مهارات تحصيل الديون سؤال يراود الكثير من الشركات، حيث يعتبر تحصيل الديون مشكلة يتعين على معظم الشركات التعامل معها. حيث يعد استرداد الأموال التي يدين بها العملاء لشركة ما تحديًا يتطلب اتباع طريقة منهجية دقيقة.
كيف أجمع الديون من العملاء ؟ للإجابة على هذا السؤال تابع معنا المقال الآتي.
تحديد المدينين المعدمين المحتملين والتصرف بسرعة
قم بإعداد نظام المحاسبة الخاص بك لوضع علامة على الحسابات المتأخرة. وكلما أسرعت في اتخاذ الإجراء، زاد احتمال حصولك على أموالك.
وعلى العكس من ذلك، فإن التقاعس عن العمل أو التسويف سيقلل من فرصك في الحصول على أي أموال. وكما هو الحال مع جميع أساليب تحصيل الديون، فإن التعامل الحكيم ضروري في هذه الحالة. فأنت لا تريد إزعاج العملاء المهمين، ولكنك أيضًا لا تريد أن يستفيد العملاء الآخرون (وسيكون هناك دائمًا البعض غير المهم) من خلال التعامل مع نشاطك التجاري كمصدر للأموال بدون فوائد.
معالجة المدفوعات المتأخرة
لا توجد قواعد صارمة وسريعة حول كيفية التعامل مع المتأخرين في الدفع. كما من المحتمل أن تعتمد طريقة تحصيل أموالك على تاريخك مع كل عميل وأسباب تأخره في الاستحقاق.
خذ زمام المبادرة واكتشف سبب تأخر المدفوعات
لا تتوقع أن يبادر العملاء للاتصال بك أولاً بشأن مشكلات الدفع، بل عليك أخذ زمام المبادرة بنفسك. ابدأ بحل أو إزالة أي أسباب واضحة، مثل:
- لم يستلم عميلك فاتورتك أبدًا، أو تم إرسال البضائع إلى عنوان خاطئ. قد يكون هذا عذرًا أو سببًا حقيقيًا لعدم الدفع. بالنسبة للشركات الأكبر، ربما تم إرسال الفاتورة إلى القسم الخطأ حيث تم تجاهلها ببساطة. تأكد من إرسال نسخة من فواتيرك في غضون يوم أو يومين من فاتورة متأخرة السداد. ويمكنك أيضًا المتابعة عن طريق المكالمات الهاتفية (إذا لزم الأمر) للتأكد من استلام الشخص المناسب الفاتورة.
- فاتورتك أو كشفك لا يتوافق مع متطلبات العميل. يمكن أن يمثل هذا مشكلة للشركات الكبيرة، حيث يمكن أن يرسل فاتورتك إلى أسفل الكومة ما يؤدي إلى تجاهلها تمامًا. تحقق من طلب العميل الأصلي وقارن أي متطلبات بسجلات الفواتير الخاصة بك. تأكد من تضمين جميع التفاصيل المطلوبة، مثل رقم طلب العميل أو رقم الحساب، إلى جانب اسم الشخص أو القسم الذي قدم الطلب.
- الفاتورة غير واضحة. قد لا تتضمن فاتورتك تفاصيل السلع أو الخدمات التي تم تسليمها بشكل صحيح. تأكد أيضًا من أن تفاصيل الدفع الخاصة بك واضحة وتتوافق مع طريقة الدفع المفضلة للعميل. على سبيل المثال، إذا كان عميلك يفضل الدفع عبر الإنترنت ، فتأكد من تضمين تفاصيل حسابك.
- يواجه عميلك مشكلة في فاتورتك أو في جودة سلعك وخدماتك. إذا كان الأمر كذلك، فقم بحل أي مشكلة في أسرع وقت ممكن للوصول إلى حل مقبول. هذا يزيل أي أعذار أخرى لعدم الدفع.
- يعاني عميلك من خلل في أنظمة المحاسبة أو الدفع الخاصة به. يمكن عادةً حل هذه المشكلة بسرعة، طالما أنه ليس عذراً لمشكلة أكبر.
- عميلك لديه مشكلة في التدفق النقدي. إذا كان بإمكانك التفاوض على حل، اطلب من العميل التوقيع على جدول سداد متفق عليه وتوضيح أن أي مدفوعات جزئية لن يتم اعتبارها تسوية كاملة.
تواصل مع عميلك
بمجرد حل أي عوائق أمام الدفع، اتصل مباشرة بعميلك. ابدأ بتذكير مهذب أو استفسار حول الفاتورة، حيث أن الدفع المتأخر قد لا يكون ناتج عن خطأ من العميل، ثم قم بالمتابعة حسب الضرورة.
جرب واحدًا أو أكثر من أساليب المتابعة أدناه:
- زيارة شخصية – غالبًا ما يمكن للقاء وجهاً لوجه أن يحل المشكلة أو يضمن حصولك على الحل ذي الأولوية. وتشكل الزيارة أيضًا فرصة للتفاوض على حلول الدفع. ربما يمكن للعميل الدفع ببطاقة الائتمان بدلاً من النقد أو من خلال أقساط متفق عليها، ولكن تأكد من الحصول على إثبات مكتوب وواضح أنه لن يتم اعتبار أي دفعة جزئية بمثابة تسوية كاملة أو نهائية.
- اتصل بعميلك – صوتك ليس له طابع زيارة وجهاً لوجه بشكل فوري، حيث يمكن لمكالمة بسيطة أن تسهل على عميلك المراوغة أو تقديم عذر “الشيك في البريد” الكلاسيكي.
- البريد الإلكتروني – هذا هو التكتيك الأبعد وبالتالي فهو أسهل للعملاء تجاهله أو التهرب منه.
السرعة والمثابرة هما المفتاحان الأساسيان للحصول على المال. يمكن أن تكون زيارة واحدة أو مكالمة أو بريد إلكتروني غير مجدي، ولكن المتابعة المستمرة قد تؤدي الغرض جيدًا – بمجرد أن يدرك العميل أنك لن تستسلم بسهولة، فقد يعطي الأولوية لفاتورتك.
توظيف محصلي الديون أو المحامين
إذا فشل أي من المحاولات السابقة، فكر في وكالات تحصيل الديون أو اللجوء لـ محامٍس.
حاول الاتصال بعميلك للمرة الأخيرة لإخباره بأنك تخطط لإحالة الأمر إلى محام أو محصّل ديون، ويمكنك دائمًا إلقاء اللوم على “محاسبك” للضغط عليك.
وبمجرد تسليم الديون، هناك احتمال قوي أن يدرك العميل أنك جاد في مطاردة الديون. غالبًا ما يدفع على الفور، إما بالكامل أو على أقساط متفق عليها. ويمكن لرسالة من محام أو وكالة أن تقطع شوطًا طويلاً.
تحقق من تكلفة مختلف محصلي الديون
اطلب من جهات الاتصال في العمل أن توصي ببعض محصلي الديون أو المحامين المتخصصين في تحصيل الديون، ثم قارن تكاليفهم وخدماتهم.
من المحتمل أن تتضمن التكاليف رسمًا ثابتًا أو نسبة مئوية من الدين المسترد أو مزيجاً من الاثنين معًا. اكتشف بالضبط ما تغطيه الرسوم وتحقق مما إذا كانت هناك أي رسوم إضافية.
ضع في اعتبارك المبلغ المستحق عليك
هل يستحق الأمر السعي وراء 500 دولار بينما تكّلف عملية تحصيل الديون أكثر؟ في بعض الأحيان يكون من الأفضل شطب مبالغ صغيرة للحفاظ على علاقة عمل مهمة.
قد يكون إلغاء غرامات السداد المتأخر في مصلحتك أيضًا إذا كنت تطارد طلبًا كبيرًا من أحد العملاء.
نأمل أن يساعدك هذا المقال في جمع ديونك من العملاء الذين تتعامل معهم في سياق أعمالك. وأجاب عن سؤال كيف أجمع الديون من العملاء بشكل بسيط.