إدارة المخزن Store Management تعريف المفهوم مع الأمثلة من الأمور الهامة التي يجب عليك معرفتها. لا أحد منا يختلف على مدى أهمية الإدارة في أي مؤسسة أو شركة أو قطاع، باعتبارها الركيزة الأساسية التي يتوقف عليها نجاح أو فشل أي شركة. وتعتبر إدارة المخزن من المعادلات الصعبة التي تسعى كل المؤسسات لتحقيقها. وخاصةً لأن إدارة المخزن يعتبر علم واسع من العلوم الإدارية الهامة، وأحد أهم الركائز الإنتاجية في أي شركة. لذلك في مقالنا هذا سنتحدث بشكل عام عن تعريف ومفهوم إدارة المخزن، وعن أهدافه. بالإضافة إلى ذلك سنتناول الحديث عن مكونات إدارة المخزن ووظائفه. فإذا كنت مهتمًا بهذا الموضوع تابعنا.
تعريف ومفهوم إدارة المخزن Store Management
هي وظيفة تتعامل مع التخزين المادي للبضائع تحت وصاية شخص يسمى أمين المخزن اومراقب المخزن. وهي مراقبة جميع النشاطات والعمليات في المتجر. من خلال العمل مع الموظفين، والتواصل مع الموردين، وإنشاء جداول وقوائم الأعمال، واستقبال شكاوي المستهلكين، وتقييم المخزون وما إلى ذلك. بالتالي تعتبر إدارة المخزن إدارة فعالة للمواد وعلى الإنتاجية الإجمالية. كما تهتم إدارة المخازن بتنفيذ ودراسة كافة الأنشطة والأمور التي تؤثر بشكل إيجابي على المخزن وإنتاجيته. وتسعى الإدارة لتلبية احتياجات العملاء مع تقليل التكاليف غير الهامة.
مكونات إدارة المخزن Store Management
طبعًا بما أن الإدارة هي إستراتيجية فعالة لضبط المواد والقوائم، بالتالي هي خطة تقوك على عدة مكونات أساسية وهامة ألا وهم :
- مراقبة المخزون.
- دعم وتشجيع الموظفين.
- تطوير أدوات الإدارة الحديثة.
مراقبة المخزون من مكونات إدارة المخزن
المخزن بحاجة لمخزون دائم لا ينقص أبداً، وذلك لتقليل العجز عند الطلب، وتقليل العجز الربحي. فإذا كان متجرك فقيرًا بالعديد من المواد سيؤدي ذلك لذهاب العملاء إلى متاجر أخرى بديلة ومنافسة، وحيادهم عن مخزنك. كما يجدر الذكر بأنه يجب عليك عد وتقييم مخزونك بانتظام وبشكل دوري. وذلك من أجل تحديد واستعراض كافة العناصر المخزنة بسهولة. بالإضافة إلى ذلك يجب اختيار تصميم جذاب وآمن ومحمي، ومساحة واسعة لمتجرك.
دعم وتشجيع الموظفين من مكونات إدارة المخزن
حيث يجب على إدارة المخزن التواصل الدائم مع الموظفين وتشجيعهم ورعايتهم. كما يجب اختيار موظفين بمؤهلات صحيحة ومهارات وخبرات مناسبة مع الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون لديهم خبرة في التوصل مع العملاء، وخبرة في التكيف مع ضغوط العمل. كما يجدر الذكر بأنه يجب على الإدارة تعيين اجتماعات دورية مع الموظفين، من أجل الاستماع إلى أفكارهم واقتراحاتهم وحلولهم. بالإضافة إلى ذلك تمكن هذه الاجتماعات الدورية الإدارة من الاستطلاع على كافة التقدمات والتطورات الجديدة والإنتاجية في العمل.
تطوير أدوات الإدارة الحديثة من مكونات إدارة المخزن
حيث تحتاج دومًا إلى ابتكار عمليات إدارية بسيطة للمخزن، وذلك من أجل الاعتماد على نظام وأساليب الإدارة الحديثة وتقليل العمل اليدوي. كما من المهم التتبع اليومي للمخزون، وتوقع المخزون، والاعتماد على البيانات الموجودة لزيادة المبيعات، ومراقبة الأداء المالي.
طرق إدارة المخزن Store Management
هناك عدة طرق هامة لإدارة المخازن منها الطرق القديمة والحديثة، وسنذكر الآن بعض هذه الطرق :
- طريقة ورقة العمل : تعتبر هذه الطريقة من الطرق اليدوية، حيث يتم استخدام ورقة لتسجيل كافة الصادرات والواردات من وإلى المخزن. بالإضافة إلى ذلك تحديد الأصناف الناقصة والأصناف المرغوب بها. وعيب هذه الطريقة هو البطء، واحتمالية الخطأ. وفي حال كانت الأصناف كثيرة ومتعددة يصعب الاستعانة بهذه الطريقة.
- طريقة الباركود : يتم الاستعانة بماسح ضوئي، وربطه مع قائمة الواردات والصادرات من المخزن. ولكن يجب إلصاق أوراق تسلسلية على كل منتج، تضم هذه الأرقام سجلات تعريفية عن المنتج. حيث يقرأ الماسح الباركود الموجود على المادة، ويغذى إلى قائمة الواردات والصادرات بكافة المعلومات. بالتالي يتم القيام بكافة العمليات دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي. كما يجدر الذكر بأن هذه الطريقة من أهم الطرق وأكثرها استخدامًا، وخاصةً في ظل هذا التقدم التكنولوجي الهائل. بالإضافة إلى ذلك تساعدك هذه الطريقة على تحقيق أعلى معدلات الدقة في كافة التقارير والأوراق الخاصة بالمواد والصادرات والواردات إلى المخزن.
أهداف إدارة المخزن Store Management
هناك أهداف مختلفة للمخزن وهي كما يلي :
- إنتاج الخدمات بأقل التكاليف عن طريق تقليل تكاليف الإنتاج الإجمالية.
- الحفاظ على مخزون المواد والعمل على عدم حصول أي نقص أو تلف فيها. حيث يجب المحافظة على بقاء المواد في المخزن لفترات طويلة.
- بالإضافة إلى ذلك الحفاظ على قيمة المواد.
- كما تهتم بتقديم خدمات مختلفة لأقسام المستخدمين والعاملين.
- مراقبة المواد، ومراحل العمل، وجرد المواد والتخلص من التالف منها.
- حفظ السجلات الورقية، وذلك للتمكن من توفير صورة للمخزون المتواجد في المتجر.
وظائف إدارة المخزن Store Management
هناك وظائف أساسية تختص بها إدارة المخزن وسنذكر منها ما يلي :
- التخزين : يخزن ويحفظ المخزون من التلف، أو السرقة، أو الخسارة.
- الاستلام : استلام قوائم الجرد وحسابها.
- الاسترجاع : يساعد على سهولة الوصول إلى قوائم المواد. بالإضافة إلى ذلك إمكانية الاستخدام الأمثل للمساحة، من خلال تحديد موقع كل منتج للوصول إليه بسهولة.
- المشكلة : يفي بمتطلبات الإدارة من خلال الإصدار الصحيح للمخزونات عند استلام الطلبات.
- السجلات : لتسجيل كافة الإصدارات والايصالات.
- التحقق : التحقق من المواد تجنبًا لنفاذ المخزون من المخزن.
- المخزون الفائض : يتم التخلص من المواد الفائضة والخردة والمنتهية صلاحيتها.
الأمثلة على إدارة المخزن Store Management
هناك العديد من الأمثلة الشائعة حول إدارة المخزن والتي سنذكرها في هذه الفقرة :
- شركات الأحذية والألبسة تكثر مبيعاتها في فصلي الصيف والشتاء. لذلك هي بحاجة لتخزين كميات كافية من الألبسة لطرحها في السوق، وتلبية احتياجات كافة العملاء.
- شركات الأدوية في وقتنا الحالي تواجه العدبد من الطلبات على أدوية معينة وخاصةً بعد الوباء. لذلك هي بحاجة لإدارة مخزنها من الأدوية ومراقبته. وذلك لتغطية كافة طلبات العملاء.
وفي نهاية مقالنا إدارة المخزن Store Management تعريف المفهوم مع الأمثلة نأمل أن نكون قد وفرنا لكم المعلومات الكافية حول تعريف هذه الإدارة وطرقها. ودعونا نتفق على أن الإدارة أمرًا هامًا لنجاح أي شركة.