افهم احتياجات وسلوكيات وجداول الموظفين, غالباً ما تأخذ الاجتماعات وقتاً كبيراً من الموظفين، مما يقلل إنتاجيتهم. عند التخطيط للاجتماعات، افهم جداول الموظفين وأعباء أعمالهم في الأسبوع.
أنشئ جدول أعمال، وتمسك به لاجتماعات الأكثر إنتاجية
يجب أن تتضمن جداول الأعمال تفاصيل الاجتماع خطوة بخطوة، بما في ذلك تحديد وقت طرح الأسئلة. حتى لو بدت التفاصيل واضحة، فقم بتضمينها في جدول الأعمال بحيث يكون كل حاضر على دراية بما سيتم تداوله في الاجتماع. تأكد من أن كل شيء في جدول الأعمال موصوف بشكل واضح وخصص إطاراً زمنياً لكل مهمة.
اجعل الجميع مسؤولين لاجتماعات الأكثر إنتاجية
يحدد أرباب العمل لكل موظف مسؤولية معينة في الاجتماع. يجب أن يطلب رئيس الاجتماع من الموظفين الإبلاغ عن إنجازاتهم خلال الأسبوع، بغض النظر عن حجمها أو صغرها. بهذه الطريقة، ينخرط كل موظف في الاجتماع ويكون أكثر مسؤولية.
أنشئ عواقب (ومكافآت) لحضور الاجتماع الأكثر إنتاجية
عندما يأتي الموظفون في وقت متأخر إلى الاجتماعات، يمكن أن يجعل ذلك الاجتماع أطول من اللازم، أو يزيد من التشتيت. لضمان قدوم الجميع في الوقت المحدد للاجتماعات، افرض عواقب على التأخر.
أولاً، قم بإنشاء وقت بدء صارم للاجتماع. على سبيل المثال، دعنا نقول أن الاجتماع يعقد كل ثلاثاء في الساعة الثالثة. إذا وصل الموظفون بعد الساعة الثالثة، فسيتم فسيتم حرمانهم من بعض الميزات التي تقدمها الشركة لهم. يمكن مكافأة الموظفين الذين يحضرون مبكراً أيضاً.