طلب تغيير معتمد approved change request تعريف المفهوم مع الأمثلة، هل فكرت يومًا ما في تغيير مشروعك؟ وفي حال كنت قد اتخذت قرارًا بالتغيير فمن يوافق على طلبك؟ كل هذه الأسئلة وغيرها من التفاصيل ستجد الإجابة عنها في مقالنا هذا، حيث شاع حديثًا مفهوم طلب التغيير المعتمد نتيجةً لعدة عوامل وظروف قد تحدث بسبب تقلبات عالم الأعمال وتحول دون نجاح المشروع. بالإضافة إلى ذلك فإنه يجب دراسة طلب التغيير بشكل جيد ومن كافة النواحي ثم رفضه أو قبوله. كما أن عملية التغيير يجب أن تكون مدروسة ومتكاملة، حتى يحقق التغيير نتائجه المرجوة ولا يتم هدر الوقت والتكاليف دون أية فائدة. لذلك سنتعرف في مقالنا هذا على مفهوم طلب تغيير معتمد وأمثلة عن مفهوم طلب تغيير معتمد approved change request.
مفهوم طلب تغيير معتمد approved change request
يستخدم مفهوم طلب تغيير معتمد في إدارة المشاريع، حيث يشير إلى ذلك الطلب الذي يقدم لتتم مراجعته من قبل الأطراف المختصة ثم المصادقة عليه ليتم تنفيذه. كما أن هذه العملية يمكن أن تحدث خلال أي مرحلة من مراحل المشروع، مثل طلب تغيير أحد أعضاء الفريق أو تغيير المواقع في بداية المشروع. أو تمديد موعد التسليم في نهاية المشروع.
بالإضافة إلى ذلك فإن مفهوم طلب تغييرِ معتمد يقدم عند الرغبة في إجراء تغييرات أساسية وجوهرية، من الممكن أن تؤثر على سير ونجاح المشروع. لذلك فهي تحتاج إلى موافقة من الأطراف العليا أو أصحاب القرار، أما في حال كان التغيير طفيفًا يمكن إجراؤه مباشرةً دون تقديم طلب تغيير وانتظار الموافقة.
شاهد أيضًا: استراتيجيات التركيز FOCUS STRATEGIES تعريف المفهوم مع الأمثلة.
أنواع طلب تغيير معتمد approved change request
يوجد نوعين رئيسيين لطلب التغيير المعتمد، يختلفان بحسب طبيعة كل منهما، وهما:
- طلب تغيير داخل النطاق: مثل تغيير البرامج المتبعة في المشروع أو تحديثها. أو تغيير لبعض متطلبات المشروع، حيث لا تؤثر هذه الطلبات بشكل كبير على الميزانية أو المشروع.
- طلب تغيير خارج النطاق: تحتاج إلى وقت طويل لتنفيذها. كما أنها تؤثر بشكل كبير على الميزانية.
مراجعة طلب تغيير معتمد approved change request
بعد أن يتم تقديم طلب تغيير معتمد ، تحدث عملية المراجعة لهذا الطلب ومن ثم الموافقة عليه أو رفضه. كما أن اللجنة أو الشخص المسؤول عن الموافقة على طلب التغيير يختلف من منشأة أو مؤسسة إلى غيرها. ولكنه حكمًا سيكون أحد الخيارات الثلاثة التالية:
- راعي المشروع: يعتبر بمثابة القائد الذي يمتلك سلطة اتخاذ القرار في المشروع، وهو المسؤول عن دعم الفريق ليضمن نجاحه. كما أنه يدعم وبشكل مستمر المهمات في المنظمة لتتوافق مع الأهداف والاستراتيجيات.
- مدير المشروع: يحاول المدير أن يحقق التوافق بين كافة الأطراف في المشروع، وهو الأقدر على اتخاذ قرار الموافقة على أو رفض طلب التغيير لأنه يمتلك معرفة وثيقة بالمشروع وإدارته.
- مجلس التحكم في التغيير CCB: يضم هذا المجلس غالبًا أصحاب المصلحة الرئيسيين، وأعضاء من الإدارة العليا. كما أن بعض المنشآت تنشأ هذا المجلس ليقوم بمهمة مراجعة طلبات التغيير فقط.
- المدير وراعي المشروع: يعتبر هذا بمثابة نهج هجين، يفيد في الحصول على أكثر من وجهة نظر تجاه طلب التغيير.
شاهد أيضًا: الخطة التسويقية MARKETING PLAN تعريف المفهوم مع الأمثلة.
أمثلة عن مفهوم طلب تغيير معتمد approved change request
فيما يتعلق بهذا الموضوع تتعدد الأمثلة عن مفهوم طلب تغيير معتمد approved change request، حيث يختلف الطلب بحسب الظروف المحيطة بالمنشأة وبحسب رغبة القائمين على المشروع. على سبيل المثال:
- طلب لتغيير مواصفات معينة في المنتج، تلبية لرغبة المستهلكين. أو لاعتقاد المنتجين أنه في حال تغيير صفة ما ستزيد المبيعات من هذا المنتج.
- ومن أهم الأمثلة عن مفهوم طلب تغيير معتمد، هو طلب تغيير أحد العاملين أو القائمين على العمل، نظرًا لتقاعسه أو لأنه يعرقل العملية الإنتاجية.
- تعديل الموعد النهائي لتسليم المشروع، بسبب حدوث ظرف طارئ أدى إلى تأخير الأنشطة التشغيلية.
- تغيير أسلوب إدارة المشروع بهدف تقليل التكاليف أو اختصار الوقت، وهو من الأمثلة عن مفهوم طلب تغيير معتمد approved change request الأكثر حدوثًا في المنشآت.
- أو تقديم طلب تغيير وفقًا لرغبة العميل. وبالتالي يتوجب عليه إخبار مدير المشروع من أجل العمل على تعديل المشروع.
العوامل المرتبطة بالموافقة على طلب تغيير معتمد
بعد أن تعرفنا على أمثلة عن مفهوم طلب تغيير معتمد approved change request يجب أن نعرف ما هي العوامل التي تؤثر في قرار رفض أو قبول طلب التغيير الذي تتخذه الأطراف المعنية، وهي:
- حجم ودرجة تعقيد المشروع.
- عدد الأطراف الخارجية المتعاقدة مع المشروع.
- متطلبات وشروط العقد.
- كما أنها تدرس الوقت التي ستحتاجه للتغيير، في حال كان يتوافق مع موعد التسليم المتفق عليه.
- العوامل البيئية المحيطة بالمنشأة.
- والأهم من ذلك كله هو التكاليف المرتبطة بعملية التغيير التي يمكن أن تدفعها المنشأة.
شاهد أيضًا: تحليل بيستل PESTEL ANALYSIS تعريف المفهوم مع الأمثلة.
نصائح حول الإدارة الفعالة لطلبات التغيير
في حال تمت إدارة طلب تغيير معتمد approved change request بكفاءة فإنه يساعد بشكل كبير في تحقيق أهداف المشروع. لذلك إليك بعض النصائح التي يمكن أن تساعد في اتخاذ قرار حول طلب التغيير وهي:
- طلب مواد داعمة ومفيدة للعملية الإنتاجية وتغيير المواد المستعملة حاليًا. حيث يجب تقديم هذا الطلب بصورة مكتوبة وتوضيح سبب الحاجة لهذه المواد والمنفعة المتوقعة منها. كما أن هذا التفصيل يساعد الأطراف المعنية في اتخاذ قرار سليم حول قبول أو رفض الطلب.
- كما أنه يجب تحديد فيما إذا كان طلب التغيير داخل أم خارج النطاق، لمعرفة إذا كان سيؤثر بشكل كبير على الميزانية أم لا. أو أنه يحتاج لوقت طويل لتنفيذه.
- تقييم أولوية الطلب من وجهة نظر مقدمه، والتفكير في المخاطر والفوائد المرتبطة به.
- بالإضافة إلى ذلك فإنه يجب تحديد مسار العمل في حال تمت الموافقة على طلب التغيير.
شاهد أيضًا: أمر التداول TRADE ORDER تعريف المفهوم مع الأمثلة.
في الختام نكون قد قدمنا لك كافة التفاصيل المتعلقة بموضوع طلب تغيير معتمد approved change request تعريف المفهوم مع الأمثلة. لذلك إذا كنت تفكر في تقديم مثل هذا الطلب ستجد في مقالنا كافة المعلومات التي قد تحتاجها.