هل تبحث عن أفكار تنظيم الوقت للعمل وترتيبه؟ كما نعلم، يتطلب عصر المعلومات الذي نعيشه حاليًا وكمية المعلومات التي علينا استيعابها. بالإضافة إلى كثرة المهام المطلوب تنفيذها مهارات تنظيم للوقت. وأيضًا، لا يخفى عن أحد أن الكفاءة في العمل قد تكون أهم من العمل نفسه ولكي تحقق هذه الكفاءة لا بد من تنظيم الوقت واستغلاله بطريقة صحيحة. لذا إن كنت تعاني من إضاعة الوقت، وتبحث عن أشياء مهمة لتطوير حياتك. فأنت في المكان الصحيح، حيث سنقدم لك في هذا المقال أفكارًا لتنظيم الوقت للعمل وترتيبه. إذ ستفيدك هذه المقالة في تطوير مهاراتك وتقدمك في عملك، وبالتالي تحقيق جميع أحلامك.
طرق تنظيم الوقت للعمل وترتيبه
يطمح العديد من الأشخاص في الوصول لمهارات أصحاب الأعمال الناجحين الملتزمين بعملهم. حيث يمتلك هؤلاء الطرق المنهجية لوضع خطة مسبقة لأعمالهم. أحد أهم تلك الأفكار هي:
- تحديد الأهداف والتخطيط المسبق.
- تحديد الأولويات.
- القيام بالعمل في أفضل الأوقات المناسبة لك.
- تحديد مهلة لكل عمل عليك القيام به.
- اتباع قاعدة الـ 20/80.
- تعلم قول “لا”.
- مقاومة النسيان بطريقة فعّالة.
- ترك الهاتف بعيدًا أثناء العمل.
- جمع المهام المتشابهة في وقت واحد.
- الابتعاد عن المثالية.
- إعطاء نفسك مجال للراحة.
تحديد الأهداف والتخطيط المسبق لتنظيم الوقت
تعدّ من أهم الخطوات التي يمكنك تطبيقها لإدارة وقتك وتغيير حياتك للأفضل. ويمكن تطبيقها من خلال وضع علامة وتحديد الأهداف التي ترغب بتحقيقها على مدار الأيام السبعة في الأسبوع التالي أو ما يسمى بـ (To-do list). حيث تفيدك تلك القائمة في توقع ما لديك من أعمال ومهام وتحديد أهداف واقعية لاحقًا. ولكن إن كان من الصعب التخطيط لأسبوع فعليك تحديد أهدافك المتوقعة لليوم التالي على الأقل. كما ننصح بكتابة مهام اليوم التالي قبل الذهاب إلى النوم. ستظهر النتائج الجيدة لهذا الأسلوب لاحقًا على الرغم من بساطته.
شاهد أيضًا: كيفية إنشاء جدول لتنظيم الوقت العمل
تحديد الأولويات من أفكار تنظيم الوقت للعمل وترتيبه
يساعدك تحديد الأولويات في معرفة الأشياء الأكثر أهمية في حياتك. بالطبع، لا بد من مراعاة تخصيص مدة زمنية لبداية ونهاية كل مهمة. سيجعل هذا الأمر حياتك أكثر سهولة، مما يضمن لك تحقيق المزيد من الإنجازات اليومية.
القيام بالعمل في الأوقات المناسبة لتنظيم الوقت للعمل وترتيبه
نعلم جميعنا أن الأوقات الصباحية هي أفضل الأوقات التي يكون فيها الدماغ نشطًا. ولكن هناك العديد من الأشخاص الذين يفضلون العمل ليلًا وفقًا لما يسمى بالساعة البيولوجية في جسم الإنسان. والتي تعتمد على العادات الشخصية لكل فرد لهذا لا ننصحك بتغيير عاداتك الشخصية بشكل مفاجئ بل بشكل تدريجي. كما ننصحك باستغلال الأوقات التي تشعر فيها بالنشاط بالعمل وتنفيذ أصعب المهام التي عليك القيام بها في اليوم.
شاهد أيضًا: طرق إدارة الوقت وتنظيم كل ثانية من وقتك في العمل
تحديد مهلة لكل عمل لتنظيم الوقت
تعدّ هذه الاستراتيجية من أهم الطرق العلمية المجربة في تنظيم الوقت. حيث عليك تحديد مدة زمنية معينة حسب طبيعة المهمة أو العمل الذي تود القيام به، مما سيدفعك للعمل بجدّ أكثر. كما ستقاوم الملل والتراخي وستتمكن من ترتيب مهامك بشكل صحيح. بالإضافة لذلك، عليك مراقبة كفاءتك في العمل. الأمر الذي سيدفعك لإنجاز عدد كبير من المهام في الوقت نفسه، حيث ستجد لنفسك متنفسًا للراحة بدون تأنيب الضمير! ولكن لا تشعر بالقلق إن فشلت في محاولاتك الأولى في إنجاز العمل في الوقت المحدد، فإنك ستتحسن وتتعلم تقدير الزمن اللازم الصحيح لكل مهمة.
اتباع قاعدة 20 80 لتنظيم الوقت للعمل
هناك قاعدة شهيرة وضعها عالم اقتصادي إيطالي يدعى Vilfredo Pareto والتي تم تسميتها على اسمه وتقول (80% من النتائج التي تحققها تعتمد فقط على 20% من جهودك). أيّ أن 20%من الوقت الذي تمضيه في عملك كل يوم هو الذي يحقق النتائج المطلوبة. بينما 80% المتبقية هي للاجتماعات وباقي نشاطاتك في العمل.
تعلم قول لا من أفكار تنظيم الوقت للعمل وترتيبه
طالما أنك خصصت وقت لكل شيء عليك الالتزام به ورفض ما يجعلك تتوقف عما تقوم به أو يعرقل سير خططك وأهدافك. تعلمك الرفض وقول “لا” سيجنبك الكثير من الأعمال التي لا تود القيام بها أو مشاركتها، ويضمن لك تنفيذ مهامك كما خططت لها مسبقًا.
شاهد أيضًا: استثمار الوقت وتنظيمه في العمل
مقاومة النسيان بطريقة فعالة من أفكار تنظيم الوقت للعمل وترتيبه
يعتبر النسيان من أهم العقبات التي تقف أمام تقدمك في عملك. حيث أن هناك الكثير من المهام التي عليك القيام بها كل أسبوع أو كل شهر ولا بد أن انشغالاتك تسبب نسيان بعض منها. لذا ننصحك بتسجيل الأمور الهامة بالنسبة لك في جدول زمني ويمكنك استعمال الهاتف المحمول أو أي وسيلة أخرى تناسبك. ستضمن لك هذه الطريقة ترتيب أولوياتك بشكل صحيح ومعرفة كل ما عليك القيام به بالوقت والتاريخ. كما أنك ستتمكن من تحديث قائمة مهامك باستمرار حتى تؤدي المهام المطلوبة منك بدون تقصير أو تضييع للوقت.
ترك الهاتف أثناء العمل من أفكار تنظيم الوقت للعمل وترتيبه
بالطبع، فإن الهاتف من أكثر مصادر الإلهاء اليومي. لذا عليك التخلص منه أثناء العمل إما بتركه في غرفة أخرى أو وضعه بدرج مقفل. وهكذا تستطيع التركيز أكثر في عملك بدون تصفح مواقع التواصل الاجتماعي أو اللعب على الهاتف المحمول.
جمع المهام المتشابهة في وقت واحد من أفكار تنظيم الوقت للعمل وترتيبه
هناك الكثير من المهام التي نقوم بها أكثر من مرة في اليوم كالرد على الإيميلات أو كتابة التقارير. فننصحك بجمع هذه المهام وتنفيذها بوقت واحد، مما سيوفر لك الكثير من الوقت وكفاءة أعلى في العمل.
الابتعاد عن المثالية من أفكار تنظيم الوقت للعمل وترتيبه
إن السعي إلى المثالية يجعلك تماطل في إنهاء أعمالك. كما أنه يستغرق الكثير من الوقت. عليك أن تعلم أن تنفيذ المهام المطلوبة منك بجودة مقبولة في وقت قصير أفضل بكثير من تنفيذه بجودة عالية في وقت طويل. وهذه الطريقة ستجعلك تنتج وتعمل أكثر في وقت قليل.
إعطاء نفسك مجال للراحة من أفكار تنظيم الوقت للعمل وترتيبه
يعدّ أخذ قسط من الراحة أمرًا ضروري لاستعادة نشاطك وإعطاء حافز أكبر لأداء المهام بجودة أعلى. لذا فإن تخصيص وقت للراحة مهم لإفراز الدماغ لمادة الدوبامين المسؤولة عن الشعور بالسعادة والإنجاز، مما يحفزك على إنهاء عملك بسرعة وكفاءة.
شاهد أيضًا: كتاب إدارة الوقت ملخص
وأخيرًا، نعلم جميعًا أن الوقت الذي يمضي لا يمكن استرداده مرة أخرى. لذا يجب علينا التأكد من إنفاقه فيما يعود بالمنفعة لنا. وباتباعك هذه النصائح التي قدمناها لتنظيم الوقت يضمن لك زيادة الإنتاجية واستغلال يومك على الشكل الأمثل، وبالتأكيد تغيير حياتك نحو الأفضل.