تكمن أهمية التكوين في رفع أداء الموظفين في تحسين مهارات وقدرات الموظفين وحل مشاكلهم وتلبية رغباتهم وصقل قدراتهم التي تساهم في تحسين نوعية الإنتاج والأداء ضمن محيط شركتهم أو مؤسستهم وفي محيط العلاقات الخارجية لها. وللتوضيح سوف نتحدث عن دور الموظفين الهام في تحسين نوعية إنتاج وأداء المنشأة وقدرتها على منافسة نظيراتها في كافة المجالات، كما سوف نذكر لكم في هذا المقال دور التكوين أثناء العمل ودوره في تحسين أداء الموظفين وبالتالي تحسين نوعية الإنتاج وماهي أهمية التكوين بالنسبة لجميع الأطراف؟ وكيف يجب تحديد احتياجات الموظفين ووضع خطة تكوينية لدعمهم ومساعدتهم. وذلك حسب الخطة الموضوعة من قبل الشركة لتحسين أداء موظفيها.
ما هو مصطلح التكوين
أولًا إن مصطلح التكوين يختلف في مضمونه عن الحديث الرائج عنه والذي يذكر عنه عدة مصطلحات منها التكوين المستمر والتكوين المتواصل والتدريب، مع العلم أن مصطلح التدريب هو الرائج في البلاد العربية وهو يعني (training) في اللغة الانكليزية و(formation) في اللغة الفرنسية.
ما هو التكوين في مجال تحسين العمل
هو من الخطط الأساسية التي يجب أن توضع قبل أي خطة عمل في أي منشأة أو شركة تضم عددًا من الموظفين وتحرص على جودة أداءهم وإنتاجهم، علاوةً على ذلك يعتبر من العمليات الأساسية لتنمية دور الموارد البشرية بهدف التحديث والتطوير. وهذا يعني أن عملية التكوين تشمل كل ما يتعلق بالعمل والعاملين من تغييرات، وتحسينات، وتطويرات، وكل ما يلزم العامل ليبقى في حالة جيدة، مما ينعكس على أداء المنشأة بشكل عام وتحقيق أهدافها والارتقاء بها إلى أعلى المستويات. نتيجة لذلك الكثير من الناس عرّفوا التكوين بطرق ومصطلحات مختلفة ولكن الجميع ركز على شيء واحد هو تزويد الفرد بكل ما يطلبه حاليًا ومستقبلًا وتدريبه وصقله لتنمية مهاراته، وذلك عن طريق البرامج والأدوات التي تعمل على تنمية القدرات والمهارات المهنية والتقنية والسلوكية بهدف زيادة معدلات الأداء والإنتاج في العمل.
دور التكوين في تحسين أداء الموظفين
هو من أهم الامور التي يجب الاهتمام بها إذ يعتبر من الركائز الأساسية لتحقيق أهداف المؤسسة، ويمكن أن نربط دور التكوين بنوعية الإنتاج، إذ لا يمكن لإنتاج سيء أن يحقق أهدافًا جيدة. وهذا هو الحال مع الموظفين إذ لا يمكن تحقيق أهداف في ظل مشاكل وأزمات وحالة نفسية واجتماعية سيئة للموظفين، من ناحية أُخرى وكما قال الاستاذ Camille Crouzier خبير في تطوير السوق الدولية إن الاستثمار في الموارد البشرية أكثر صعوبة من أي استثمار آخر، ولكن في حال نجاحه، فهو الأعلى جودة ومردودية، أي أن الموظف في عمله هو الاستثمار الحقيقي في المنشأة وأن هذا الاستثمار سيعود بالربح والفائدة في كافة المجالات. كما تبرز أهمية التكوين في نمو العمل وتطوره وتحسين الخدمات والإنتاج.
طرق التكوين في تحسين اداء الموظفين
- تحديث المعلومات للموظفين وتنمية قدراتهم ومهاراتهم.
- تنمية المعرفة والمهارة عن طريق توفير متطلبات الفرد، وتدريبه بأحدث الطرق.
- تعليم الموظف ومتابعته بشكل دائم ولبق.
- متابعة الفرد والحرص على حل مشاكله النفسية والمادية والاجتماعية.
- يجب أن يكون التكوين في العمل مثل الحرص على الجودة في العمل، فهما مرتبطتان ببعضهما.
- العمل على تنمية روح العمل الجماعي ومتابعة المشاكل وحلها.
- تحسين العلاقات الإنسانية بين الموظفين.
- إلحاق الموظفين بدورات تنمية وتدريب خارجية تنمّي مهاراتهم، مما يسهم في تمسك الموظف بعمله وحرصه على تحسين أداء مؤسستهم و تحقيق أهدافها.
أنواع التكوين
يتم اختيار نوع التكوين حسب وضع الموظفين بعد دراسة أوضاعهم كافة، ويقسم التكوين إلى:
- التكوين والتوجيه للموظف الجديد وتدريبه وصقل قدراته. وأثناء الخدمة أي في غضون عمله.
- تكوين لتجديد وصقل الأداء وتحسينه.
- بالإضافة إلى التكوين بغرض الترقية في المنصب والنقل.
- وتكوين لتهيئة الموظف للتقاعد.
- تكوين داخل المؤسسة وخارج المؤسسة.
ماهي صفات التكوين
- التكوين خطة رئيسية للعمل في أي مؤسسة أو منشأة.
- يعتبر نظامًا متكاملًا ينقسم إلى مجموعة أجزاء مترابطة مع بعضها.
- هي عملية شاملة، أي يستحوذ تأثيرها على الإنتاج والجودة وتحسين الأداء وكل ما يتعلق بالمؤسسة على اعتبار أن الموظف أو العامل هو العامل الرئيسي للنجاح.
- ينبغي أن تتوفر كافة المقومات لتلبية السير في خطة التكوين، مثل وضوح الأهداف والسياسات وواقعيتها، وتوازن الخطط، بالإضافة إلى توافر الموارد البشرية، والرقابة والتوجيه بكل أنواعه.
- هو خطة تحتاج الى خبرة ودقة لوضعها بشكل صحيح، وتحديد مستلزمات الموظفين، ووضع البرامج، والخطوات المناسبة لتحقيق تكوين الموظفين.
- عملية التكوين عملية متحدثة بشكل دائم ومرتبطة بالحياة الاجتماعية، والمتغيرات التي تصيبها، وبمشاكل الموظف، وحلولها والظروف الاقتصادية، والسياسية والاجتماعية، والإدارية لدى كافة الموظفين.
أهمية التكوين في رفع أداء الموظفين
هناك عدة أسباب تجعل من التكوين ركيزة أساسية لتحسين العمل وهي:
- التكوين سبب في تحقيق الاستقرار الوظيفي في المنشأة، والاستقرار في الإنتاج، وهي على علاقة بالموظف وحالته العامة. فإذا كانت جيدة كان العمل جيدًا والعكس صحيح.
- يحسن التكوين من مهارة الفرد وأدائه، مما سينعكس على الإنتاج والخدمات التي تقدمها المنشأة في وقت قصير.
- يقلل من أهمية المراقبة والإشراف والعقوبات لأن الموظف ليس مضطرًا إلى السرقة أو الإهمال.
- تحسين علاقة المنشأة بعملائها قبل كل شيء من خلال التعامل الجيد من قبل موظفي المنشأة مع الناس والعملاء، مما يجذب عملاءً أكثر.
- يخلق اتجاهات إيجابية لدى الموظفين كأن يسعى الموظف للتحديث والاختراع ليثبت ذاته أي أن المنشأة سوف تصبح سباق إن صح التعبير لإثبات الخبرة والإنتاج الجيد.
أهمية التكوين بالنسبة للموظفين
- الرغبة بالعمل والترقية الوظيفية عن طريق إثبات المهارات في العمل.
- رفع الروح المعنوية وبالتالي تحسين الأداء والعلاقات.
- يقلل التكوين من الأخطاء، إذ سوف يشعر الموظف أنه من المعيب أن يحصل الخطأ أو الإهمال.
- تغذية العقل لدى الموظف وتنمية مهارته.
- يسهم التكوين في الفهم الجيد للقوانين والأنظمة.
- يلغي التكوين فكرة وجود المشاكل الاجتماعية أو النفسية أو المادية قبل كل شيء، مما ينعكس بالإيجاب للمنشأة.
- يعمق من الحس المهني، ويعزز الوقاية من الانحراف.
- يعمل الموظف في ظل التكوين من مبدأ انطلاق ذاتي، مما يسهم في تحفيز حس العمل بنزاهة.
أهمية التكوين بالنسبة للمنشأة
- التكوين يعالج كافة أنواع الانحراف لدى الموظفين، من إهمال وسرقة و غياب..إلخ.
- يعالج كافة المشاكل التي تخص الأداء الكلي للمنشأة.
- عدم الوقوع بمشكلة نقص العمال أبدًا.
- تحسين سمعة المنشأة، مما يجذب الأطراف المتعاونة.
- الحفاظ على المعدات والأجهزة.
- التكوين يفتح الأفق للمنشأة في العالم الخارجي للتطوير والتحديث.
أهداف التكوين
- تحسين أداء الموظفين.
- تحقيق أهداف المنشأة.
- تحسين المزايا التنافسية.
- تنمية الحس الأخلاقي والمهني لدى الموظفين.
- معالجة المشاكل كافة لدى الموظفين.
- صقل موظفين قادرين على تولي مهام أكبر ومناصب أعلى.
- تأدية الفرد لعمله الأساسي ومساعدة الآخرين في عملهم.
- تحسين الخدمات والإنتاج.
- زيادة الاستقرار في العمل.
- إكساب الموظف ثقة وقوة في العمل.
- توفير موارد بشرية كافية وعدم الوقوع بالنقص.
- الاحتفاظ بالكفاءات.
- رفع المعنويات.
- رفع الشعور لدى الموظف بأهميته والقدرة على دعمه والوقوف بجانبه.
خطوات التكوين
هناك بعض الخطوات لتحقق التكوين الصحيح وهي:
- تحديد الاحتياجات التكوينية.
- وضع خطة تكوين وبرامج صحيحة من موضوعات وأساليب ومساعدات.
- تنفيذ الخطة التكوينية من جدول زمني، ومكان التكوين والمتابعة اليومية.
- تقييم نتائج عملية التكوين وتقييم المتدربين والبرامج والنشاط التكويني ككل.
المؤشرات الدالة على الحاجة إلى تكوين
يجب الانتباه ودراسة عدة مؤشرات سوف تثبت لك حاجة التكوين في المنشأة وهي:
- مؤشرات أداء تنظيمي للمنشأة، ودراسة نسبة الناتج وكفاءته والكشف على نقاط الضعف في المنشأة.
- مؤشرات أداء العاملين وكفاءتهم وإنتاجهم، بالإضافة إلى دراسة إنتاج المنشأة، وحجم الأخطاء الناتجة من الموظفين، وذلك من ملل وهروب وسرقة …… إلخ.
- مؤشرات حاجة الموظفين للتكوين عن طريق دراسة أوضاعهم الخارجية واحتياجاتهم للتنمية والمساعدة والتدريب.
ونتيجة لذلك يمكن القول إن أهمية التكوين في رفع أداء الموظفين مهم جدًا. إذ يمكن تقدير الحاجة للتكوين في حال بقيت هناك فجوة واختلاف بين معدلات الأداء والإنتاج الفعلي للمنشأة وبين الأداء والإنتاج المرغوب فيه، مما يعني بالتأكيد أنه هناك حاجة للتكوين لتسد الفجوة وتحقيق الأهداف. كما لا شك أن الموظف هو الركيزة الأساسية لأي عمل ولن يخذلك تكوينه بل سيحقق لك أهدافًا أعلى من توقعاتك بكثير.