التحدث مع العميل عبر الهاتف؛ كيف تتحدث مع العملاء بنجاح؟ يعد التحدث إلى العملاء عبر الهاتف مهمة صعبة في بعض الأحيان ، لأنه عند عدم رؤية وجه الشخص الذي تتحدث إليه ، سيكون هناك سوء في الفهم في بعض الأوقات. لذلك ، يجب عليك تحسين طريقة التعامل مع العملاء عبر الهاتف وتحسين مهارات خدمة العملاء.
كيفية التعامل مع العملاء باحتراف عبر الهاتف
التحدث مع العميل عبر الهاتف؛ يرجى اتباع أشهر الممارسات أدناه لتحسين مهارات الاتصال الهاتفي ، وإجراء المكالمة مع العميل على نحو سلس ومرضي قدر الإمكان.
اعترف بالمشكلة
أخبر العملاء أنك تفهم مشكلاتهم وسبب الاتصال. تأكد من إخبارهم بأنك قد استمعت إلى آرائهم بجدية ، لأن هذا سيظهر أنك مهتم جدًا بحل مشاكل العملاء.
تحليك بالصبر
عندما تطلب من العميل تقديم المزيد من المعلومات ، يرجى إعطاء العميل الوقت المطلوب. وعندما يتصل العميل بتقديم شكوى ، يجب عليك التحلي بالصبر مع العميل عبر الهاتف. دعه يحكي قصته بالكامل ، لأن المقاطعة ستزيده ضيقا. حتى إذا فهمت مشكلة العميل على الفور يحتاج الناس للتعبير عن أنفسهم بطريقتهم الخاصة.
تكلم مع العميل بطريقة واضحة وصحيحة
القدرة على فهم ما قاله شخص ما على الهاتف هي ما تميز المحادثات المثمرة عن المحادثات المليئة بالتوتر.
عندما تستخدم هاتفك، يرجى التحدث بوضوح. استخدم كلمات وعبارات بسيطة ونطقها بشكل واضح وصحيح. لا تستخدم كلمات معقدة للغاية أو مصطلحات صعبة، آخر شيء تريده هو إرباك العميل أو جعله أقل شأناً. تجنب المصطلحات العامية أو الحشو غير الضروري، فهذا يجعل من الصعب إيجاد حل بناء للمشكلة.
استخدم أسمائهم
يشير استخدام اسم العميل إلى أنك تستمع له بالفعل، وهي طريقة جيدة لتطوير المحادثة. إذا سمعك الأشخاص تقول لهم اسمهم، فسيكونون مهتمين أكثر بأفكارك وكلماتك، وسينتبهون جدا اليك
في الواقع ، يجب عليك استخدام اسم العميل ، ولكن لا تفرطي في استخدامه. استخدمه بشكل طبيعي في المحادثات فقط ، ولا تخشى أن تطلب منهم النطق الصحيح لأسمائهم. سيقدر العملاء خطوتك هذه. وتأكد من تهجئة الاسم بشكل صحيح.
تجنب الأعذارمن أساليب التحدث مع العميل عبر الهاتف
يتمني المتصلون في ايجاد حلول لمشاكلهم وليس أعذار. ما هي الأعذار التي تغضب العميل ؟ من الأعذار التي تغضب العملاء ان تقول له مثلا : “جهاز التلفون الخاص بنا معطل نأسف لذلك”.
يجب عليك تحمل المسؤولية في جميع المكالمات التي ترد عليها ، وأخبر المتصل أنك تنوي مساعدته. إذا تلقيت اول مكالمة من العميل ، فأنت مسؤول بنسبة 100٪ و عليك ان تقوم بتوجيه المتصل إلى المكان الذي يوجد به الحل بدلاً من قولك “أن هذه المشكلة لا تخص قسمي”.
اترك انطباع أخير إيجابي
إن انطباعك الإيجابي الأخير مهم جدا بنفس قدر الانطباع الأولي الجيد. انهي محادثتك مع العميل بكلام ايجابي. وعرف المتصل بأنك سعيد باتصالهم وبأنك تتطلع لمحادثته مرة أخرى. هذا الانطباع الأخير هو ما سيتذكره العميل من المحادثة.
وصلنا إلى نهاية مقالنا عن التحدث مع العميل عبر الهاتف. حيث أشرنا إلى كيفية التعامل مع العميل عند الحديث معه عبر الهاتف.