سنستعرض في مقالنا مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع KPLs. فمما لا شك فيه أن سر نجاح الإدارة لأي مشروع وتغلبها على غيرها هو الوعي الذي يأتي في المرتبة الأولى، ومن ثم الموارد البشرية القوية الملتزمة والمدربة بأعلى درجات المهارة التي تساعد المؤسسة للوصول إلى هدفها من خلال بناء علاقة وطيدة مع العملاء؛ لكسب حبهم وعودتهم مرةً أخرى، وبالتالي زيادة المبيعات. حيث ارتبط إخفاق الكثير من المنظمات على مستوى العالم سواء كانت متعددة الجنسيات، أو إدارات حكومية، أو مؤسسات غير ربحية، بمقاييس الأداء. باعتبارها تُحدث تغيرًا جذريًا في المؤسسة. كما يعتبر قياس الأداء في الإدارة الحديثة عاملًا أساسيًا وضروريًا في النجاح الإداري والتقني من خلال قياس مؤشرات الأداء والتعرف على مدى النجاح في تحقيق الأهداف المرسومة. ولهذا نقترح تطبيق مؤشرات الأداء لضمان تحقيق النجاح الذي تسعى إليه الشركة. ونظرًا لأهمية هذا المفهوم سنخط أهم الأمور المتعلقة به فيما يلي من مقالنا.
لمحة عن مؤشرات الأداء الرئيسية KPLs
في الإنكليزية (Key Performance Indicators) وهو نوع من قياس الأداء الذي يحدد نجاح المشروع. حيث تختلف مؤشرات الأداء الرئيسية المفيدة في التمويل عن مؤشرات الأداء الرئيسية المخصصة للمبيعات، فتختلف تقنيات تقييم وضع الأعمال وأنشطتها الرئيسية باختيار مؤشرات الأداء. على سبيل المثال، عندما يتواجد أمام صانع القرار عدة خيارات في عملية صنع القرار، فيجب عليه أن يكون مجهزًا لتحليل الوضع الراهن بشكل صحيح للتنبؤ بعواقب الإجراءات المستقبلية. فلن تكون التنبؤات موثوقة إذا قاموا بإجراء تحليلهم على أساس معلومات خاطئة أو غير كاملة، وبالتالي يؤدي القرار المتخذ إلى نتيجة غير متوقعة.
أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع KPLs
إذا كنت مدير شركة وتريد استمرار نجاح شركتك التي يقوم عمادها على زيادة عدد العملاء ما عليك إلا تحديد الأداء الصحيح لإدارة شركتك والذي تكمن أهميته في: الرقابة المستمرة على أداء العملاء وسير العمل، بالإضافة إلى الرقابة على النتائج التي من شأنها تحقيق الأهداف واستمرارية النجاح. يجب أن تضع خطةً مناسبةً تتأكد من فعاليتها، وضع قانون المساءلة وتطبيقه على جميع العاملين من كل المستويات. كن جديًا في طريقة معاملتك للعاملين في شركتك واحذر عند الخطأ وتابع جميع خطوات سير العمل.
أنواع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع KPLs
- التوقيت المناسب، ويتأكد هذا النوع من أن جميع أنشطة المشروع تتم في الوقت المناسب حتى ولو افتقرت إلى بداية محددة فيمكن حساب تاريخ الانتهاء.
- الجودة، يساعد هذا النوع من التحقق من جودة العمل الذي أنجز وكيفية الاستفادة من هذا المشروع.
- الميزانية، تقدير الميزانية التي تنفق من قبل المشروع، وهل تتناسب مع المشروع أم هناك تجاوزات؟
- الفعالية، مهمتها مراقبة الموارد واكتشاف كيف تنفق الموارد المخصصة للمشروع، وكيفية استخدامها بشكل أكثر فعاليةً.
مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع KPLs
البساطة في مؤشرات الأداء KPLs
لكي يكون KPIs مفيدًا حقًا، يجب أن يكون بسيطًا بطريقتين. يجب فهمها وقياسها بسهولة. على سبيل المثال، يعد مؤشر الأداء الرئيسي مثل “عدد العملاء الذين أضفناهم هذا الشهر” أمرًا بسيطًا من كلا الاتجاهين. يقول خبير تحليلات الأعمال جاي ليبويتز إن مؤشر الأداء الرئيسي الفعال هو الذي “يحفز على اتخاذ القرارات، وليس أسئلة إضافية”. يجب أن يعرف كل موظف مشارك في هدف ما بالضبط كيفية التأثير على KPIs. إذا كان الهدف واضحًا، مثل “إضافة المزيد من العملاء”، يمكن للموظفين اتخاذ قرارات استباقية للتأثير على النتيجة.
المحاذات في مؤشرات الأداء KPLs
مؤشرات الأداء الرئيسية الفعالة “تتالي من لوحات المعلومات الاستراتيجية إلى لوحات المعلومات التكتيكية والتشغيلية”، وفقًا لتقرير مقاييس معهد تخزين البيانات. هذا يعني ببساطة أن مؤشرات الأداء الرئيسية يجب أن تتسرب من الأهداف الاستراتيجية العامة للمؤسسة إلى العمليات اليومية للموظفين. بينما تركز بعض المنظمات على اكتساب عدد متزايد من العملاء، بالنسبة للشركات الأخرى، لا يتماشى ذلك مع الرؤية الشاملة. على سبيل المثال، الأعمال التجارية التي تركز على خدمة العملاء سيكون لها تركيز مركزي على الاحتفاظ بالعملاء أكثر من الاستحواذ. تأكد من أن مؤشرات الأداء الرئيسية تساعد دائمًا الأهداف الشاملة للمؤسسة.
الملائمة في مؤشرات الأداء KPLs
مما يعني أن صانعي القرار المناسبين يتحكمون في تأثير مؤشرات أداء رئيسية محددة. على سبيل المثال، يجب أن تقع مسؤولية KPI التي تسأل “كم عدد المنتجات التي قمنا ببيعها خلال حدث أخذ العينات لدينا” على عاتق مدير التسويق. ومن خلال تعيين مسؤولية KPI إلى المدير ذي الصلة، سيكون القياس أكثر تعليمًا وستكون النتائج أكثر نجاحًا.
قابلية القياس في مؤشرات الأداء KPLs
لتحليل الاختلافات الإيجابية والسلبية من الهدف، يجب أن يكون مؤشر الأداء الرئيسي قابلًا للقياس. لا يحتاج هذا دائمًا إلى قياس نوعي مثل “عدد المنتجات التي قمنا ببيعها الشهر الماضي”، ولكن يمكن أيضًا أن يكون نوعًا مثل “مدى تفاعل الموظفين مع عملهم”. ويمكن تحديد الأخير من خلال الاستطلاعات الموحدة التي أنشأت من خلال النماذج المخصصة، على الرغم من أن طبيعتها الذاتية ليست رقميةً. تأكد دائمًا من أن مؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك يستند إلى هدف قوي ومركّز. على سبيل المثال، المبيعات أو التسويق أو رضا العملاء. يتجنب مؤشر الأداء الرئيسي الفعال الأسئلة المعممة كتحسين العمليات الميدانية.
قابلية التحقيق في مؤشرات الأداء KPLs
يجب وضع مؤشرات الأداء الرئيسية مع الأهداف التي يشعر الموظفون أنهم يستطيعون الوصول إليها. كلما كان هدف مؤشر الأداء الرئيسي أكثر واقعيةً، زاد احتمال وصول الموظفين إليه. بدلًا من وضع أهداف كبيرة تبدو غير قابلة للتحقيق، ابدأ صغيرًا. على سبيل المثال، حدد أهدافًا شهرية سيواجهها الموظفون، ولكن لا تطغى عليهم. من خلال تحديد مواعيد نهائية أقرب وأهداف أصغر، يمكن للمؤسسة تحقيق النمو الإجمالي الذي تطمح إليه.
التوقيت المناسب في مؤشرات الأداء KPLs
تأتي مؤشرات الأداء الرئيسية الفعالة في الوقت المناسب بطريقتين: يبلغ عن نتائجها وفقًا لجدول زمني مناسب، وتحلل في فترة زمنية ذات صلة. يجب أن تجد الشركات وسيلةً جيدةً للإبلاغ عن نتائج مؤشرات الأداء الرئيسية. ستؤدي التقارير غير المتكررة إلى صعوبة تحديد الاتجاهات بدقة، بينما يمكن أن يؤدي الإبلاغ المتكرر جدًا إلى تقليل قيمة البيانات التي جمعت. لتحديد التكرار المناسب لتقاريرك، ضع في اعتبارك مدى حساسية الجدول الزمني المقترح وإلحاحه وتكلفته ودقته. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من أن نتائج التقرير يتم العمل عليها في الوقت المناسب. على سبيل المثال، لن يكون تحليل البيانات من شهر منعزل في العام السابق معيارًا جيدًا للشهر التالي في العام الحالي.
وأخيرَا، وبعد أن تعرفنا على مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع KPLs. نستطيع القول: إن مؤشرات الأداء واحدةً من أهم الأدوات التي يجب تفعيلها لقياس مستوى أداء المنظمة ومدى تقدمها نحو تحقيق أهدافها. كما أنها حدَت من اختلاف وجهات النظر بين الإدارة والموظفين حول مدى فهم الأهداف الاستراتيجية وما تسعى إليه من نتائج ومخرجات.