هل وقعت يوماً ما في ضغط العمل، ولم تعد تعرف من أين ستبدأ؟ هل فكرت كيف يمكن أن تستثمر أوقاتك في إنجاز ما هو مفيد لك؟ حسناً سوف نقدم لك اليوم الحل الأمثل لتنظيم وقتك، والحلول المنقذة لوقتك، لا شك أن تنظيم الوقت من أهم قواعد النجاح، وان الوقت المهدور لا يمكنك استرجاعه. لذلك يجب الحرص على تنظيمه قبل فوات الأوان، والعمل على تطوير أهدافك، والسعي إلى تحقيقها دون بذل جهود، تودي بك إلى أمراض الإرهاق، والتشتيت وغيرها، من التأثيرات الجانبية للعمل المضني دون تنظيم. سنتكلم في مقالنا اليوم عن أهم طرق إدارة الوقت، وتنظيم كل ثانية من وقتك في العمل، علاوةً على ذلك سنذكر لكم خطوات إدارة الوقت، وأهمية تطبيقه في حياتنا اليومية. تابع معنا لنتعرف على أهم ما يخص إدارة الوقت وتنظيم كل ثانية من وقتك في العمل.
طرق إدارة الوقت وتنظيم كل ثانية من وقتك
قبل الحديث عن إدارة الوقت وتنظيم كل ثانية من وقتك في العمل، سنوضح لك بعض الأفكار البسيطة، لتكون قاعدتك لدخول عالم، إدارة الوقت وتنظيم كل ثانية من وقتك في العمل بالخطوات التالية:
- تدقيق الوقت.
- تعيين حد زمني لكل مهمة.
- كتابة جدول مهام.
- التخطيط وسم الأهداف.
- قانون باركنسون.
- مبدأ باريتو.
- تجنب المقاطعات.
تدقيق الوقت
عليك في البداية معرفة أين يتم هدر الوقت ضمن يومك لندقق معاً بعض الأمور:
- يأتي في المقدمة الهاتف المحمول والتواصل الاجتماعي، حيث يقضي أغلب الأشخاص أكثر من 60% من وقتهم على الإنترنت، ووسائل التواصل الاجتماعي. وهذا هو الهدر بذاته وبدون أي نتيجة، لكن فقط تصفح! يمكنك استخدام هاتفك المحمول بتوازن مفيد عن طريق تحميل تطبيقات، تساعدك على استثمار وقتك، وتُذكرُك عند انقضاء وقت كل مهمة أو ترفيه معين.
- النوم: حيث يقضي بعض الناس أغلب أوقاتهم في النوم، وليس ضمن الحدود المعقولة والموصى بها، وهي من 6 إلى 8 ساعات يومياً. في حين أن هناك بعض الناس يقضون أكثر من 15 ساعة في النوم دون جدوى أو سبب.
- الجلسات الطويلة أمام التلفاز، ومتابعة الأفلام والمسلسلات.
تعيين حد زمني لكل مهمة
إذا كنت من مدمني النوم، أو من هواياتك تصفح مواقع التواصل الاجتماعي والإنترنت باستمرار، فلا يُطلب منك مقاطعته نهائياً، بل استخدامه بتوازن. حيث يجب أن تحدد زمن محدد ضمن يومك، تخصصه لهواياتك وما تحب عمله. على سبيل المثال، خصص للإنترنت ثلاث ساعات يوميًا، وغير ذلك من الهوايات، ومن 6 إلى 8 ساعات يومياً في النوم ولا تكن كسولا. سيساعدك هذا الإجراء على تعلم تنظيم أمورك، وستجد نفسك مرتاحاً في نهاية اليوم بما أنجزته.
كتابة قائمة المهام
اجلس في جلسه صفاء وأمسك بالورقة والقلم، وحاول كتابة ما تحب فعله ضمن جدول زمني منظم. هذا سيسهم في خلق أهداف جديدة، لإشغال وقتك المتبقي بعد ترتيبه. حيث سيكون لديك الوقت الكافي للتفكير خارج الدائرة، وترقية أفكارك وأعمالك وتطويرها.
التخطيط ورسم الأهداف
يعتبر اليوم الذي لا يوجد فيه أهداف من الأيام العابرة بدون فائدة، ولعل رسم بعض الأهداف سيكون مفيدًا في أن يكون يومك مجدي. حيث أن رسم خطة أعمال سيحول من استيقاظك متأخراً كسولاً، إلى الاستيقاظ مبكراً ونشيطاً بشكل مؤكد. بدليل أن الأطفال عندما تجلب لهم ألعاب الفيديو الجديدة، يستيقظون مبكراً بنشاط للعب، وهكذا الكبار! ولكن لكل فئة عمرية اهتماماتها. لذا حاول أن تنضم إلى عمل جديد تحبه، على سبيل المثال ابدأ بالمهام الضرورية وهي مصادر الدخل، وحاول تطويرها لتحقيق أهدافك، وبعدها يمكن الالتفات إلى هواياتك دون تعب.
قانون باركنسون
يقول القانون أن يمتد العمل لملء الوقت المخصص، على سبيل المثال إذا كان لديك ساعتان لصنع كعكة، أو بناء منزل للكلب، فسيستغرق معك ساعتان تماماً لإكمال المهمة. بمعنى آخر حدد زمن معين لأي مهمة، وغالبا سيتم إنهاؤها ضمن الوقت المحدد.
مبدأ باريتو
أي ما يسمى بقاعدة 20/80 وتقول القاعدة في حال تم تخصيص 80 دقيقة لمهمة معينة على سبيل المثال كتابة مقالة، أو رسم رسمة. فمن المحتمل أن يكتمل عملك في أول 20 دقيقة، يمكنك يمكنك التوسّع بالشرح في كتاباتك، أو أخذ وقتك الكافي في رسوماتك إضافة بعض المحسّنات، ولكن أهم المعلومات والخطوات ستكون قد أنهيتها في أول 20 دقيقة.
تجنب المقاطعات
ركز على أعمالك وتوقف عندما ينتهي وقت مهمتك الحالية، ولا تفقد تركيزك! لأنك سوف تضيّع وقتك في التركيز مرة أُخرى. قد ينشّط لك هذا ذاكرتك، ويشجعك على المزيد من الإنتاج، وتقليل الضغط العصبي.
انظر أيضاً فائدة استثمار الوقت.
تنظيم كل ثانية من وقتك في العمل
سوف نطلعك على بعض الأسرار التي تساعدك في تنظيم كل ثانية من وقتك في العمل وهي:
- القضاء على الأمور التي تشتت انتباهك ووقتك.
- وضع حدود زمنية لأنشطتك.
- اترك مساحات فارغة قليلة للانتقال بين مهمة وأُخرى.
القضاء على الأمور التي تشتت انتباهك ووقتك
حاول تنظيم المهام كل مهمة ضمن وقت معين ومحدد، لتوفير طاقتك. وعليك رفض كل ما يشتت ذهنك وتفكيرك، مثل مواقع التواصل الاجتماعي، والإنترنت ومحتوياته كافة. حيث يعتبر الهاتف المحمول من أسوأ العادات التي يجب تجنبها عند إقدامك على تنظيم وقتك.
اقرأ أيضاً طرق استثمار المال عبر الانترنت.
وضع حدود زمنية لأنشطتك
حدد المهام المطلوبة، ونظمها في جدول زمني، ولا تعطي أي مهمة أكثر من الوقت المحدد لها. وذلك لتوفير طاقاتك، واحرص على تجنب الملل وفي حال وقعت بالملل، يمكنك تأجيل مهمة ما إلى وقت آخر أكثر توافقاً، ولكن لاتتكاسل تلك المهمة بل أجلها فقط.
اترك مساحات فارغة قليلة للانتقال بين مهمة وأخرى
لا يمكن لأي شيء تحمّل الأفكار الكثيرة والتركيز المطوّل، لذلك احرص على ترتيب أفكارك عند الانتقال من مهمة لأُخرى، إذ أن بالرغم من عظمة العقل، وقدراته الرهيبة من قوة وغيرها، إلا أنه يصبح غير قادراً على تحمل المزيد، ويسبب الإرهاق للأعصاب والأعضاء.
أسباب فشل إدارة الوقت
حتى نتمكن من معرفة سبب الفشل يجب مراجعة تصرفاتنا بشكل جيد، وبعض الأمور الأُخرى المتعلقة بالقدرة المعنوية. ومن أهم تلك الأمور:
- عدم وجود الإرادة: يتسطيع العقل فعل (أيّ شيء) بكل معنى الكلمة حاول أن لا تنسى ذلك فقط.
- غياب الدافع: أي غياب الأهداف من عملية تنظيم الوقت، وعدم وجود الإصرار على تحقيقها، وتنظيم كل ثانية من وقتك في العمل.
- إدمان بعض العادات: عدم قدرتك على ترك مواقع التواصل الاجتماعي، وارسال الرسائل مثلاً، ضع في اعتبارك أنها من المدمرات للوقت والعمل فعلاً. استغل وجودك على الإنترنت في تطوير أعمالك وقدراتك. يمكن البحث على محرك البحث غوغل عن عمل إضافي على شبكة الإنترنت.
- التذمر والتأجيل: إن عدم التقيّد ببرنامج إدارة الوقت، سيسبب لك التذمر والملل. وبالتالي ستقع في مشاكل التأجيل والتراكم، ابتعد عن تلك العادات السيئة التي تفعلها في يومك فوراً.
- التشتت: إن اهتمامك بأكثر من أمر في وقت واحد دون أخذ الاستراحات، سيسبب لك عدم القدرة على الحفظ، والتركيز. وستصبح عُرضةً للانهيارات العصبية. ركّز فيما تفعله فقط بهدوء، ولا تعطه وقتاً أكثر من وقته، حتى لو لم يتم انهاؤه في الوقت المحدد له.
- الاستيقاظ متأخراً: إن الفترة الصباحية هي من أهم الأوقات للإنتاج والتعلم بكافة أنواعه، فكل شي ستفعله ضمن النهار، لا يُقارن بما ستقدمه في الصباح، ستكون قادراً على تقديم الروائع في الصباح لا تنسَ ذلك أيضاً. وتذكر أننا هنا لا نسعى لإيقاظك وازعاجك! بل هي فعلاً من أهم خطوات النجاح.
- عدم الإيمان بقدراتك: إن الإنسان هو من أقوى وأعظم المخلوقات، ويملك الكثير من العلوم التي تغذي قدراته. في سياق ذلك هل تعلم أن العلماء أجمعوا بدون اثبات علمي على أن الإنسان يستخدم عقلة بنسبة 10% فقط! هل تعلم ما يعني هذا؟ هذا يعني أن العقل البشري قادر على تغيير الكون بأسره، إذا تم استعماله بشكل صحيح، فما رأيك في أنك لا تستطيع أن تغير بعض الأمور الصغيرة في حياتك!
أهمية إدارة الوقت
إن الوقت مهم جداً في حياة الإنسان، حيث يعمل تنظيمه على تحسين الإنتاج وزيادة كفاءة الأعمال. مما يسهم في تقدم الفرص وتحقيق الأهداف. كما يعمل على خفض التوتر والقلق، ويسهم في تصفية الذهن من الأفكار والعادات السلبية. ويمنعك من إهدار وقتك بدون فائدة، مما يدفعك إلى البحث عن أعمال جديدة وتطويرها، فيمكنك اعتباره الأداة السحرية، لترتيب المهام وتحديد الأولويات. علاوةً على ذلك لن تنسى مهامك ومواعيدك بعد تنظيم الوقت. وستكون قادراً على تقديم المزيد من النتائج الرائعة في عملك، وبوقت قصير دون جهد.
اقرأ أيضاً اقتباسات العقل الباطن.
في الختام تذكّر أن تطبيق طرق إدارة الوقت وتنظيم كل ثانية من وقتك في العمل، تعتمد بشكل أساسي على إقدامك، وإصرارك في تحقيق أهدافك دون ملل. إن ما أنت عليه اليوم ليس سوى مضيعة للوقت الثمين. ولو عرفت ثمن تلك اللحظات، التي تضيعها أمام الإنترنت، لما كنت قد ضيعت وقتك فيه دون جدوى. لذلك ثابر وتذكّر أنك ستبدو فخوراً بكل الصعاب التي واجهتها في حياتك، وبكل لحظة خوف، وتوتر، وقلق، ستبدو فخوراً جداً بعبورك ونجاحك.