تلعب مهارات التواصل مع العملاء دورًا مهمًا في الحفاظ على صحة العلاقات التجارية وضمان الحفاظ على جودة المشروع وفقًا للتوقعات. ومن أهم مهارات التواصل مع العملاء الإبلاغ، والمناقشات ونقل المعرفة التي تحدث بين مزود الخدمة (الشركة) وطالب الخدمة (العميل) لإنجاز المشروع.
وإن العملاء هم جوهر أي عمل تجاري، فإذا طورت المهارات الشخصية، يمكنك الحفاظ على التواصل الجيد مع العملاء وبناء علاقات دائمة. بالإضافة إلى ذلك العملاء السعداء يصبحون دعاةً للعمل ويوصون بالعمل. ولكنهم أيضًا يصبحون أكثر تسامحًا عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط. فإذا كنت في دور يواجه العميل، فإن مهارات الاتصال التي تملكها، لديها القدرة على صنع الأشياء أو تحطيمها. بالإضافة إلى ذلك يجب صقل المهارات باستمرار وبناء إستراتيجية اتصال قوية مع العميل من أجل النجاح والحصول على رضا العميل.
وتتواصل شركات الخدمة باستمرار مع الشركات العميلة وفقًا لاتفاقيات مستوى الخدمة الخاصة بهم، على سبيل المثال: التقارير، وتخطيط المشاريع ومؤتمرات الفيديو، بالإضافة إلى ذلك رسائل البريد الإلكتروني.
تعريف مهارات التواصل مع العملاء
مهارات التواصل مع العميل هي مزيج من اللغة، والقدرات الشخصية والعاطفية التي تمكنك من إجراء محادثات واضحة، وهادفة وعاطفية للتعامل مع العميل بالشكل الصحيح. وليس من المستغرب أن تميل اتصالات العملاء إلى الانحراف، بالإضافة إلى ذلك انتشار سوء الفهم في كل مكان. ويعرف المتصل الماهر كيفية اجتياز الاتصالات بشكل فعال، ولا يترك سوى هامش ضئيل للخطأ.
صفات المتصل الماهر مع العملاء
يمكن التعرف على المتصل الماهر مع العملاء من خلال العناصر التالية:
- التعاطف.
- نبرة الصوت ودودة.
- الاستماع الفعال.
- الصبر.
- القدرة على التعامل مع الحجج.
- يكون المتصل منطقيًا وحكيمًا.
- سهل الفهم.
أهمية مهارات التواصل مع العملاء
- عدم إفساد التوقعات: إذا طلبت الشاي في المقهى، وحصلت على القهوة، سوف تشعر بعدم الارتياح. هذا لأن توقعاتك خابت. وأثناء خدمة العملاء يكون الأمر كذلك، عندما يكون الاتصال واضحًا يعرف العميل ما يمكن توقعه ومتى يتوقع. بهذه الطريقة يشعرون أنهم يتلقون ما يطلبونه، على عكس القهوة.
- التقليل من الفوضى: المحادثات الفعالة تشبه إلى حد كبير الفيل في الغرفة، وليس إبرة في كومة قش. ومن السهل معالجة السياق، ويمكن تحديد جدول الأعمال بسهولة.
- بناء علاقات جيدة مع العميل: إن التواصل الجيد مع المستمعين يشعرهم بالرضى عن أنفسهم لأنهم يحاولون بناء علاقة. وفي ظل وجود علاقة قوية، يمكن التعامل مع الأشياء الصعبة دون فقدان ثقة العميل، بالتالي تعزيز الولاء.
- الحفاظ على توافق المشروع: يؤدي ضعف التواصل مع العميل إلى اختلال المشروع، بالإضافة إلى ذلك إن عدم التنظيم يمكن أن يولد عدم اهتمام العميل. في حين إذا كان الاتصال في مكانه الصحيح، فإن المشروع يعمل بسلاسة وبالسرعة المرغوبة، حتى عندما تكون هناك عوائق.
مهارات التواصل مع العملاء
الحصول على اتصال عاطفي مع العميل
لتفسير العميل بشكل أفضل، من الضروري التواصل معه على المستوى العاطفي. وهذا لا يعني أن عليك معالجة مشاكل غضبهم أو المشاركة في المحادثات الفكرية، بل يعني أن تكون مدركًا للدلالات العاطفية. ويتكون الاتصال العاطفي من أربعة عناصر أساسية:
- الوعي الذاتي: فهم كيفية تفاعلك مع المشاعر المعينة حتى تتمكن من تحديد العبارات العاطفية في محادثة.
- إدارة الذات: أن تكون متزامنًا مع أفكارك أثناء المحادثة حتى لا تطغى عليك المشاعر العاطفية.
- الوعي الاجتماعي: فهم عام للوضع الاجتماعي، والالتزامات، وآداب السلوك واللياقة عندما تجلس مع العميل.
- التعاطف: القدرة على فهم منظور العميل على أنه منظور خاص بك، والاستجابة وفقًا لذلك.
أن يكون الاتصال موجزًا وواضحًا وموجهًا بالسياق
يكمن الفن الحقيقي للتواصل مع العملاء كما يلي:
- توصيل العوامل المهمة، على سبيل المثال: حالة التقدم، والموعد النهائي والتكلفة.
- تجنب استخدام مصطلحات التالية: تقريبًا، وربما، وعديدة، لأنها تؤدي إلى الارتباك.
- الحفاظ على محادثات العميل الخاصة على أساس جدول الأعمال، لأن محاولة احتواء الكثير من الأعمال في محادثة واحدة يمكن أن تأتي بنتائج عكسية.
- كن على معرفة بكيفية تلقي العميل لمعلومات معينة.
- الانتباه إلى سياق جدول الأعمال المطروح، وإلى من يبلّغ عنه.
الحفاظ على نغمة الصوت
تنعكس نبرة الصوت وطريقة استخدامه في المحادثة على الدلالات الخفية المفتوحة للتفسير غير المقصود. وتفسر كما يلي:
- النبرة فضفاضة: يفسرها العميل على أنها عدم اهتمام بمشروعه.
- اللهجة قاسية: يعتقد العميل أنك غير محترم.
- النغمة صارمة للغاية: يجد العميل صعوبةً في التواصل بشكل مفتوح.
- النغمة مترددة: يجد العميل الشريك غير واثق من نفسه.
وللحصول على النغمة الاحترافية يجب اتباع ما يلي:
- أظهر الثقة.
- كن مهذبًا وصادقًا.
- استخدم لغةً غير تمييزية وغير متحيزة.
- تجنب اللهجة الاتهامية بطبيعتها.
استخدام التأكيد والتبعية بشكل مناسب
- إعطاء المزيد من الوقت للأفكار التي تحتاج إلى التركيز وطرحها في المناقشة على الفور.
- استخدام نبرة مهتمة لتوصيل الأفكار المهمة، وضبط نبرة الصوت عندما تضطر إلى إخضاع فكرة ما.
- الاتصال الكتابي: استخدام أدلة التنسيق لتسليط الضوء على الأفكار التي تحتاج إلى اهتمام فوري.
- يمكن اختيار توصيل الأفكار المهمة بصوت نشط، بينما من الأفضل ترك الأفكار الثانوية لصوت المبني للمجهول.
- استخدام أدلة الألوان أو علامات المشروع عند استخدام برنامج إدارة المشروع، لتعيين الأولويات للأفكار التي تصل إلى العميل.
الاستماع النشط
أهم النقاط التي تساعدك على تطوير مهارات الاستماع النشط مع العملاء هي:
- التدرب على الاستماع المركّز الذي يساعد على استيعاب المعلومات دون الانحراف عن الموضوع.
- استخدام الإقرارات، على سبيل المثال: الإيماءات اللفظية والكلمات الإيجابية على فترات ثابتة لجعل المحادثة تبدو وكأنها مناجاة.
- إشراك المتحدث بأسئلة المتابعة للحصول على مزيد من المعلومات من المتحدث.
استخدام أداة اتصال العميل
عندما يكون معظم أعضاء الفريق، بما في ذلك العميل متناثرين جغرافيًا، فإن الأمر يتطلب أكثر من المكالمات الهاتفية ومؤتمرات الفيديو للحفاظ على التواصل الفعال. لذلك يجب التواصل مع العملاء باستخدام ProofHub. وتعمل خدمة ProofHub على جعل التواصل مع العميل فعالًا، مما يسمح بمناقشة مشاريع العميل، والتحدث عنها، وإعداد تقارير عنها وكل ذلك باستخدام أداة واحدة.
وفي الختام نقول إن مهارات التواصل مع العملاء هي جوهر النجاح وهي الخطوة التي ستقدمك إلى الأمام ونحو التميز. سواءً كنت تتفاعل مع عميل طويل الأجل أو مشتري لأول مرة، فإن تطوير العلاقة مع العملاء يعد جزءًا مهمًا من بناء علاقات جيدة مع العملاء.