كيفية إعداد ميزانية ناجحة للمشاريع، يعتبر إعداد الميزانية أهم الخطوات اللازمة قبل البدء بأي مشروع قائم على الاستثمار الهادف إلى منافع سواء مادية أو معنوية، لذلك من الضروري الفهم الجيد لمدخلات ومخرجات المشروع، لتحديد ميزانية تحقق انسجام متكافئ بين كلفة الخاصة بالمشروع، والعائد الاستثماري.
ولكن هذه العملية ليست بالأمر السهل، بل إنها تحتاج إلى الكثير من التفكير والتخطيط وفق مراحل وخطوات محددة، وهذا ما سنطلع عليه خلال مقالنا هذا.
مفهوم الميزانية
تعتبر الميزانية الخطة الأولى لتحديد تكلفة الشروع بكل ما يحتويه من عناصر متمثلة بأدوات وآلات ومواد أولية، ويد عاملة، بالإضافة إلى المعاملات التجارية وغيرها من الأمور، التي تحتاج إلى كلفة مادية خاصة بإنشاء المشروع ككل، أي يتطلب تخطيط الميزانية معرفة متى وأين ولماذا ستدفع نقودك، حيث يوجد أشكال مختلفة من نماذج تخطيط الميزانيات، ولكن بشكل عام يمكن أن تتضمن ما يلي:
- رسوم بيانية خاصة بالتقويم وهي نوع من أنواع خطط التكلفة.
- مصفوفة توزيع الخسائر.
- رسومات بيانية خاصة بالنفقات.
- رسومات بيانية خاصة بالخسائر.
- رسوم بيانية للتكاليف التراكمية بدلالة الزمن.
وكما يجب تصميم وثائق مالية مختلفة عند التقدم في مراحل المشروع، حيث تختلف المستحقات المالية بتطور المشروع، وتصبح الأمور أكثر دقة وتعقيدًا، إذ كلما تطور المشروع كلما قلت نسبة الخطأ المسموح به في وضع الميزانيات.
العناصر الأساسية لإعداد ميزانية ناجحة للمشاريع
- التكاليف الثابتة للمشروع المتمثلة بالمبالغ الواضحة التي تدفع بشكل دائم مثل أجور العمال.
- تكاليف التشغيل التي تلزم لانطلاق المشروع، والتي تصبح أكثر وضوحًا عندما تعد الميزانية لأول مرة، حيث يتطلب تحديد هذا النوع من التكاليف الكثير من الدقة والبحث مقارنة بالتكاليف الثابتة التي تعتبر سهلة نوعًا ما.
- الدخل الذي يمثل كل المصادر التي تقدم إيرادات من نشاطات وخدمات خاصة بالمشروع.
- صافي الربح الذي يحسب عن طريق طرح إجمالي التكاليف والمصاريف من إجمالي الدخل، فإذا كانت القيمة موجبة، فهذا يعني أن المشروع قد حقق ربحًا مكافئ للقيمة الناتجة، أما في حال كانت القيمة سالبة، فهذا يعني خسارة المشروع، بما يعادل القيمة السالبة التي نتجت من عملية الطرح.
أنواع الميزانيات والغرض منها
- الميزانية التوقعية: هي الميزانية التي تتوقع الاحتياجات المالية للمشروع قبل التنفيذ، وتكون ناتجة عن فهم المشروع ومتطلباتها بشكل موسع.
- الميزانية المؤقتة: التي تتضمن تبرير الاستثمارات الفنية والاقتصادية، مما قد يجذب التمويل للمشروع المراد تنفيذه.
- الميزانية المعدلة: التي تتضمن تخطيط المدفوعات للموردين، وتستخدم في المناقصات والمفاوضات الخاصة بكل مرحلة من مراحل المشروع على حدا.
- الميزانية النهائية: التي تتضمن كل أوراق العمل المالية الخاصة بجميع مراحل المشروع وموارده.
- الميزانية على الحقيقة: التي تتضمن التكاليف المقدرة لتنفيذ المشروع.
أساسيات إعداد ميزانية مشروع
- الفهم الجيد لأهمية الميزانية في نجاح المشروع، حيث من الممكن أن يتسبب إهمالك لتخطيط النفقات إلى تفوق النفقات على مردود الإدخال، مما يؤدي إلى خسائر كبيرة، وزيادة في الديون إلى أن ينتهي الحال بإغلاق المشروع بشكل كلي.
- استيعاب كل عنصر من عناصر المشروع وتحقيق التآلف فيما بينها، تتمثل هذه العناصر بالنسبة للمشاريع الصغيرة بالمبيعات المعروفة باسم الإرادات، والتكاليف، والأرباح.
- توقع الإيرادات، حيث إذا كان المشروع يمتلك سنوات تشغيلية قديمة، يمكن توقع الإيرادات من خلال تقيم السنوات السابقة من أجل إضافة التعديلات على السنوات القادمة، أما في حال كان المشروع ناشئ، يمكن تقديرها عن طريق توقع حجم المبيعات المتعلق بدراسة سوق المنتج، بالإضافة إلى تحديد سعره.
- تحديد سعر المنتجات، ويعتبر هذا الأمر خاصًا بالشركات الجديدة، حيث من الضروري تحليل السوق ومعرفة أسعار المنتجات المماثلة لما لمنتجك، أسعار الخدمات التي تقدمها الشركات المنافسة.
خطوات إعداد الميزانية
- الحصول على نموذج للميزانية، حيث من الممكن الحصول على نموذج جاهز من الإنترنيت أو يمكن الاستعانة بمحاسبين محترفين لتقديم استشارات متعلقة بالأمور المالية.
- تقدير هامش الربح المتوقع من المشروع.
- تحديد مقدار التكاليف الثابتة التي لا تتغير طول فترة المشروع، وتشمل الضرائب، والإيجار والتأمينات والممتلكات.
- تحديد مقدار التكاليف المتغيرة مع الأخذ بعين الاعتبار أن قيمة المواد الخام، والمخزونات الخاصة بالمشروع هي من تحدد التكاليف المتغيرة بشكل أساسي.
- تحديد مقدار التكاليف شبه المتغيرة التي تمثل النفقات ذات عناصر ثابته، ولكنها تختلف باختلاف النشاط.
- جمع مقدار التكاليف الثلاثة المذكورة سابقًا، ومقارنتها مع الإيرادات لمعرفة مدى ربح المشروع، ومقدار تحقيقة لهامش الربح المتوقع.