الهيكل التنظيمي للشركات الصغيرة
يعتبر المخطط التنظيمي أحد أهم العناصر الرئيسية الواجب تحديدها خلال المراحل الأولى في بناء الشركات سواء الكبيرة أو الصغيرة، فهو الدليل الذي يحدد المهام الوظيفية لعناصر المؤسسة المُنشأة، من خلال تحديد تبعية كل موظف بالنسبة للآخر، وتؤثر فيه مجموعة من العوامل كحجم الشركة ومواردها، والبيئة العامة المحيطة بالشركة أو البيئة التنافسية، بالإضافة إلى الاستراتيجية المتبعة في تحقيق الأهداف، إلى جانب أسلوب الإدارة المتفق عليه ضمن كيان الشركة.
فسببت كل تلك العوامل السابقة اختلافًا في هيكلية المخطط التنظيمي، بما يحتويه من أبعاد رئيسية تتجلى فيما يلي: التعقيد والضخامة، الرسمية والتقنين، ودرجة المركزية.
لذلك كان من الضروري معرفة كيفية اختيار، وتنسيق هذا النوع من المخططات، وكيفية استخدامه بما يتناسب مع طبيعة الشركة الناشئة، ولا سيما في الشركات الصغيرة، مما يضمن لها انطلاقةً صحيحةً، حيث يتم ذلك وفق الخطوات التالية:
اختيار نوع محدد من المخططات التنظيمية للشركات:
يوجد ارتباط وثيق بين طريقة بناء الهياكل التنظيمية الخاصة بالأعمال التجارية، وكيفية تنظيم العمل داخل المؤسسة التجارية، حيث يوجد ثلاثة أنواع رئيسية من المخططات المتعارف عليها في الأعمال التجارية، ألا وهي كالتالي:
الهياكل التنظيمية الهرمية:
يعتبر هذا النوع من المخططات مناسبًا للشركات ذات الأعمال التجارية المتطورة، التي تتضمن عددًا من المستويات الإدارية، ولكن على الرغم من وجود هذه التعددية بين الإدارة والموظفين، إلا أن كل فرد من أفراد المؤسسة يتمتع بدور محدد يقوم به، ويقدم نتائجه وفق تقارير معينة إلى مدير واحد يكون مسؤول عن أحد مهام الشركة.
لذلك تكون مهمة صاحب العمل في مثل هذا النوع من المخططات التنظيمية، الإشراف مباشرة على مجموعة من المدراء، الذين يشرفون بدورهم على مجموعة من الموظفين، حيث يوجد تواصل رئيسي بين المدير العام، وعدد من المدراء الفرعيين الذين يتواصلون مع بعضهم، ومع موظفيهم بطريقة تكاملية، غالبًا ما تشبه الهرم في تسلسلها.
الهياكل التنظيمية المسطحة:
يعتبر من أكثر أنواع الهياكل التنظيمية استخدامًا في الشركات الناشئة الصغيرة، حيث أنها لا تضم عددًا كبيرًا من المستويات الإدارية في بنائها التنظيمي، فمن الممكن أن تتضمن قسمًا واحدًا، مما يجعل هيكل الأعمال هيكلًا مسطحًا، لا يحوي مستويات إدارية بين أعلى مستويات الإدارة، وأدنى المستويات من الموظفين.
مما يوفر لصاحب العمل القدرة على الإشراف المباشر على جميع موظفي الشركة، من خلال وجود خط اتصال بينه وبين كل موظفيه، مما يجعل هذا المخطط مخططًا قصيرًا وواسعًا.
المخطط التنظيمي المصفوفي:
يستخدم هذا النوع من المخططات عندما يوجد تداخل في المهام ضمن الشركة، وتكون الأدوار في العمل التجاري أدورًا تدفقية غير محددة بشكل تام، حيث من الممكن أن يعمل موظف واحد تحت إدارة عدد من المدراء ضمن الشركة، فعلى سيبل المثال يعمل موظف الجرافيك لدى كل من مدير التصميم ومدير الإنتاج، مما يجعل شكل هذا المخطط قريبًا من الشبكة.
معرفة الموظفين الواجب إدخالهم إلى مخطط التنظيم:
من الضروري كتابة أسماء كل الموظفين العاملين في الشركة، مع تحديد الأقسام التابعين لها، وإدراج المدراء
المسؤولين عن كل قسم من هذه الأقسام قبل البدء ببناء المخطط التنظيمي، مما يسهل عملية تنسق ووضع كل فرد في
مكانه الصحيح ضمن المخطط.
اختيار طرق إعداد المخطط:
بعد اختيار المخطط التنظيمي المناسب للتنسيق الإداري المتوقع للشركة، يمكن رسمه على الورق في المراحل الأولى
من العمل، مع العلم أن الطريقة الأسهل لإنشاء مثل هذه المخططات تكون باستخدام برامج خاصة بالرسم البياني مثل
برنامج “Orgweaver”، كما من الممكن الاستعانة بأدوات رسم بياني موجودة على الإنترنيت مثل “Gliffy”.
إنشاء المخطط التنظيمي:
تُبنى هذه المخططات للشركات الصغيرة بوضع خانة في أعلى المخطط خاصة بالموظف ذي المرتبة الإدارية العليا،
والذي يكون عادة المالك أو المدير التنفيذي للشركة، ثم يتم الانتقال إلى المستوى الإداري الأدنى وتملأ الخانات بكتابة
أسماء الموظفين في كل خانة من الخانات وفقًا لمناصبهم الإدارية، حيث من الممكن أن تُملأ الخانات فقط بالمسمى
الوظيفي الخاص بهم.
ثم يُضاف خط الاتصال بين صاحب العمل ومدرائه التنفيذين، بالإضافة إلى إنشاء خطوط الاتصال الرئيسية أو
الفرعية بين المدراء وموظفيهم، كما يجب أن يكون عدد الخانات المرسومة ضمن المخطط التنظيمي للشركة مساو
لعدد الموظفين المسجل في القائمة التي أعددت في المراحل السابقة.
الاحتفاظ بالهيكل التنظيمي:
من الضروري الاحتفاظ بالمخطط الذي تم وضعه، وتعديله باستمرار بما يتناسب مع التغيرات التي تحدث ضمن
الشركة، حيث من الممكن مغادرة موظفين أو إضافة موظفين جدد، إلى جانب احتمالية تغير مناصب الموظفين مع
مرور الوقت، فإما أن ينتقل الموظف إلى مستوى إداري أعلى أو أدنى من مستواه أو يغير موقعة ضمن مستواه
الحالي، أي أنه ينتقل بخط أفقي ضمن المخطط.