كيفية كتابة خطة عمل مدير عام المشروع وما هي البنود الواجب التركيز عليها أثناء تصميم الخطة هو ما سنتحدث عنه في المقال التالي. حيث يعتمد الكثير من مدراء المشاريع التجارية على خطة عمل صريحة وواضحة تضمن سير المشروع بشكل صحيح. وبالتالي تعطي خطة العمل نظرةً مستقبليةً لصاحب المشروع من تخمين بعض الأحداث القادمة لتدارك المخاطر.
يعتقد العديد من المدراء الجدد أن تصميم خطة العمل أمر سهل وروتيني يمكن إجراؤه دون مشاكل. ولكن الأمر مخالف تمامًا لما يعتقدون حيث تعتبر خطة العمل من أصعب الأمور التي تسبب بعض الإحباط لدى المدراء جراء صعوبتها. وبالتالي من أصعب خطط العمل هي تلك التي يبدأ المدير تصميمها من الصفر. حيث أصبح حاليًا مدراء الشركات يعتمدون على قوالب جاهزة لتوفير الجهد والمال والوقت. فإذا كنت من المهتمين بمعرفة كافة تفاصيل كتابة خطة عمل مدير عام المشروع وأسس تصميمها تابع معنا المقال للنهاية لنزودك بالتفاصيل.
كيف تكتب خطة عمل مشروع
صحيح أن جميع خطط عمل المشاريع مختلفة على حسب هدف كل مشروع والغرض من عمله. ولكن خطة العمل قائمة على مبادئ أساسية متشابهة في كافة المشاريع. وبالتالي يجب عمل دراسة جدوى للمشروع التجاري ومعرفة نتائجه قبل البدء لمعرفة المخاطر التي قد تواجه المشروع وقياس النتائج بالمقارنة مع الجهود المبذولة. علاوة على ذلك كله خطة العمل تحدد ما إذا كان المشروع قابلًا للبناء أو لا على حسب تخمينات الخطة الاستباقية.
لكتابة خطة عمل ناجحة لمشروع تجاري يجب جمع كافة المعلومات عن تفاصيل المشروع من عدد العمال والمواد المطلوبة وطبيعة عمل الموظفين. كذلك يجب كتابة وتدوين كل مرحلة من مراحل المشروع منذ بداية المشروع حتى تحويله إلى أرض الواقع. علاوة على ذلك كله وضع احتمالية للخطأ بنسبة 1% من نتائج الخطة المكتوبة حسب ظروف طارئة تؤدي لخلل المشروع. كذلك يجب مشاورة خبراء المشاريع وأعضاء الإدراة ومالكي المشروع لاقتراح الأفكار ووضع الاقتراحات المفيدة.
خطوات خطة عمل مدير عام المشروع
ثمة عدة خطوات رئيسية لكتابة خطة عمل المشروع من قبل المدير العام وهي كالتالي:
- ملخص المشروع: يحتوي هذا الملخص على كامل خطة العمل وأقسامها كرؤوس أقلام. ليتسنى قراءتها من قبل المهتمين من المالكين أو أصحاب المصلحة بسرعة وفهم الخطة بشكل عام قبل البدء بالتنفيذ العلمي.
- إستراتيجية المشروع: في هذا القسم يجب إعطاء صورة مفصلة وواضحة عن المشروع من ثلاث جهات وهي:
- المقدمة: وفيها يكتب تعريفًا عامًا للشركة من اسمها وموقعها والمدير العام لها. وكذلك يجب كتابة تاريخ تأسيس الشركة وعدد الأفرع في حال وجودها وكذلك عدد الموظفين فيها.
- صورة عن تخصص الشركة ووضعها الاقتصادي: من أهم البنود في هذه المرحلة هو تخصص الشركة وإمكانية توسيعه. وبالتالي دراسة حالة الشركة من أرباحها السنوية وكمية الديون المترتبة عليها.
- الخصائص التنافسية: وهي دراسة حالة المنافسين وتحليل نقاط القوة والضعف لديهم. وبالتالي تحويل مسار الشركة إلى تخصص آخر قريب في حال كانت المنافسة شرسةً وحالة الشركة لا تسمح لها بالتنافس.
- خطة النمو: وتتمثل بالإستراتيجيات الواجب العمل عليها لضرب نقاط الضعف مع تحديد خطة زمنية مناسبة للنهوض بالشركة.
- إستراتيجية التسويق: وهي الإستراتيجية الأكثر أهميةً بالنسبة لمدير الشركة والتي يجب أن تنال منه كامل الاهتمام. وبالتالي يجب تحديد نقاط العمل التسويقية مثل:
- العمل على منتج رخيص بجودة منخفضة لجلب أكبر عدد من الزبائن.
- إنتاج سلعة ذات جودة عالية بسعر مرتفع لكسب فئة معينة من العملاء فقط.
- الموازنة بين الجودة والسعر وبذلك كسب شريحة واسعة من العملاء.
- طبيعة الترويج من خلال الإعلانات بكافة أشكالها مثل إعلانات مواقع التواصل الاجتماعي أو البروشورات في الطرقات.
- دراسة إمكانية عمل العروض الترويجية والفعاليات الجماهيرية.
- خطة التشغيل: وتبدأ هذه المرحلة بعد الانتهاء من كتابة الخطة كاملةً وتنص على أساسيات البدء الفعلي للعمل وبدء تشغيل الآلات وإنتاج السلعة.
نموذج خطة عمل إدراية
هنالك عدة خطوات هامة لإعداد خطة عمل إدراية ناجحة دون مشاكل وهي:
- بدايةً يجب جمع معلومات عامة متعلقة بالمشروع ومن ثم تحليلها لاستخراج النتائج.
- يتوجب وجود فكرة واضحة في عقل مدير المشروع حول عمله الذي يرغب بإعداد خطة عمل له.
- تحديد الهدف الرئيسي والأهداف الثانوية للمشروع.
- توزيع المناصب الإدراية والمهام للموظفين.
- تخمين بعض المخاطر التي قد تحدث والاستعداد لحل مشاكلها.
- تحديد المدة الزمنية اللازمة لخطة العمل.
- البحث عن أفضل طرق الترويج للعمل عليها.
أهداف خطة عمل مدير عام المشروع الرئيسية
- تفيد خطة العمل في اتخاذ القرارات حول المشروع بأقل مخاطر ممكنة. وبالتالي يستطيع مدير المشروع من خلالها معرفة إمكانية تطوير العمل الحالي أو إنشاء مجال عمل جديد.
- تجعل خطة العمل مدير المشروع على استعداد دائم للمخاطر والمصاعب التي قد تواجه مراحل تطوير المشروع. وبذلك تقلل من المدة الزمنية لحل المشاكل الصعبة عند حدوثها.
- تساعد خطة العمل في التجسس على المنافسين ومعرفة نقاط ضعفهم والعمل عليها لاخراج منتج أفضل منهم.
وفي الختام تعتبر خطة عمل مدير عام المشروع من أهم الخطوات الواجب اتباعها لضمان نجاح المشروع. علاوة على ذلك كله يجب على كل مدير البحث عن أفضل قوالب خطة عمل جاهزة ونظيفة والاعتماد عليها في جميع أساسيات المشروع.