هل تعرفت قبلًا على مراحل إعداد الخطة لاي مشروع؟ فإن كنت مسؤولًا عن مشروع فهذا أمرٌ جيد! لكن قبل أن تبدأ مشروعك فعليًا، ستحتاج إلى خطة للمشروع.
على الرغم من أنه قد يكون من المغري القفز مباشرًة إلى مشروعك واكتشاف الأمور أثناء تقدمك، إلا أنه سيكون لديك نتائج أفضل بكثير إذا أنشأت خطة مشروع أولًا وعملت على أساس مراحل إنشاء هذا المشروع. فبدون خطة المشروع الأساسية، قد تجد فريقك بلا اتجاه، أو أسوأ من ذلك قد يتجه في اتجاهات متعددة لا تخدم العمل.
وفيما يخص إدارة المشروع، فإن المضي قدمًا بدون خطة مشروع يتركك في خطر تجاوز الموارد المتاحة والفشل في تحقيق أهداف العميل. كما تضمن خطة المشروع لجميع أصحاب المصلحة مشاركة نفس الرؤية، وتحديد أهداف قابلة للقياس لمشروعك. بالإضافة لإنشاء اتصال قوي بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، مما يساهم ويعمل كأساس لشفافية المشروع.
كما أن خطة المشروع، والمعروفة أيضًا باسم خطة إدارة المشروع، هي المستند الذي يصف كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه وإغلاقه. ويحدد أيضًا هذا أهداف المشروع ونطاقه ويعمل كنقطة مرجعية رسمية لفريق المشروع والشركة الأكبر وأصحاب المصلحة.
وقد أنشئ أثناء مرحلة تخطيط المشروع وهو عبارة عن تجميع للعديد من المستندات الأخرى. فهو أكثر من مجرد جدول زمني أو قائمة مهام، على الرغم من أنه يشمل تلك الأشياء. كما تجري الموافقة على خطة إدارة المشروع رسميًا في بداية المشروع ثم يجري تحديثها تدريجيًا طوال فترة المشروع.
مراحل إعداد الخطة لاي مشروع
اتبع هذه المراحل التسع اللاحقة لإدارة المشروع، وأنت في طريقك ليس فقط بشأن كيفية التخطيط لمشروع عبر الإنترنت ولكن لتنفيذ مشروعك عمومًا بنجاح.
تحديد جميع أصحاب المصلحة
يحتوي مشروعك على العديد من أصحاب المصلحة، ولن يشارك جميعهم في كل تفاصيل المشروع. كما يشمل أصحاب المصلحة في المشروع:
- عميلك.
- المستخدمون النهائيون للمنتج.
- الشركة وقادتها.
- والفريق العامل مباشرةً على المشروع.
اعتمادًا على طبيعة المشروع، قد يشمل أصحاب المصلحة أيضًا منظمات خارجيةً، أو أفراد مجتمع فرديين سيتأثرون بالمشروع.
تحديد الأدوار والمسؤوليات من أبرز مراحل إعداد الخطة لاي مشروع
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة، تحتاج إلى تحديد المهارات والكفاءات الأساسية لإدارة المشروع المطلوبة للمشروع. فعندما تكون لديك هذه القائمة، يمكنك تحديد الأدوار وتعيين المسؤوليات لأصحاب المصلحة الفرديين.
لكن تذكر أن الدور يختلف عن الشخص نفسه. ففي بعض الحالات، يمكن لشخص واحد أن يؤدي أدوارًا متعددةً، مثل وجود جهة اتصال مخصصة للطوارئ ، وهو دور يضيف بضع ساعات عمل إضافية إلى جدول الشخص.
في حالات أخرى، قد يشغل العديد من الأشخاص أدوارًا متطابقة، كما هو الحال عندما يتطلب مشروعك العديد من مهندسي البرامج.
كما تشمل الأدوار النموذجية:
- راعي المشروع.
- مدير المشروع.
- وأعضاء فريق المشروع.
ستختلف الأدوار المنسوبة لأعضاء فريق المشروع وفقًا لمشروعك، ولكن تأكد من تضمين دور علاقات الموردين ودور علاقات العملاء.
عقد اجتماع افتتاحي من أهم مراحل إعداد الخطة لاي مشروع
من أبرز مراحل إعداد الخطة لاي مشروع هي الاجتماع الافتتاحي وهو:
- فرصة لجمع جميع أصحاب المصلحة معًا.
- طرح رؤية للمشروع يمكن للجميع دعمها.
- وفرصة لتقديم مقدمات وإقامة علاقات عمل جيدة.
في هذه المرحلة، لم يجرِ تحديد التفاصيل المحددة للمشروع، لذلك يجب عليك تضمين مناقشة حول نطاق المشروع والميزانية والجدول الزمني والأهداف في جدول أعمال الاجتماع. هذا أيضًا عندما يجري الإعلان عن الأدوار وشرح خطة الاتصال. كما يحدد الاجتماع الافتتاحي لهجة علاقة العمل بين أصحاب المصلحة طوال مدة المشروع.
تحديد نطاق المشروع والميزانية والجدول الزمني
بعد البداية الرسمية، حان الوقت لتحديد ثلاثة مفاهيم مهمة:
- نطاق المشروع.
- التبرع.
- والجدول الزمني لمشروعك.
يستحق كل عنصر من هذه العناصر شرحه المتعمق الخاص به كالتالي:
- النطاق: يخبرك نطاق المشروع بما سنفعله (وما لا نفعله) بالنظر إلى طلبات العميل والرؤية التي ناقشها الفريق.
- الدخل: مع الأخذ بعين الاعتبار النطاق والموارد المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع، وما هي التكلفة المالية المتوقعة للمشروع.
- الجدول الزمني: يحدد الجدول الزمني للمشروع مراحل مشروعك وطول الفترة الزمنية التي تتوقعها بشكل معقول لإكمالها.
تحديد الأهداف وترتيبها حسب الأولوية
ومن مراحل إعداد الخطة لاي مشروع أن تحدد أهدافك وأولوياتك. فبمجرد فهم فريقك لأهداف المشروع وتحديد مراحل تحقيق تلك الأهداف، قسّم الأهداف الرئيسية لمشروعك إلى أهداف ومهام فردية، وحدد أولويات المهام حسب الأهمية والتبعيات، ووضع نظام لضمان الإجراءات التصحيحية عندما لا تتحقق الأهداف في الوقت المحدد.
كما قد تحتاج إلى تعديل الجدول الزمني الخاص بك في ضوء أهدافك.
تحديد المخرجات
التعريف المحدد من قبل معهد إدارة المشروع، هو “أي منتج، أو نتيجة، أو قدرة فريدة يمكن التحقق منها لأداء خدمة يجري إنتاجها بغرض إكمال عملية أو مرحلة أو مشروع”. بمعنى آخر، يمكن أن يكون الناتج:
- منتج.
- نتيجة عملية.
- أو القدرة المتوقعة من العمل.
يجري تحديد مخرجات المشروع من خلال أهداف المشروع وهي جزء أساسي من خطة المشروع. فإذا كان هدف العميل هو أن يدير المستخدمون النهائيون المحتوى الخاص بهم. على سبيل المثال، فقد تكون المخرجات جزءًا من البرنامج الذي يمكّن المستخدمين من إدارة المحتوى بالإضافة إلى المواد التدريبية للموظفين والمستخدمين النهائيين حول كيفية استخدام المحتوى الذي أنشئ حديثًا عبر البرمجيات.
إنشاء جدول زمني للمشروع
جدول المشروع هو وثيقة تفصيلية يتضمن:
- الجدول الزمني للمشروع.
- الموارد التنظيمية المطلوبة لإكمال كل مهمة.
- وأي معلومات أخرى مهمة لإدارة الفريق.
كما يجب أن تكون شاملةً وسهلة الفهم. ولإنشاء جدول مشروع:
- قسّم مراحل مشروعك إلى مهام وأنشطة فردية.
- حدد التبعيات.
- سلسل الأنشطة.
- وقدر الموارد المطلوبة ومدة كل مهمة.
قد تكشف المعلومات التي تجمعها في هذه العملية عن التعديلات اللازمة في الأدوار والجدول الزمني و/أو الميزانية. فهذه خطوة مهمة في إعداد الخطة لاي مشروع بسيط وجزء مفيد من العملية. كما أن من الأفضل إجراء هذه التعديلات قبل بدء المشروع بدلاً من أسابيع أو شهور لاحقة.
تقييم المخاطر أيضًا من أبرز مراحل إعداد الخطة لاي مشروع
المخاطرة هي مشكلة قد تظهر أو لا تظهر على مدار مشروعك. من المهم تحديد المخاطر في إدارة المشروع والتخفيف من حدتها في مرحلة التخطيط له بدلًا من أن تفاجأ لاحقًا. اعقد اجتماعًا أو اطلب نظرةً ثاقبةً من جميع أعضاء الفريق حول المخاطر التي يجب عليك مراعاتها.
كما تشمل مجالات الخطر ما يلي:
- نطاق المشروع.
- الموارد (الموظفين، والمالية، والمادية).
- تأخير المشروع.
- فشل التكنولوجيا أو الاتصالات.
لا توجد طريقة للتحكم في جميع المخاطر المحتملة، ولكن التفكير فيها مسبقًا يمكن أن يحميك من فشل المشروع.
توضيح خطة المشروع
بمجرد تجميع خطة مشروعك، تأكد من توصيلها بوضوح إلى الفريق وجميع أصحاب المصلحة الآخرين. ربما تكون قد أنشأت خطة اتصال للمشروع عندما جمعت جدول مشروعك. كما يعد إنشاء قنوات اتصال قوية وتوقعات لتواصل المشروع أمرًا بالغ الأهمية. بصفتك مدير مشروع، تأكد من تصميم نوع الاتصال الذي تتوقعه من جميع أصحاب المصلحة
أهمية تحديد مراحل إعداد الخطة لاي مشروع
يعد تخطيط المشروع مرحلةً حاسمةً تأتي مباشرةً بعد البدء في مراحل إدارة المشروع. من خلال التخطيط السليم، ويمكنك تبسيط المشروع بأكمله في سلسلة من الخطوات تضمن توافر جميع الموارد في الوقت المحدد.
في النهاية، تجري مناقشة قيود المشروع مثل الوقت، والنطاق، والتكاليف، في عملية تخطيط المشروع، ويجري تطوير خطط التخفيف بعد تحديد المخاطر المحتملة. من خلال مقارنة التقدم الفعلي بخطة المشروع، يمكنك أيضًا مراقبة أداء فريقك واتخاذ الخطوات اللازمة لتحسينه. وتحقق من المجالات السبعة التي يكون فيها تخطيط المشروع مهمًا للمشاريع الناجحة.