مهارات التواصل الصحيح مع العملاء، والحصول على استحسانهم من الأولويات الأكثر أهمية في استراتيجيات أي شركة تجارية، باعتبار العميل العامل الأساسي لزيادة المبيعات، ومضاعفة الأرباح، لذلك توجد العديد من الاستراتيجيات، وأساليب التواصل التي يجب اتقانها بعناية عند التعامل مع زبائنك، مما يضمن لك ولاءهم من جهة، وتحويلهم إلى مندوبين، وناشرين للسمعة الحسنة من جهة أخرى، لذلك سنطلعك في مقالنا هذا عن أهم طرق التواصل مع الزبائن، مع توضيح أخطر الأمور التي يجيب الابتعاد عنها.
مفهوم خدمة العملاء
تعتبر خدمة العملاء إحدى الوظائف الهامة في أي شركة أو مؤسسة، حيث تكون مهمتها الرئيسية الرد على
استفسارات العملاء بطريقة لبقة، وأسلوب جذاب، كما تتضمن هذه الخدمة الاستماع الجيد لشكاوى العملاء ومشاكلهم مع محاولة إيجاد حل سريع وفعال قدر الإمكان، مما يضمن رضاهم، ويحقق التفوق على منافسين الشركة.
أهمية خدمة العملاء
تختلف أهمية هذه الوظيفة باختلاف الخدمة المقدمة، وطبيعة الشركات ومنتجاتها التي تسوقها، فعلى سبيل المثال
تحتاج شركات الانترنت ومكاتب الاستقبال إلى خدمة عملاء أفضل من بعض الشركات الأخرى، ولكن بشكل عام تعمل هذه الخدمة في أي نوع من أنواع الشركات على توطيد العلاقة مع العميل، وزيادة الثقة بين العميل والمؤسسة، بهدف تحويله إلى زبون دائم، ومستخدم وفي لمنتجاتها، مما يزيد عدد العملاء الراغبين في التعامل مع المؤسسة بناءً على تجارب عملاء سابقين، الأمر الذي يضمن مكانة عالية في السوق، ويحقق المزيد من الأرباح.
أساسيات خدمة العملاء
تعتمد هذه الخدمة على عدد من الأساسيات المهمة المتمثلة باللباقة،والتواصل الصحيح مع العملاء والنشاط، والسرعة في الرد، والرغبة في المساعدة، وسهولة إيصال المعلومة، بالإضافة إلى اللين في الرد، مما يظهر الاحترام للعميل.
مهارات خدمة العملاء
يجب على الأشخاص الراغبين في العمل ضمن فرق خدمة العملاء أن يتمتعوا بمجموعة من المهارات، ليكونوا
قادرين على التواصل الصحيح معهم، ومن هذه المهارات نذكر ما يلي:
- مهارات التواصل الفعالة التي تتضمن الإنصات والتفاعل والتركيز الجيد مع العميل.
- الكفاءة اللغوية التي تضمن البلاغة في التحدث، والقدرة على الإقناع، بالإضافة إلى امتلاك عدد من اللغات وعلى رأسها اللغة الإنكليزية.
- الاستماع الجيد للآخرين، حيث من الضروري أن تسمع أكثر مما تتكلم في حال كان غرض العميل تقديم شكوى،
مما يساعد على فهم المشكلة بشكل جيد. - ضبط النفس، حيث من الضروري أن تكون قادرًا على ضبط انفعالاتك عند تعرضك لأي موقف أو مضايقة من العملاء، مما يساعد في امتصاص غضبهم، وحل المشكلة بحكمة وبشكل أسرع.
التعامل مع شكاوى العملاء
كانت ومازلت القاعدة الأساسية للتعامل مع العملاء “الزبون دائمًا على حق”، لذلك لا بدك لك أن تمتلك المعرفة الكاملة، وأساليب التصرف الصحيحة مع شكاوى العملاء، لتحويل العميل الغاضب إلى عميل راضي، وذلك وفق الخطوات التالية:
- الاستماع والفهم: حيث يحتاج العميل إلى وقت كاف للتعبير عن مشكلته، لذلك من الضروري أن تتحلى بالصبر
الكافي للاستماع له دون مقاطعة، ثم أظهر له فهمك للموقف، مما يخلق نوعًا من الطمأنينة في نفس العميل باعتبارك أخذت شكواه على محمل الجد. - التعاطف: يجب عليك إظهار التعاطف مع التجربة غير الناجحة للعميل، والاعتذار بمنتهى الأدب واللطف،
باعتبارك ممثل الشركة، وصلة الوصل بينها وبين العملاء، وفي حال كان حل المشكلة يستوجب قسم آخر، من
الضروري تقديم الشرح الكامل عن المشكلة للقسم قبل تحويل العميل إليه حتى لا يضطر لشرح مشكلته من جديد،خدمة العملاء وفنون ومهارات التواصل الصحيح مع العملاء
مما قد يزيد غضبه. - تقديم حل: تعطي هذه الخطوة ثقة وراحة للعميل، حيث من الممكن أن تقترح حلك الخاص عليه أو تستمع إلى
الحل الذي يرضيه. - التنفيذ: حيث من الضروري المسارعة إلى تنفيذ الحل في حال الاتفاق عليه، لأن المزيد من الانتظار سيرفع مستويات الغضب عند العميل، كما أن المباشرة في العمل ستعطي انطباعًا جيدًا عن كفاءة الشركة والتزامها وجديتها في العمل.
- المتابعة: تعتبر المتابعة من الأمور الهامة جدًا، حيث أنها تعطي مشاعر إيجابية حول عملك لدى العميل. كما تساعد في التحقق من حل المشكلة بشكل صحيح ومرضٍ.
عبارات تغني فن المحادثة مع العملاء
- الكلمات الإيجابية التي تعتبر أحد أهم الأدوات التي يمكن استخدامها في الاتصال الجيد مع العملاء، وتمثل انطلاقة
ممتازة لعمليات الاندماج بهم، ومن هذه الكلمات: رائع، ممتاز، إبداعي، من المؤكد، متألق، مثير، استثنائي….. وغيرها الكثير. - الترحيب بالعملاء، مما يعطي نوعًا من الراحة والتشجيع على المحادثة مثل مساء الخير، صباح الخير، شكرًا لاتصالك….. وغيرها الكثير.
- طمأنة العميل من خلال بعض الجمل التي تخلق مشاعر الراحة في نفوسهم مثل: سأحرص على حل المشكلة بسرعة أو شكرًا لك أو سأساعدك بالتأكيد.
- التوجيه وتقديم النصح، حيث من الممكن أن يكون تواصل العميل معك لمجرد الاستفسار عن أمر ما، لذلك من المفيد أن تدخل في حديثك بعض العبارات التالية: أنصحك بالقيام بذلك أو أوصيك بأن تفعل هذا أو سيكون من الأفضل أن تتصرف بالشكل التالي.
التصرفات الخاطئة مع العملاء
- عدم الاصغاء الجيد لمشاكل العملاء.
- التحدث مع العملاء بطريقة جافة خالية من التفاعل.
- عدم تحمل المسؤولية.
- تجاهل رأي العميل وتقييمه للخدمة المقدمة.
- عدم الالتزام بالوعود.
- وعدم تثقيف العميل عن خدمات الشركة، وكيفية التعامل معها.
- عدم الاهتمام بمرحلة ما بعد البيع.
وبهذا نكون قد تحدثنا عن خدمة العملاء وفنون ومهارات التواصل الصحيح مع العملاء . دمتم بخير