلى ذلك من أنشطة تقليدية. بل اتجهت الأنظار بقوة إلى المشاريع التنموية والتكنولوجية والرقمية التي سادت العالم مؤخرًا، محققةً نتائج مذهلة على الصعيد التنموي والمالي لأصحابها، وذلك من خلال وضع خطط فعّالة لإدارتها وتحقيق أهدافها بكلّ نجاحٍ وريادة.
أهمية إدارة المشاريع
تتمثل أهمية إدارة المشاريع بعدّة نقاط أساسية، تنعكس إيجابًا على أصحاب المشروع وعلى الكادر المتميز الذي ينهض بها وهي كما يلي:
- إدارة الوقت بالشكل الأفضل.
- إدارة ميزانية المشروع وترشيد الأموال.
- تنمية مهارة التواصل الفعال بين مدير المشروع وفريق العمل اجمع.
- دمج المشروع في طور التنافس الحقيقي وقدرته على تخطي منافسيه.
- التنسيق والتنظيم والقيادة الناجحة التي تُسيّر المشروع بالاتجاه الصحيح.
اقرأ أيضًا: أهمية إدارة المشاريع
خطوات إدارة المشاريع
ترتكز إدارة المشاريع الصحيحة على مجموعة من الخطوات المرحلية التي تشكل أساس نجاح كل نشاط إنتاجي وهي كالتالي:
- انطلاق المشروع: هي الخطوة المبدئية في أي مشروع، تترجم من خلالها الخطط الفكرية إلى واقع ملموس. بما في ذلك تحديد الغاية من إقامة النشاط التجاري أو الإنتاجي، كذلك دراسة الجدوى منه. ووضع الميزانية المالية والمدة الزمنية التي يستغرقها منذ بدايته وحتى تسليمه النهائي. إضافةً إلى اختيار مدير المشروع والموظفين المشرفين على خطواته.
- وضع الخطط المثالية: تعتبر من الخطوات الهامة والأساسية، والقائمة على التخطيط الاحترافي والعملي للمشاريع. بما في ذلك الاعتماد على وضع خطط رائدة مرتكزة على الوسائل العملية من مخططات وشروحات وبرامج الكترونية، حسب كل مشروع ومجال نشاطه. كذلك الالتزام بالخطوط العريضة الخاصة بإدارة الموارد البشرية والمهنية المتوفرة وربط عملها مع النتائج النهائية للمشروع.
- تنفيذ المشروع: تعتبر الخطوة التطبيق العملي للمشروع، حيث ينخرط الجميع في جو العمل بدءًا من المدير وحتى كامل الكادر التنفيذي من موظفين ومشرفين. وهنا تظهر مهمة مدير المشاريع في الإشراف على تنفيذ الخطط الموضوعة بحذافيرها، والحرص على روح العمل الجماعي الذي يضمن تسويق المشروع بالشكل الأفضل بعد انتهائه.
- التقييم الصحيح المشروع: تتضمن هذه الخطوة، مراقبة مدير المشروع خطوات إدارة المشاريع، وموازنة نتائجها مع الأهداف المحددة للمشروع وإن كانت محققة لها فعلًا.
- انتهاء وتسليم المشروع: تعدّ الخطوة الأخيرة من خطوات إدارة المشاريع، وتمثل انتهاء المشروع بالمدة الزمنية المخصصة له. وتنفيذ كامل الخطط المعدة لإنجازه مع وضع كافة المستندات الورقية والعقود الخاصة به والاحتفاظ بها للاستفادة منها في النشاطات القادمة.
اقرأ أيضًا: ما هي طرق إدارة المشاريع
أهداف إدارة المشاريع
تتعدد أهداف إدارة المشاريع وتختلف باختلاف خطة العمل الموضوعة وخطوات المشروع، لكنها بالمجمل تنطوي ضمن التالي:
- تحفيز التواصل والعمل الجماعي بين أعضاء فريق العمل.
- كذلك دعم مسار المشروع وتحفيز أدائه وإنتاجيته.
- تسويق المشروع وتحقيقه أفضل النتائج التنافسية والربحية، من خلال تلبية احتياجات السوق والعملاء.
- جني الفوائد الحقيقية المالية والمعنوية من نجاح المشروع والتي تعود للشركات أو الأفراد أصحاب المشاريع.
- تطوير مهارات العمل بإشراف مدير المشاريع.
- الالتزام بإنجاز العمل بالمدة الزمنية المخصصة له وبجودة عالية.
- عدم هدر الموارد المتاحة.
منهجيات إدارة المشاريع
يتطلّب كل مشروع منهجية خاصة به؛ تساهم في نجاحه من خلال إدارة الوقت والتكاليف بالشكل الأمثل. ومن أهم منهجيات إدارة المشاريع نذكر ما يلي:
- منهجية الشلال Waterfall: وهي إحدى المنهجيات القديمة، التي تنتهج مسار تقليدي محدد باتجاه واحد نحو الأسفل. بما يتعلق في خطوات إدارة المشاريع، والذي يشبه الشلال، كما تفتقر إلى المرونة وعدم مواكبة التحديثات الطارئة دومًا.
- منهجية رشيق Agile: يعرف عن منهجية أجايل مغايرتها لمنهجية الشلال، من حيث متابعة كل ما هو متطور في آلية العمل وإيجاد الحلول الإبتكارية لمواجهة أي عقبة تعترض فريق المشروع.
- منهجية سكرم Scrum events: هي منهجية شائعة من منهجيات إدارة المشاريع لدى فرق العمل. وذلك نظرا لسرعتها في إنجاز المطلوب ضمن أدوات وخيارات منظمة بما فيها: (مربعات Sprint، تخطيط Sprint، مراجعة Sprint، اجتماعات Sprint).
- منهجية العجاف Lean: ترتكز على الإدارة المثالية للموارد المتاحة للمشروع وترشيد استخدامها بالشكل الأفضل. مما يساهم في توفير الميزانية وتقليل التكلفة، الأمر الذي ينعكس إيجابًا على متطلبات العميل وتلبية حاجاته.
- منهجية ستة سيجما Six Sigma: تساعد منهجية Six Sigma في إنجاز خطوات إدارة المشاريع بأقل الأخطاء. كذلك استخدام آلية صحيحة لإنجاز المطلوب وبأعلى جودة وبأفضل الكوادر المتخصصة.
مهام مدير المشروع
تحتاج خطوات إدارة المشاريع إلى مدير مشاريع ناجح وقيادي للقيام بالمهام المطلوبة بكلّ حرفية وبراعة والتي تشمل ما يلي:
- إدارة الوقت وعدم تضييع أي ثانية فيما لا جدوى منه.
- إدارة مجال العمل من خلال توجيه الكادر الوظيفي لإنجاز مهامه الموكلة له، كلٌّ في نطاق عمله.
- إعداد الميزانية المالية المناسبة للمشروع وعدم هدر أي مبلغ مالي.
- الاهتمام بتنفيذ المشروع بجودة عالية ومنافسة لباقي المشاريع المماثلة.
- إدارة الموارد البشرية الفعالة من خلال استقطاب الموظفين وبناء جسور الثقة والتعاون معهم من خلال الإشادة بعملهم ومنح المتميز مكافآت تحفيزية بين الحين والآخر.
- المحافظة على علاقات التواصل الدائم سواء في بيئة العمل أو مع العملاء وأصحاب النشاطات والمصالح الإنتاجية.
- مواجهة التحديات وإدارة المخاطر التي تنشأ أحيانا في جو العمل.
وفي ضوء ذلك، يحتاج أصحاب الأنشطة والمشاريع غالبًا إلى مدير مشاريع احترافي لتسيير أعمالهم والمساهمة بنجاحها. وبناءً على ذلك يتم الإعلان عن الحاجة لتوظيف مدير للمشروع بمواصفات ومهارات محددة مقابل أجر مادي، يُتفق عليه بين الطرفين. وهنا تجدر الإشارة إلى إمكانية الاستعانة بموقع مستقل الشهير للخدمات الذي يقدم خدمات توظيف المستقلين وبكلّ بساطة ومرونة بما في ذلك توظيف مدير مشروع. وذلك باتباع الخطوات التالية:
- إضافة مشروع إدارة المشاريع من قبل صاحب المشروع، مع تحديد المدة الزمنية للتنفيذ والأجر المالي للمدير.
- فيما بعد يبدأ مدراء المشاريع بتقديم عروضهم للقبول في الوظيفة المعلن عنها كمستقلين.
- ومن ثم يتصفح صاحب المشروع العروض المقدمة، ويختار الأنسب منها.
- بعد ذلك، يتم التواصل مع المستقل عبر موقع مستقل وتستكمل إجراءات التوظيف ضمن الموقع أيضًا.
اقرأ أيضًا: خطة عمل مدير عام المشروع
مهارات مدير المشاريع الناجح
تتمثل مهارات مدير المشاريع الناجح بما يلي:
- التميز بالشخصية القيادية.
- القدرة على مواجهة التحديات وإدارة الأزمات.
- اتخاذ القرارات الصائبة بالوقت المناسب.
- التواصل الفعال مع كادر العمل، كذلك مع الشركاء في حال وجودهم.
- إمكانية بناء وتأسيس فريق العمل وتوجيهه بدءا من أصغر موظف وحتى رأس الهرم.
- امتلاك القدرة على التفاوض وتقبل النقد.
- امتلاك حس المسؤولية وتحمل الأعباء والنتائج السلبية والإيجابية.
- الكفاءة العلمية والخبرة المهنية.
- امتلاك استراتيجيات التسويق والحس الإبداعي في الترويج للمشروع.
- متابعة خطوات إدارة المشاريع من بدايته وحتى النهاية.
اقرأ أيضًا: طرق تعامل المدير الناجح مع الموظفين
كيفية إدارة المشاريع عبر مستقل للمؤسسات
ساهم موقع مستقل بتوفير أفضل الخبرات الوظيفية المهنية والأكاديمية في مجال إدارة المشاريع. لا سيما خدمة مستقل للمؤسسات، والتي يمكن اعتمادها من خلال اتباع الخطوات التالية:
- أسس مؤسستك الخاصة مجانًا عن طريق إنشاء حساب في موقع مستقل، ومن ثم إنشاء المؤسسة فعليًّا.
- أضف طاقم العمل الوظيفي التابع لمؤسستك عبر موقع مستقل.
- حدد المهام والصلاحيات المنوطة بكل عضو من فريق العمل.
- حدد الرصيد المالي لحسابك، وشارك أعضاء فريقك بالصلاحيات المالية، خاصةً عند حاجتهم لذلك.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية سطور مقالنا الذي استعرضنا من خلاله خطوات إدارة المشاريع وأهدافها ومنهجياتها المتنوعة. كذلك تعرفنا على مهام ومهارات مدير المشاريع الناجح، والتي من الضروري الاطلاع عليها وإتقانها، لا سيما عند امتلاك الحس القيادي والرغبة في البدء بمشروع المستقبل. سواء كان بتمويلٍ ذاتي، أو بالمشاركة مع شركاء آخرين.